Eine zuverlässige und moderne Gehalts- und Lohnabrechnungssoftware ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und fehlerfreien Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen. Digitale Lösungen automatisieren komplexe Prozesse, minimieren den Verwaltungsaufwand und sorgen für maximale Transparenz und Compliance. Gleichzeitig steigern sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter durch klare und pünktliche Abrechnungen.
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GEHaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung ist ein komplexes und äußerst sensibles Thema. Es geht schließlich um die korrekte und pünktliche Überweisung der Gehälter und Löhne an die Angestellten sowie der damit zusammenhängenden Beiträge an die entsprechenden Behörden. Zudem werden dabei hochsensible Mitarbeiterdaten verarbeitet. Datensicherheit, uneingeschränkte Verfügbarkeit und Datenschutz sind somit Basisanforderungen, die erfüllt und garantiert sein müssen.
Trend: War es früher der eindringliche Wunsch der Unternehmen, dass sämtliche Daten zur Gehaltsabrechnung auf den eigenen Rechnern lagen, geht der Trend seit einiger Zeit dahin, die Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung vollständig auszugliedern.
Mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse – unter anderem mit Blick auf die digitale Personalakte – sind auch immer mehr Unternehmen auf der Suche nach einer passenden Softwarelösung für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung; Stichwort: digitale Lohnabrechnung. Der Wunsch: die beste Lohnabrechnungssoftware.
Arbeitnehmer erhalten in aller Regel einmal pro Monat ihr Gehalt. In der Gehaltsabrechnung werden die einzelnen Positionen, der Verdienst, für sie in Textform vom Arbeitgeber aufgeschlüsselt: Bruttogehalt, Gehaltsbestandteile, Steuern und Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge etc. – und schließlich das Nettogehalt. Außerdem muss die Gehaltsabrechnung Angaben zur Identifikation des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers enthalten.
Wichtig ist dabei zu wissen: Gehalt ist nicht gleich Lohn. Zwar handelt es sich auch beim Lohn um ein Arbeitsentgelt, dem ein Arbeitsverhältnis zugrunde liegt. Beim Lohn wird aber nicht – und hier liegt der Hauptunterschied zum Gehalt – eine fest vereinbarte Summe gezahlt, zum Beispiel das Montagsgehalt, sondern nur die tatsächlich erbrachten Stunden. Daher gibt es entsprechend zur Gehaltsabrechnung die Lohnabrechnung und entsprechende Lohnabrechnungsprogramme.
Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung muss vom Arbeitgeber erstellt werden. Geregelt ist dies in der Gewerbeordnung, § 108, Abrechnung des Arbeitsentgelts. Dort heißt es unter anderem: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“
Mindestens hat sie zudem zu enthalten:
Zudem heißt es im Gesetz: „Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterliegt einer ganzen Reihe von gesetzlichen Regelungen, welche auch immer wieder aktualisiert werden. Mit einer Gehalts- bzw. Lohnabrechnungssoftware sind Sie stets auf dem aktuellen Stand – vor allem in Puncto Rechtssicherheit.
Eine strukturierte Übersicht hilft bei der Auswahl. Unabhängig davon, ob Sie eine einfache Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen benötigen oder eine umfassende Gehaltsabrechnung mit verschiedenen Schichtmodellen und anspruchsvollen Abrechnungsarten bis hin zur Auslagerung der Abrechnung (BPO) an einen Dienstleister suchen, ist es unerlässlich, die Anforderungen Ihres Unternehmens mit den Softwarelösungen abzugleichen. Dies stellt sicher, dass die Gehaltsabrechnungssoftware reibungslos und fehlerfrei durchgeführt werden kann.
Für kleine Unternehmen sind einfache und benutzerfreundliche Lösungen oft die beste Wahl. Diese Unternehmen benötigen in der Regel Programme, die folgende Aspekte umfassen:
Große Unternehmen hingegen haben komplexere Anforderungen, die oft folgende Aspekte umfassen:
Wenn Sie sich auf die Suche nach einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bzw. Lohnabrechnungssoftware machen, sollten Sie sich im Vorfeld einige Fragen beantworten:
Wichtig: Liegen die Daten außerhalb der EU, das nicht an die DSGVO gebunden ist, kann es zu rechtlichen Herausforderungen kommen.
HRNeeds unterstützt Sie selbstverständlich dabei, die passende Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu finden: Mithilfe unseres Analyse-Tools und dem anschließenden kostenlosen Beratungsgespräch identifizieren wir Ihre genauen Bedarfe. Zudem simulieren wir für Sie die verschiedenen Lösungen. Eine sorgfältige Analyse der spezifischen Bedürfnisse und eine gründliche Evaluierung der verfügbaren Softwarelösungen sind unerlässlich, um die beste Entscheidung zu treffen. So können wir Ihnen eine Liste der für Sie passenden HR-Software-Lösungen übermitteln. Kostenlos und unverbindlich!
Entgeltabrechnungssysteme und deren Einbindung in die Softwarelandschaft eines Unternehmens gehören zum Standard. Und trotzdem gibt es unterschiedlichste Gründe, das System zu wechseln. „Einer der häufigsten Gründe sind veraltete Entgeltsysteme, die den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr entsprechen können“, sagt Raphaele Rose, Corporate Lead Sales & Marketing von der auf HR-Solutions & Services spezialisierten VEDA GmbH.
So seien zum Beispiel die in der Vergangenheit immer umfangreicher werdenden Meldevorgaben der Sozialversicherung ein Knackpunkt gewesen, das System zu wechseln. Auch eine verminderte Performance der Entgeltsysteme aufgrund wachsender Mitarbeiterzahlen, komplexere Abrechnungsstrukturen oder spezielle Anforderungen an das Reporting sowie fehlende API-Anbindungen an andere Systeme würden zu einem Wechsel führen, führt Frau Rose weiter aus. Zudem können Fehler in den Abrechnungen oder steigende Kosten für das im Einsatz befindliche System Gründe für den Wechsel sein. Oder, wie es Stefan Post, Geschäftsführer des ebenfalls auf HR-Software spezialisierten Unternehmens SP_Data GmbH & Co. KG, sagt: „Wir befinden uns im stetigen Wandel. Ein Unternehmen verändert sich und es ergeben sich fortlaufend optimierte Prozesse. Durch neue Anforderungen und den Wunsch nach mehr Effizienz werden bestehende Systeme hinterfragt.“
„Ein erst mal banal klingender Punkt, der letztlich aber entscheidend ist, ist die Frage: Gefällt mir das System, die Oberfläche?“, sagt Claus Nielsen, Betreiber des Softwarevergleichsportals HRNeeds. Hinzu komme die ebenfalls rein subjektive Einschätzung: Kann ich mit dem System arbeiten, ist es nach meinen Vorstellungen aufgebaut?
Ergänzend sei zu klären, ob das System sämtliche Bedarfe abbilde und ob die Lösung an andere Softwaresysteme andockbar sei und ob es die komplette Lohnbuchhaltung im Unternehmen betrifft. Denn, so Stefan Post von SP_Data: „Jeder Bereich beziehungsweise jede Abteilung im Unternehmen soll die passende Lösung für ihre Bedarfe erhalten. Mit Schnittstellen können Daten in angrenzende Systeme weitergegeben werden. All-in-one-Lösungen sind oft mit Kompromissen für die einzelnen Themenbereiche verbunden.“
Die Frage danach, ob es sich um ein offenes oder geschlossenes System handelt, sollte somit in jedem Fall im Vorfeld beantwortet werden. Gerade dann, wenn die Entgeltabrechnung mit der Zeiterfassung, einer Berechtigungssteuerung oder anderen, externen Abrechnungssystemen sowie anderen HR-Software-Tools verbunden werden soll.
Ebenfalls zu klären ist die Frage nach dem Ort der Datenspeicherung- und -verarbeitung. Der Trend geht laut Raphaele Rose von VEDA zu HR Cloud Solutions & Services, also einem Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei wird der gesamte Geschäftsprozess der Entgeltabrechnung ausgelagert. Immerhin würde eine eigene Infrastruktur erhöhte Kosten und einen höheren Personalaufwand bedeuten. Claus Nielsen weiß aber auch, dass es Unternehmen gibt, die die eigenen Daten bei sich behalten wollen. Oder die eine Art Zwischenlösung suchen: Die Daten liegen in der Cloud, werden aber von den eigenen Mitarbeitern bearbeitet.
Die Entgeltabrechnung ist ein Bereich, der laut Stefan Post oft unterschätzt wird – zumindest von Fachfremden: „Es besteht die Annahme, dass die Software mit ein paar Klicks aus dem Brutto das Netto errechnet. Mehr als ein bis zwei Tage Arbeit im Monat sei es nicht, so eine weitverbreitete Einschätzung von Außenstehenden.“ Doch die Realität sieht anders aus: Beispielsweise müssen Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge beachtet und auf Veränderungen reagiert werden. Genauso sieht es Raphaele Rose: „Die tägliche Leistung, der Flut von permanenten Änderungen im Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht zu begegnen und umzusetzen, gehört zur Meisterklasse, und erfordert Expertenwissen und Fachkräfte, die immer schwieriger zu finden sind.“
Die digitale Lohnabrechnung / Personalabrechnung kann hier effiziente Unterstützung bieten und den Umgang mit Löhnen und Gehältern erleichtern. „Läuft die Lösung effizient, schnell und zuverlässig, kann das Personalmanagement auf eine zufriedene Belegschaft zurückblicken und zusätzliche Dienstleistungen wie die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen und Meldebescheinigungen im Mitarbeiterportal ausbauen“, sagt Raphaele Rose. Diese Aussage betont erneut die Bedeutung vorhandener Schnittstellen zu Drittsystemen.
Es wird ebenfalls deutlich, dass der Einfluss von Employee Self Services (ESS) nicht unterschätzt werden sollte. Da Mitarbeiter ihre Stammdaten über personalisierten Zugang selbst verwalten können, wird die Personalabteilung von zahlreichen Routineaufgaben entlastet – zum Beispiel auch bei Krankheit der Mitarbeiter. Auch bereits automatisierte Prozesse spielen hier eine Rolle.
In Bezug auf die Entgeltabrechnung nennt auch Stefan Post die Reduzierung des manuellen Aufwands sowie Zeitersparnis und Nutzerfreundlichkeit als weitere Vorteile. Und ergänzt: „Nützliche Hinweise auf Gesetzesänderungen und laufende Updates halten die Entgeltabrechner auf dem neuesten Stand. Dazu kommt, dass in Zeiten von Homeoffice digitale Software-Lösungen weiter an Bedeutung gewonnen haben.“
Gespiegelt werden diese Aussagen durch die im Jahr 2020 gemeinsam vom Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sowie der forcont business technology gmbh herausgebrachte „HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit“. In der gaben 44 Prozent der befragten Unternehmen an, die Personalentlohnung bereits automatisiert zu haben. 37 Prozent würden diesen Schritt planen. Gefragt nach den mit der Digitalisierung einhergehenden Zielen nennen 75 Prozent eine Steigerung der Prozessqualität, 66 Prozent eine Kostensenkung der Personalprozesse sowie 62 Prozent die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
„Schon im Auswahlprozess sollten wichtige Stakeholder mit einbezogen werden. Das führt zu mehr Akzeptanz bei den Beteiligten, weil verschiedene Perspektiven und Anforderungen berücksichtigt werden“, erklärt Stefan Post von SP_Data. Dazu würden unter anderem die IT-Abteilung, die Geschäftsführung, der Betriebsrat und die zukünftigen Anwender gehören. „Ein Projektleiter sollte als zentraler Ansprechpartner und Koordinator die Kommunikation zwischen den Stakeholdern und dem Softwarehersteller übernehmen“, fügt Post hinzu. Und es brauche ein Projektmanagement mit der richtigen Einführungsstrategie.
Doch wie könnte eine solche aussehen? Raphaele Rose von VEDA wird konkret: „An erster Stelle steht ein gutes Projektmanagement, das den Übergang aus dem Altsystem in die neue Entgeltlösung mit allen Facetten erfasst und das Projektteam als auch die Verantwortlichkeiten klar definiert, zeitlich einordnet und gegebenenfalls Verzögerungen und offene Aufgabenstellungen zeitnah managt.“ Ebenso gelte es, die Themen Zeit und Ressourcen im Vorfeld zu betrachten. Und den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung und Implementierung abzupassen.
Raphaele Rose nennt zudem folgende Fragen, die sich Unternehmen beantworten müssten:
Die Implementierung einer Entgeltabrechnung ist damit nicht abgeschlossen. Zu klären ist des Weiteren, in welchem Format die Daten vom Alt- ins Neusystem übertragen werden – sowohl unter Berücksichtigung der Stamm- als auch Lohnkontodaten. Raphaele Rose weiß: „Datenübernahmen gelingen immer dann performant, wenn die jeweiligen Systeme qualitativ gute Daten liefern und aufnehmen können. Das gilt es auf jeden Fall zu prüfen, um den manuellen Aufwand, der zwangsläufig mit einer Implementierung verbunden ist, zu minimieren.“ In diesem Zusammenhang sei auch auf die Datenstrukturen zu achten, die in den jeweiligen HR-Lösungen genutzt werden.
Die Software-Unternehmen lassen ihre Kunden während des Implementierungsprozesses in der Regel nicht alleine. VEDA steht seinen Kunden bei jedem der Schritte beratend und programmierend zur Seite. Genauso bei der Echtlaufbegleitung. Und kann auf Wunsch sogar den gesamten Einführungsprozess managen und übernehmen.
Ebenso begleitet SP_Data Unternehmen während der Softwareeinführung sehr eng. „Erst nach Installation und Konfiguration des Systems, Migration der vorhandenen Daten, Schulungen und Testläufen wird das Projekt gemeinsam abgeschlossen“, sagt Stefan Post. Ein genauer Maßnahmenplan und eine Testphase seien bei der Implementierung einer neuen Software Pflicht.
Bei der Abnahme einer Gehaltsabrechnungssoftware gibt es mehrere wichtige Faktoren, auf die Sie achten sollten, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt:
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