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Zeitwirtschaft- & Dienstplanungs-Software im Vergleich!

Die passgenaue Lösung für Ihre Zeitwirtschaft: Software vergleichen

Zeitwirtschaft ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Faktor. Um Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, bedarf es einer effizienten und passgenauen Software. Hier kommt die Zeitdaten Software ins Spiel, welche die Erfassung und Analyse von Arbeitszeitdaten erleichtert und automatisiert. Doch welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen? Ein Vergleich lohnt sich. Bei HRNeeds können Sie diesen Vergleich machen und die perfekte Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen finden.

Was ist Zeiterfassung und warum ist sie wichtig?

Das Managen der Dienst- und Arbeitszeitgestaltung – das Arbeitszeitmanagement – ist ein komplexes Feld für das Personalwesen. Mit einer entsprechenden Zeiterfassung sollen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst und ausgewertet werden. Dazu gehören nicht nur die An-, sondern auch die Abwesenheiten – die Fehlzeiten.

Für HR-Abteilungen ist diese Erfassung ein hoher administrativer Aufwand. Dieser kann durch digitale Lösungen erheblich reduziert werden. Gerade auch dann, wenn man sich als Unternehmen für eine webbasierte Cloud-Lösung entscheidet. Denn dann fallen die selbstständige Wartung und Pflege der Systeme weg. Die Software-Anbieter spielen von sich aus Updates in ihre Systeme ein, halten sie auf dem neuesten Stand, sorgen für die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz und sind für den problemlosen Zugriff und die Aktualität ihrer Produkte verantwortlich. Derartige Lösungen sind außerdem von überall und zu jeder Zeit (24/7) erreichbar.

Digitale Zeitwirtschaftssysteme bringen zudem noch weitere Vorteile und Erleichterungen für das Personalwesen mit sich. Nämlich dann, wenn die Zeiterfassung über Schnittstellen mit der Lohn- und Entgeltabrechnung verbunden ist.

Ein effizientes Zeitwirtschaftssystem, dass die Workflows und Prozesse der Unternehmen widerspiegelt, ist außerdem ein zusätzliches und effizientes Tool für Abteilungsleiter, die darüber unter anderem ihre Personaleinsatzplanung vornehmen können. Sie erhalten schnell eine Übersicht über das anwesende Personal und können es so je nach Ausrichtung zum Beispiel Projekten oder Teams zuordnen. Und dies ist auch mit ihren mobilen Devices möglich.

Wie steht es um die Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Eine Auswertung der BAuA-Arbeitszeitbefragung, die die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) als baua: Fokus „Arbeitszeiterfassung und Flexibilität – Ergebnisse der BAuA-Arbeitszeitbefragung 2019“ veröffentlicht hat, kommt zu folgendem Ergebnis: Bei der Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland wird die Arbeitszeit erfasst. Dabei weichen Art und Anteile der Erfassung nach Faktoren wie Geschlecht, Alter, Wirtschaftszweig oder Tätigkeit voneinander ab.

Außerdem wurde dabei festgestellt: Beschäftigte, deren Arbeitszeit erfasst wird, berichten deutlich seltener über zeitliche Entgrenzung. Zudem verfügen sie über eine größere zeitliche Flexibilität.

Und, so die BAuA weiter: Die Arbeitszeit ist ein wichtiger Schlüsselfaktor für die körperliche und psychische Gesundheit der Beschäftigten. Mit seinem Urteil vom Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof die Mitgliedstaaten dazu aufgefordert, Arbeitgeber zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ einzurichten. Die mit dem Urteil einhergehende Diskussion bewegt sich im Spannungsfeld zwischen zeitlicher Flexibilität und Entgrenzung von Arbeitszeit.

Die Erhebung der Arbeitszeiten

Für das Festhalten der Arbeitszeiten, der Anwesenheiten und Abwesenheiten stehen die Unternehmen unterschiedlichste Lösungen zur Verfügung.

Die gängigsten sind:

die Stempelkarte bzw. Stempeluhr,
ein stationäres System wie zum Beispiel ein Terminal,
der handgeschriebene Stundenzettel,
der Eintrag der Stunden in eine dafür festgelegte Datei – inklusive der Ankunftszeit und Weggehzeit,
den Eintrag der Zeiten in ein internes System,
das An- und Abmelden über eine App oder den Webbrowser, wobei ein Login in das entsprechende System notwendig ist, aber damit auch Sicherheit zum Beispiel im Hinblick auf die DSGVO schafft.

Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Ein passendes Zeiterfassungssystem bildet alle für Ihr Unternehmen relevanten Arbeitszeitmodelle ab, ist flexibel und anpassbar. Egal ob bei Ihnen Homeoffice oder Telearbeit, Gleitzeit oder Schichtarbeit, Teilzeit oder Lebensarbeitszeit bzw. Jahresarbeitszeit das im Einsatz befindliche Arbeitszeitmodell ist – eine moderne Zeiterfassungssoftware kann alle Varianten abbilden. Oder mehrere gleichzeitig.

Die Digitalisierung macht die Arbeitszeitgestaltung noch flexibler, da Mitarbeiter noch weniger an einen Ort oder das Büro gebunden sind. Ihre geleisteten Stunden können sie von überall und ohne großen Aufwand buchen.

Und die erfassten Arbeitszeiten landen strukturiert in den Dashboards der dafür festgelegten Personen. Beim Vorgesetzten, dem Projektmanagement oder der Personalabteilung – je nachdem, wie die Rollenverteilung festgelegt wurde. Automatisiert erstellte Übersichten, Reportings und Auswertungen über sämtliche oder individuelle Fehlzeiten, Urlaubstage und geleistete Arbeitsstunden sind per Knopfdruck möglich.

Employee-Self-Services und die Zeiterfassung

Employee Self Services sind webbasierte Anwendungen, über die Mitarbeiter selbst Daten zu sich einsehen oder anlegen können. Zudem können sie Genehmigungsprozess starten. Dazu zählen beispielsweise Urlaubsanträge.

Oder die Mitarbeitenden melden sich über den entsprechenden Service krank und können an Vorgesetzte oder Personalabteilung direkt nach Erhalt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes übermitteln.

Über die Employee Self Services sehen sie damit, wie viel Urlaubsanspruch sie noch haben, wo und in welchem Projekt sie eingesetzt sind, welcher Schicht sie zugeteilt wurden. Das schafft Transparenz und effiziente Workflows – sowohl in der Verwaltung als auch für alle Angestellten.

Da die Prozesse über Employee-Self-Services klar und einfach in Gang gesetzt werden können, die Mitarbeitenden von überall auf das System Zugriff haben, führt dies schließlich auch zu einer erhöhten Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

Die Vorteile einer digitalisierten Zeitwirtschaft

Zeiterfassungssoftware bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Hier sind einige der wichtigsten:

1. Effizienzsteigerung: Durch die automatische Erfassung von Arbeitszeiten können Unternehmen Zeit und administrative Ressourcen sparen. Manuelle Zeiterfassung ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig, aber mit einer Software können Arbeitszeiten schnell und genau erfasst und Prozesse standardisiert werden. Auch die Genehmigung von Anträgen kann so auf kurzem Weg erledigt werden. Bei ganzheitlicher Digitalisierung im HR-Bereich können Schnittstellen zu einer intermodularen Übertragung von Daten genutzt werden – z. B. in Bezug auf die Lohnabrechnung.

2. Verbessertes Projektmanagement: Mit einer Zeiterfassungssoftware können Unternehmen die Arbeitszeit und den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen. Zudem können Managern durch automatisches Monitoring und Reporting den Arbeitsaufwand zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Kapazitäten können auf diese Weise schnell bestimmt und genutzt werden.

3. Transparenz: Eine Zeiterfassungssoftware sorgt für mehr Transparenz bei der Arbeitszeit. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten einsehen und überprüfen, während Arbeitgeber die Zeiten ihrer Mitarbeiter zur Überprüfung und Verwaltung nutzen können. Auch die Urlaube können so schnell erfasst und verwaltet werden.

4. Rechtssicherheit und arbeitsrechtliche Compliance: Unternehmen müssen in der Regel arbeitsrechtliche Vorschriften einhalten, wie z.B. die Aufzeichnung von Arbeitszeiten. Eine Zeiterfassungssoftware hilft dabei, diese Anforderungen zu erfüllen und mögliche Konflikte zu vermeiden.

5. Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit einfacher erfassen und kontrollieren. Dies kann auch für einer eine bessere Work-Life-Balance sorgen. Auch Überstunden werden durch die Zeiterfassungssoftware besser verwaltet und verrechnet. Dies kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation führen.

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Mit dem HR-Softwarevergleich von HRNeeds zur ideal passenden Software: HRNeeds gleicht mit einem speziellen Analysetool die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Softwarelösungen ab und findet so zuverlässig die passgenaue Software.

Haben Sie Fragen zu den Softwarelösungen?

Wir beraten Sie gerne, kostenlos und unverbindlich! Durch unser Fachwissen sparen Sie effektiv Zeit bei der Suche nach den richtigen Tools für Ihre HR-Prozesse. Unsere kompetenten HR-Berater stehen in stetigem Austausch mit den HR-Software-Herstellern und sind so jederzeit über aktuelle Trends und Innovationen informiert.

Kriterien im Auswahlprozess einer Zeitwirtschaftslösung

Bei der Auswahl einer geeigneten Zeiterfassungssoftware sollten Unternehmen folgende Faktoren berücksichtigen:

Anforderungen des Unternehmens: Welche Funktionen sind für das Unternehmen wichtig? Soll die Software mobil nutzbar sein? Gibt es spezielle Anforderungen an die Integration mit anderen Systemen?
Benutzerfreundlichkeit: Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte einfach zu bedienen sein, damit Mitarbeiter und Manager schnell damit arbeiten können.
Reporting und Analyse: Die Software sollte aussagekräftige Berichte und Analysen zur Verfügung stellen, um Arbeitszeiten und Projekte besser verwalten und optimieren zu können.
Support und Schulung: Es ist wichtig, dass die Softwareanbieter einen guten Support und Schulungsmöglichkeiten anbieten, um bei Fragen und Problemen schnell Hilfe zu erhalten.

Vergleichen Sie die Zeitwirtschaftssysteme

Die richtige Wahl der passenden Zeiterfassungssoftware kann für ein Unternehmen viele Vorteile bringen. Die Herausforderung ist meist, bei der Vielzahl von Anbietern von Zeiterfassungssoftware auf dem Markt, die individuell beste zu finden. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und diejenige auszuwählen, die mit ihren Funktionen den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. HRNeeds ist an dieser Stelle der perfekte Ansprechpartner für Sie.

Weitere Kriterien die Sie bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungssoftware beachten sollten:

Das Rechenzentrum des Anbieters sollte in der Europäische Union sein
Die Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte auf Grundlage der individuellen Anforderungen des Kunden getroffen werden, weshalb ein Anforderungskatalog unabdingbar als Entscheidungshilfe ist
Schnittstellen müssen abgeklärt sein
Die Wahl der Zeitwirtschaftslösung muss in enger Abstimmung mit der Zutrittskontrolle erfolgen, um die Kompatibilität sicherzustellen
Cloud contra On-Premise

Beispiel aus der Praxis:

Zeitwirtschaft, Arbeitszeiten und Zeiterfassung

Alle Arbeitsmodelle lassen sich über die Systeme darstellen und machen die Zeiten transparent

Interview mit Stefan Claßen, Senior Sales Manager bei der SD Worx GmbH, einem führenden europäischen Anbieter von digitalen Personallösungen:

Herr Claßen, was sind die Vorteile einer Cloud-Lösung, also einer webbasierten Zeiterfassung, und welche Möglichkeiten ergebenen sich mit ihr für Unternehmen?

Eine Cloud-Lösung für die Zeitwirtschaft bietet gegenüber einer Festinstallation „On-Premise“ beim Kunden vor Ort vor allem Flexibilität. Vorranging in Bezug auf die Softwareaktualisierungen. Eine On-Premise Installation bedeutet immer, dass ein Consultant zum Kunden muss. Oder, dass ein Consultant die Updates online beim Kunden aufsetzt und konfiguriert. Dieser Aufwand ist notwendig, weil Zeitmodelle und Workflows in die Software programmiert wurden und daher nur schwer durch den Kunden verändert werden können. Dies bedeutet Kosten für den Kunden, die mit jedem Update, das sie überspringen, aufwendiger und damit teurer werden können.

Bei einer cloud-basierten Lösung ist das System für alle Kunden immer auf dem gleichen Stand. Bedeutet: Alle arbeiten immer auf dem gleichen Software-Release. Ein Beispiel: Derzeit aktualisieren wir jeden dritten Donnerstag im Monat unsere Zeitwirtschaftslösung, indem wir neue Features einspielen oder Berichtigungen in der Software, die gegebenenfalls getroffen wurden, vornehmen. Alle Kunden arbeiten dann direkt mit diesen Updates und sind auf dem aktuellen Stand. Diese Updates sind bereits in den monatlichen Kosten enthalten.

Ein weiterer Vorteil der webbasierten Zeiterfassung ist außerdem, dass ich einen Employee-Self-Service anbieten kann, der ebenfalls in der Cloud liegt. Dadurch können alle Mitarbeitenden von jedem Punkt der Erde mit Internetzugang auf das System zugreifen – unabhängig davon, ob sie an einem Arbeitsplatzrechner sitzen oder ihr privates Smartphone nutzen: Jede bzw. jeder kann auf seine Zeitkonten zugreifen und gegebenenfalls Workflows starten und Abwesenheiten oder auch Schichtwechsel beantragen.

In vielen Unternehmen existiert bereits Hardware zur Zeiterfassung. Was passiert mit der?

Die Unternehmen haben nach unserer Ansicht drei Möglichkeiten. In der ersten Variante „stemple“ ich an einem festen Terminal meine Zeiten, indem ich meinen Chip oder Schlüsselanhänger davorhalte und dadurch eine Kommen- oder Gehen-Buchung vollziehe. Zweitens kann mit voreingestellten Stempelzeiten gearbeitet werden. Das kann beispielsweise all jene betreffen, die nicht aktiv an der Zeitwirtschaft teilnehmen müssen – leitende Angestellte und außertariflich Angestellte, kurz AT-Angestellte, zum Beispiel. Diese sind aber trotzdem an das Abwesenheitsmanagement angebunden, an Workflows zur Urlaubsgenehmigung oder Krankmeldung etc. Die dritte Möglichkeit ist, alles (zusätzlich) mobil zu machen über einen Webaufruf – bei uns ist dies keine App. Alles ist in der Cloud und es wird nichts auf Endgeräten installiert. Da gibt es die Möglichkeit, alles online zu machen. Über einen Button kann ich mein Kommen und Gehen „buchen“, Pause machen oder auch z.B. eine Kostenstelle wechseln usw.

Noch eine Nachfrage zu den Employee-Self-Services: Was kann hierüber alles von den Mitarbeitenden selbst geregelt oder angestoßen werden?

Über das Employee-Self-Service-Portal können Mitarbeitende ihre Konten einsehen – sie sehen, wie viele Urlaubstage bereits verplant bzw. noch frei sind, wie ist der Stand bei den Workflows, welche sind genehmigt oder bei wem liegen die Anträge gerade. Und dort können natürlich auch die Abwesenheiten/Anwesenheiten eingetragen werden, zum Beispiel Krankmeldungen oder Home-Office. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der „Gelbe Schein“, kann dort dann auch direkt mit hochgeladen werden und liegt der HR-Abteilung damit sofort vor. Auch der Vorgesetzte und ggf. der Planer bekommen sofort die Info, dass der Mitarbeiter sich Krank gemeldet hat und wie lange er ausfällt.

Jetzt geht es bei der Zeiterfassung ja nicht nur um Kommen und Gehen, um Urlaub und Krankmeldungen. Das Thema ist äußert komplex. Lassen sich über digitale Lösungen auch Schichtarbeit zum Beispiel abbilden?

Ja, das ist alles möglich. Und sogar im Kalender des Employee-Self-Service-Portals können die Mitarbeiter sehen, welche Schichten sie jeweils haben. Auch das Eintragen gezielter Arbeitszeiten ist dort möglich. Dies ist bei Wechseleinsätzen notwendig. Alle Varianten lassen sich über die Systeme darstellen und machen die Zeiten transparent. Mit dem Zusatzmodul „Kostenstelle“ können Angestellte sogar sehen, an welchen Einsatzorten oder in welchen Projekten sie eingeplant sind.

Gleiches gilt wahrscheinlich auch für flexible Arbeitszeitmodelle und unterschiedliche Tarifverträge – auch dies alles lässt sich über digitale Lösungen abbilden?

Genau. Denken Sie dabei auch die hybriden Arbeitszeitmodelle aus den letzten zwei Jahren der Pandemie. Zum einen können wir uns mithilfe der Cloud-Lösung anzeigen lassen, wer sich im Homeoffice oder im Büro befindet. Wir sehen so, wer überhaupt eingestempelt hat und damit erreichbar ist.

Lässt sich die Zeitwirtschafts-Lösung auch mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbinden, gibt es da entsprechende Schnittstellen zwischen den Systemen?

Natürlich. Wir sind mit unserer Zeitwirtschafts-Software unabhängig von der Abrechnung. Es spielt für uns keine Rolle, mit welchen System unsere Kunden abrechnen wollen. Wir haben selbstverständlich Schnittstellen zu unseren Abrechnungssystemen aus unserem Haus, aber auch Schnittstellen zu Fremdsystemen, die nicht Bestandteil des SD Worx-Portfolios sind. Im Grund geht es dabei nur um einen Datenaustausch zwischen zwei verschiedenen Datenbanken.

Mal abgesehen von den Funktionalitäten: Auf was kommt es bei einem Zeitwirtschafts-System noch an?

Das System darf für die einzelnen Angestellten nicht zu überfrachtet sein und die Lösung muss einfach in der Handhabung sein – auch über ein Smartphone. Für die Manager muss es informativ sein, da er wissen muss, wie sein Team aufgestellt ist. Dazu stehen ihm verschiedene Dashboards zur Verfügung. Anträge kann er von überall bearbeiten. Für die Personalabteilung muss es ein durchgängiges Tool sein, damit die Entlastung greift: Verantwortung wird auf die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte übertragen.

Die Personalabteilung kann aus all den Vorgängen eigene Auswertungen erstellen, da in das System ist ein komplettes Reporting integriert ist. Mit diesem lassen sich ad hoc Fehler auswerten oder Informationen manuell oder automatisiert an bestimmte Nutzer zur Verfügung stellen.

Haben Sie ein Beispiel für die Reportings?

Ja, zum Beispiel haben Sie auch die Möglichkeit, auf Kostenstellen zu buchen, etwa auf Tätigkeiten oder Abteilungen. Oder auf Arbeitsorte, Kunden oder Dienstleistungen. All das ist über das Employee-Self-Service-Portal möglich und schafft natürlich Transparenz.

Demnach ist auch die Personaleinsatzplanung über Ihr Zeitwirtschaftssystem möglich?

Genau. Über ein Zusatzmodul können hier Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen auf Aufträge oder Arbeitsplätze geplant werden.

Eine einfache Planung ist auch schon in unserem Zeitwirtschaftssystem möglich. Darin ist das Anlegen von Gruppen mit unterschiedlichen Funktionen möglich, zum Beispiel für Ersthelfer, Betriebsrat oder Teamleiter etc. Oder aber bürogesteuert in einzelnen Bereichen. Letzteres ist beispielsweise interessant für Großraumbüros, für die festgelegt werden muss, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein dürfen. Die Mitarbeiter können somit nach Gruppen oder Schichten gruppiert werden.

Lässt sich das System für die Zeitwirtschaft auch mit einer Zutrittskontrolle verknüpfen?

In unser Produkt „ProTime“ haben wir eine Zutrittskontrolle integriert, die allerdings nur mit unseren Endgeräten funktioniert. Wir können da keine Fremdhardware einsetzen, sondern nur die, die extra für uns entwickelt wurde. Diese Hardware können wir monitoren, also überwachen. Die Hardware kann gekauft oder gemietet werden. Bei der Hardwaremiete wird zum Beispiel auch ein veraltetes Gerät kostenlos durch ein modernes ersetzt.

Wie wird das Thema Datenschutz in Ihren Lösungen angegangen?

Der Datenschutz spielt in unseren Lösungen eine ganz entscheidende Rolle. Wir sind der DSGVO verpflichtet. Das heißt: Unsere Rechenzentren genauso wie die gesamte Kommunikation zwischen den Endgeräten sind verschlüsselt, die Daten werden verschlüsselt übertragen über sichere Verbindungen. Natürlich werden wir dementsprechend auch kontinuierlich überprüft. Alle Daten zu unseren Lösungen liegen auf Rechenzentren in Antwerpen, Belgien.

Die Systeme sind auf flexible Arbeitszeitmodelle ausgerichtet. Doch wie flexibel sind die Systeme selbst?

Unsere Systeme sind in Modulen aufgebaut. So kann der Kunde selbst entscheiden, welche Module er haben möchte.

Und welche Kosten sind mit einem solchen System verbunden?

Je nach Auswahl der Module, zahlen die Kunden bei uns eine monatliche Gebühr. Wobei das Employee-Self-Service-Modul für Mitarbeiter und Vorgesetzte im Preis enthalten ist.

Und wie kann man sich die Implementierung eines solchen Systems vorstellen?

Das ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich und kann individuell gestaltet werden. Für manche reicht es, wenn das System eingerichtet ist. Andere, zumeist mit sehr komplexen Anforderungen aufgrund der Zeitmodelle oder aufgrund der beliebig vielen Schichtmodelle, wünschen sich eine Betreuungs- und Testphase, in der es einen Parallelbetrieb mit einem bereits vorhandenen System gibt. Oder zum Abgleich des manuellen mit dem nun digitalen System. Der Vorteil bei uns ist: Unsere Kunden richten sich ihr System gemeinsam mit unseren Consultants selbst ein. Das hat den Vorteil, dass unsere Kunden selbstständig ihr System (Abwesenheiten, Zeitmodelle, Schichtmodelle, Workflows, etc.) pflegen und damit auch Veränderungen selbständig anpassen können. 95 Prozent aller Dinge können so selbst vom Unternehmen gemanagt werden. Auch das schafft Flexibilität und spart eine Menge Kosten und Zeit.