Strategische Wettbewerbsvorteile durch kompetenzbasierte Personalentwicklung mit einer HR-Softwarelösung

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Der Fachkräftemangel ist zu einem wichtigen Impulsgeber der Personalentwicklung geworden und zwingt die Unternehmen dazu, Personal als strategische Ressource zu sehen. Die optimale Nutzung dieser Ressource und der Erhalt der nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit setzt den Kompetenzerwerb der Mitarbeiter im Rahmen einer kompetenzbasierten Personalentwicklung voraus.

Kompetenzbasierte Personalentwicklung

Die „kompetenzbasierte Personalentwicklung“ ist ein Ansatz in der Personalentwicklung, der darauf abzielt, die Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter gezielt zu fördern und weiterzuentwickeln. Bei diesem Ansatz steht nicht nur die allgemeine Qualifikation im Fokus, sondern es wird besonders darauf geachtet, dass die individuellen Kompetenzen der Mitarbeiter im Einklang mit den strategischen Zielen und Anforderungen des Unternehmens stehen.

Dieses Vorgehen erfordert allerdings eine intensive Beschäftigung mit den individuellen und teilweise vielleicht unentdeckten Kompetenzen der Mitarbeiter. Zudem muss identifiziert werden, ob diese Kompetenzen zum Unternehmenserfolg beitragen können und ob diese Ressourcen eventuell bereits genutzt werden oder nicht. Des Weiteren muss bei der kompetenzbasierten Personalentwicklung eine wiederholbare Strategie entwickelt werden, die zulässt, dass man bei personellen Veränderungen nicht immer bei Null anfangen muss, sondern dokumentiert ist, welche Kompetenzen bereits vorhanden sind oder noch entwickelt beziehungsweise neu beschafft werden müssen. Eine Software, die alle relevanten Informationen an einem Ort speichert und diese sogar bedarfsgerecht und „intelligent“ wiedergeben kann rundet diesen Ansatz im Personalmanagement perfekt ab.

Interview mit Claus Nielsen, Geschäftsführer des etablierten HR-Softwarevergleichsportals HRNeeds

Insgesamt trägt die kompetenzbasierte Personalentwicklung dazu bei, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter als strategische Ressource betrachten und ihre Potenziale optimal ausschöpfen können. Wir haben dazu und über weitere aktuelle Trends der Personalentwicklung mit Herrn Claus Nielsen, Geschäftsführer des etablierten HR-Softwarevergleichsportals HRNeeds, gesprochen. Folgende Themen haben wir dabei angesprochen:

Was verstehen Sie unter kompetenzbasierter Personalentwicklung?

Bei der kompetenzbasierten Personalentwicklung werden die tatsächlichen Kenntnisse und Fähigkeiten eines Mitarbeiters mit den notwendigen Kompetenzen abgeglichen (Soll-Ist-Vergleich). Daraus leiten sich dann durchdachte Fort- bzw. Weiterbildungen ab, die gleichzeitig die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Diese Form des Kompetenzmanagements ist nicht nur ein Vorteil für interne Talente, sondern auch im Recruiting kann man gezielt nach den erforderlichen Kompetenzen suchen. Denn der Fachkräftemangel zwingt uns, nicht nur auf die Rekrutierung fertiger A-Kandidaten zu setzen, sondern auch das Potential von B-Kandidaten für spezifische Positionen zu nutzen und zu entwickeln.

Sie sehen also das Kompetenzmanagement als zentralen Erfolgsfaktor?

Um Mitarbeiter gezielt zu entwickeln, ist das Kompetenzmanagement eines der wichtigsten Elemente. Von der Definition der für eine Aufgabe wichtigsten Muss-Komponenten bis hin zur individuellen Erfassung der relevanten Kompetenzen aller Mitarbeiter und dem daraus resultierenden Matching von Mitarbeitern und aktueller oder zukünftiger Positionen bis hin zu kompetenzbasierten Entwicklungsplänen.

Dabei gewinnt im Talentmanagement das E-Learning als schnelle und flexible Weiterbildungsmöglichkeit immer mehr an Bedeutung. Des Weiteren können über Microlearning – also über kurze, fokussierte Lerneinheiten – die kontinuierliche Weiterbildung auf Basis der Kompetenzen erleichtert werden. Dadurch entfallen zeitaufwendig Schulungen in Präsenz.

Welche Rolle spielt bereits die künstliche Intelligenz bei der Personalentwicklung bzw. welche Rolle wird Sie spielen?

Viele Hersteller für Personalentwicklungssoftware arbeiten bereits an der Integration von KI. Zunächst wird die KI eine Rolle in der bedarfsgerechten Unterstützung bei Fachfragen spielen und effiziente Problemlösungen aufzeigen. Diese potenzielle Kompetenzmanagement-KI wird damit die Rolle eines Fach-Coaches haben. Die Hoffnung ist auf jeden Fall, dass KI Prozesse beschleunigt und Kosten reduziert. Aktuell ist aber meines Wissens noch nichts Entsprechendes im Bereich Personalentwicklung auf dem Markt. Dies kann sich aber in Kürze ändern.

Sollte Personalentwicklung nur anlassbezogen stattfinden?

Nein, grundsätzlich sollte man Personalentwicklung nicht nur auf bestimmte Anlässe wie die Ausbildung, die Fortbildung, die Weiterbildung oder die Umschulung einengen. Personalentwicklung muss ständig stattfinden, denn nur so besteht überhaupt die Möglichkeit, die oben genannten Ziele zu erreichen.

In der kompetenzbasierten Personalentwicklung sollten regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen durchgeführt werden. Dies zeigt Mitarbeitern, dass ihre Talente und ihre berufliche Weiterentwicklung wahrgenommen und honoriert werden. Gleichzeitig sollten die Verantwortlichen sicherstellen, dass die abgeleiteten Maßnahmen nicht nur zur Weiterentwicklung auf eine bestimmte Position passen (Nachfolgeplanung), sondern auch den individuellen Wünschen des Mitarbeiters entsprechen. Diese individuellen Entwicklungspfade fördern die langfristige Mitarbeiterbindung.

Viele Unternehmen nutzen bereits Mitarbeitergespräche zur Personalentwicklung, schrecken aber vor einer umfassenden Personalentwicklungssoftware inklusive Kompetenzmanagement zurück? Wieso?

Viele Unternehmen denken, dass die Einführung sehr komplex und zeitaufwendig ist. Allerdings haben die meisten Softwareanbieter für Personalentwicklung Vorlagen und unterstützen intensiv bei der Einrichtung. Wichtig ist dabei, dass man einen Softwareanbieter wählt, der nicht nur ein gutes Produkt, sondern auch einen erstklassigen Service hat. Natürlich braucht man für die Auswahl und Einführung Ressourcen, aber schon mittelfristig zahlt sich die Investition mehr als aus.

Wie finde ich die passende Personalentwicklungssoftware für mein Unternehmen?

Wer sich schon mal mit HR-Softwaremarkt beschäftigt hat – insbesondere Software für Personalentwicklung – wird schnell festgestellt haben, wie unübersichtlich der Markt ist. Die Unternehmen haben meist spezielle Anforderungen an ein digitales Tool – sei es nun, was das Tool können soll oder welche Schnittstellen zu den bereits vorhandenen Programmen nötig sind.

Darüber hinaus haben manche Softwarehersteller sich auf kleine Unternehmen fokussiert, andere auf Mittelständler oder Großunternehmen. Der Softwarehersteller muss deshalb zum Kunden passen und genauso muss der Kunde zum Softwarehersteller passen. Aber nur wenn dieses Matching gelingt, wird es zu einer Erleichterung und Verbesserung der der Personalentwicklung kommen und nur dann werden die Kosten im Rahmen bleiben.

Experten-Tipp: Aktiv und professionell vergleichen

Bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung kann unser Vergleichsportal HRNeeds einen entscheidenden Vorteil bringen. Denn dort werden die Anforderungen des Unternehmens mit den Softwarelösungen der Anbieter verglichen und man erhält kostenlos eine passende Auswahl von Anbietern. Insgesamt spart man nach unserer Erfahrung nicht nur zwischen vier und sechs Wochen Zeit, sondern erhält durch HRNeeds auch die wirklich zu den Anforderungen passende Software-Lösung. Außerdem erhält man auf Wunsch eine kostenlose und unverbindliche Beratung mit zahlreichen Tipps.

Damit es nicht zur einer Falschauswahl einer HR-Software kommt, sind unbedingt folgende Fragestellungen im Vorfeld zu klären.

Analysieren: Wo stehen wir?
Ziele: Wo soll es hingehen?
Planen: Wie erreichen wir das Ziel?
Anforderungen: Welche Anforderungen muss die Softwarelösung erfüllen und wie sollen diese gewichtet werden?
Budget: Welches Budget steht für die Softwarelösung zur Verfügung?

Im Anschluss daran muss man sich unbedingt mit den folgenden, weiteren Fragen beschäftigen:

Wie stark ist mein Unternehmen bereits digitalisiert?
In welchen Unternehmensbereichen soll die Softwarelösung genutzt werden?
Will ich einen oder mehrere Softwareanbieter nutzen u.a. Komplettsystem „All-in-One Lösung” oder „Best of Breed“?
Wie ist die IT-Struktur im Unternehmen u.a. Schnittstellenproblematik?
Software auf eigenem Server oder in der Cloud?

Was sollte Personalentwicklungssoftware können?

Eine geeignete Software zur Personalentwicklung ermöglicht einen schnellen Überblick über sämtliche Mitarbeiter inklusive ihrer Kompetenzen, Skills und Potenziale. Außerdem kann die Software den Ist-Soll-Abgleich zwischen den vorhandenen und geforderten Kompetenzen durchführen und somit gezielt Schulungen und Weiterbildungen empfehlen. Durch die Anbindung an Weiterbildungsdatenbanken kann die Software geeignete Vorschläge für Weiterbildungen je nach Bedarf geben und somit eine aufwendige Recherche und Zeit sparen. Darüber hinaus können Mitarbeitergespräche und sämtliche Protokolle in der digitalen Personalakte revisionssicher abgelegt werden, was Platz und Ressourcen spart.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, personalisierte Lerninhalte anzubieten. Durch die Analyse von Daten über die individuellen Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters können Trainingsmodule erstellt werden, um gezielt an den Schwächen zu arbeiten und die Stärken weiter auszubauen. Der Mitarbeiter kann durch ein Employee-Self-Service Zugang (ESS) u.a. den Schulungskatalog oder seine Schulungsmaßnahmen jederzeit einsehen.