Softwareunterstützte Führerscheinkontrolle
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Die meisten Unternehmen, egal welcher Branche und Größe, verfügen über Fahrzeuge, die dienstlich genutzt werden – ob Servicefahrzeug für Handwerker oder Firmenwagen für Außendienstmitarbeiter. Im Rahmen der sogenannten Halterhaftung sind Unternehmen dazu verpflichtet, regelmäßige Prüfungen nachweisbar durchzuführen. Das betrifft den Führerschein des Fahrzeugführers, die Prüfung des Fahrzeugs selbst sowie die Unterweisung des Fahrzeugnutzers.
Erfüllung gesetzlicher Vorschriften
Die administrativen Aufgaben in Betrieben jeglicher Branche und Größe sind vielfältig und werden durch Gesetze, Auflagen und Verordnungen nicht geringer. Im Rahmen der Halterhaftung wird verlangt, dass sich der Fuhrparkverantwortliche mindestens zweimal jährlich davon überzeugt, dass der Fahrzeugnutzer über einen (gültigen) Führerschein verfügt. Zudem sind jährlich eine Fahrerunterweisung und eine UVV-Prüfung des Fahrzeugs nach DGUV Vorschrift 70 durzuführen. Diese 3 zusätzlichen Aufgaben müssen termingerecht und revisionssicher abgewickelt werden. Die Nichtbeachtung kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Fuhrparkverantwortliche im Unternehmen – das ist, wenn nicht eine Person offiziell dazu ernannt wurde – im Zweifel der Chef, haftbar gemacht wird bzw. die Berufsgenossenschaft bei einer Beeinträchtigung nach einer Verletzung eines Mitarbeiters nicht zahlt.
Softwareunterstützte Führerscheinkontrolle
Spezielle Service-Angebote von Dienstleistern zur Abwicklung der Prüf- und Unterweisungspflichten können diese Arbeiten automatisiert übernehmen und revisionssicher und datenschutzrechtlich gesichert ablegen. Insbesondere wenn im Unternehmen die relevanten Informationen zu den Mitarbeitern ganz oder zumindest in Teilen in bestehenden Anwendungen und Systemen bereits vorliegen. In diesem Fall kann über Schnittstellen eine Anbindung an den Anbieter erfolgen und die notwendigen Informationen automatisiert übertragen werden.
Am Beispiel der Führerscheinkontrolle soll dieses aufgezeigt werden: In einem HR-System sind die Mitarbeiterstammdaten bereits hinterlegt. Hierzu zählen neben dem vollständigen Namen auch die Email-Adresse und/oder die Mobilfunknummer des Mitarbeiters. Mit Hilfe dieser Daten kann das System zur Führerscheinkontrolle bereits über automatisierte Schnittstellen (API) befüllt und der Prüfprozess dauerhaft angestoßen werden.
Über den angegebenen Kontakt (Emailadresse oder Mobilfunknummer) erhält der Fahrer die Aufforderungen zur Durchführung der Führerscheinkontrolle. Dabei gibt es die Möglichkeit, dass mittels eines Hologramm-Barcodes am Kassenterminal einer Tankstelle oder auch bequem über Videokontrolle per Smartphone, Tablet oder PC mit Kamera durchzuführen. Ohne zusätzliche Installation von Apps oder Software wird die Aufzeichnung per Web-App an den Dienstleister zur Prüfung übertragen. Nach erfolgreicher Prüfung wird dieses per Zeitstempel im System hinterlegt. Bei nicht termingerechter Durchführung wird nach individuell festzulegendem Eskalationsprozess ein Mitarbeiter im Unternehmen informiert.
Insgesamt gibt es im Markt mehrere Routinen, wie die Prüfung der Führerscheine durchgeführt wird. Bei der persönlichen Inaugenscheinnahme durch einen Mitarbeiter des Dienstleisters, der sich die Videos anschaut besteht auch die Möglichkeit, dass weitere Punkte im Rahmen dieser Prüfung auffallen (wie z.B., dass der Führerschein nicht mehr gültig ist und getauscht werden muss).
Dabei ist es auch noch möglich, dass weitere Informationen des Führerscheins, wie z.B. Ausstellungs- oder Ablaufdatum, Führerscheinklasse und Führerschein-Nummer von dem Anbieter im System erfasst werden.
Gegenüber einer manuellen Prüfung der Führerscheine durch einen Mitarbeiter hat ein automatisiertes System viele Vorteile:
- Mitarbeiter müssen nicht physisch vor Ort sein (z.B. bundesweiter Außendienst)
- Eine Terminverwaltung muss an die Prüfungstermine erinnern
- Vorgesetzte müssen keine Listen führen, die anschließend archiviert werden müssen
- Die Terminverwaltung kann individuell für die Mitarbeiter erfolgen (z.B. neue Mitarbeiter)
- Eskalationsprozesse können ebenfalls automatisiert abgebildet werden
Für die jährlich verpflichtende Fahrerunterweisung nach der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) der Berufsgenossenschaften wird das Prinzip, wie bei der Führerscheinkontrolle genutzt. Die Fahrzeugnutzer werden im System des Dienstleisters hinterlegt und bei Fälligkeit per Mail mit einem entsprechenden Link zur Teilnahme und Durchführung der Unterweisung aufgefordert. Dabei gibt es Anbieter, die eigens entwickelte, zertifizierte und jährlich aktualisierte Unterweisungen anbieten. In entsprechenden Fragenteilen, kann der Teilnehmende das vermittelte Wissen prüfen. Auch hier werden bei erfolgreicher Absolvierung die Daten mit Zeitstempel revisionssicher im System gespeichert.
Für die Fahrerunterweisung haben manche Dienstleister auch die Möglichkeit, dass die Fahrerunterweisung in ein beim Unternehmen vorhandenes Lernmanagement-System (LMS) eingebunden werden kann.
Die UVV-Fahrzeugprüfung
Die UVV-Fahrzeugprüfung ist eine verpflichtende jährliche Prüfung des betrieblichen genutzten Fahrzeugs und ist neben den TüV-Hauptuntersuchungen bzw. der Fahrzeuginspektion (meist gesondert) zu beauftragen. Hier werden nach einem entsprechenden Protokoll alle sicherheitsrelevanten Fahrzeugelemente überprüft, wie z.B. Einrichtungen zur Ladungssicherung, Türen und Klappen etc. Auch hier sind die erfolgreichen Prüfungen im Nachgang zu dokumentieren.
Sollten im Unternehmen fahrzeugspezifische Daten in den HR-Softwaresystemen nicht vorliegen, können sie dennoch ebenfalls über Schnittstellen aus benachbarten Systemen oder Datenbanken (z.B. Fleetmanagement-Software) einfach und bei entsprechender Konfiguration auch automatisiert übernommen werden.
Fazit
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung und das UVV-Fahrzeugmanagement über einen spezialisierten Dienstleister abwickeln möchten und damit die Administration erleichtern wollen, nutzen Sie den kostenlosen und unverbindlichen Software-Vergleich. Sie erhalten dann zu Ihren Anforderungen passenden Anbieter. Auf Wunsch mit einer Expertenberatung.