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Onboarding-Software: Software vergleichen

Um was geht es beim Onboarding?

Beim Onboarding geht es um die Einstellung und Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Wie dies geschieht, ist durch unternehmensinterne Prozesse geregelt und spiegelt die Unternehmenskultur wider.

Beim Onboarding kommt es vor allem darauf an, neue Mitarbeiter Willkommen zu heißen. Dazu gehört es, sie mit den Arbeitsabläufen vertraut zu machen, ihnen die entsprechenden Mittel für ihre Arbeit zur Verfügung zu stellen, sie zu unterstützen und zu begleiten. Und all dies sollte mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags starten.

Denn der Onboarding-Prozess sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen: Informationen zum Empfang bei Arbeitsbeginn, zum Aufbau der zukünftigen Abteilung beziehungsweise zum Team und zu Kollegen, Ansprechpartner und Kontaktinformationen für die unternehmensinternen Abläufe und Verwaltungsangelegenheiten und Infos zur Unternehmenskultur können Startern bereits nach der Vertragsunterschrift zugeschickt werden. Außerdem können schon vor dem eigentlichen Start des Arbeitsverhältnisses die dafür relevanten Dokumente ausgetauscht werden: etwa der Sozialversicherungsausweis, Unterlagen zur Krankenkasse, Lohnsteuerkarte und Steuer-ID.

Und spätestens zum Arbeitsbeginn sollte ein klar strukturierter Einarbeitungsplan vorliegen. Ebenso sollte dann der Arbeitsplatz fertig eingerichtet und E-Mail-Adressen angelegt sein. Auch die zum Arbeiten nötigen IT-Zugänge sollten existieren, wenn nötig genauso die Visitenkarten.

Das Vorstellen der Kollegen, eine Begehung des Arbeitsplatzes und der Örtlichkeiten, die Einführung ins Intranet und Feedbackgespräche sollten ebenfalls direkt in der Startphase stattfinden. Der gesamte Onboarding-Prozess, die intensive Begleitung, zieht sich über die gesamte Probezeit.

So fühlen sie neue Mitarbeiter abgeholt und mitgenommen, sie wissen, was auf sie zukommt.

Das führt zu Vertrauen und Zufriedenheit.

Wie kann Software das Onboarding unterstützen?

Software kann den gesamten Onboarding-Prozess unterstützen. Sie kann sowohl eine Erinnerungshilfe sein als auch als Checkliste genutzt werden, in der sämtliche To Dos aufgeführt sind. Darüber hinaus können in ihr aber auch direkt alle Formulare und Vorlagen, beispielsweise Begrüßungsanschreibung, hinterlegt sein. Dies hilft bei der internen Arbeitsbewältigung.

In der Software können zudem auch alle für die neuen Mitarbeiter relevanten Daten zur Einarbeitungszeit hinterlegt werden: zum Beispiel Regelvorgaben, Leitlinien, Infos zur Zeiterfassung und zu Urlaubsanträgen.

Die Vorteile eines gut durchdachten Onboarding-Prozesses sind:

Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter
Eine schnelle und vollständige Mitarbeit der neuen Angestellten im Team und an ihrem Arbeitsplatz
Eine höhere Produktivität
Weniger Fehler
Mitarbeiterbindung
Gutes Employer Branding