HR-Reporting und HR-Analytics: Wie sie die Spielregeln für Personalabteilungen verändern können

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Die Bedeutung von Daten und Messgrößen in Personalabteilungen wächst kontinuierlich – insbesondere Key Performance Indicators (KPIs) sind dabei von unschätzbarem Wert. Sie ermöglichen es, die Leistung von Unternehmensbereichen zu quantifizieren und liefern somit Erkenntnisse über Kosten, beispielsweise im Bereich des Recruitings. Es ist daher bemerkenswert, dass viele Personalverantwortliche auf die Erfassung von HR-Kennzahlen verzichten: Laut einer Studie von Onlyfy by Xing vernachlässigen gegenwärtig 29 Prozent aller Personaler die Möglichkeit, wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit ihrer HR-Prozesse zu gewinnen.

Der Fokus bei der Nutzung von Messgrößen liegt hauptsächlich darauf, die Leistung zu bewerten und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Die Erfassung und Auswertung solcher KPIs bildet dabei die Grundlage. Hier kommen „HR-Reporting“ und „HR-Analytics“ ins Spiel – zwei Schlüsselbegriffe, mit denen sich Personalverantwortliche intensiv auseinandersetzen sollten. Es ist wichtig zu verstehen, dass obwohl diese Begriffe auf ähnlichen Grundlagen beruhen, sie sich in ihren Zielen, Methoden zur Datengewinnung und Ergebnissen unterscheiden.

3D-Illustration: Technologie und digitale Datenfluss.

HR-Berichterstattung – effizientes Sammeln und Analysieren von Daten

Die Kernfunktion von HR-Reporting liegt in der strukturierten Erfassung und Präsentation aktueller HR-Daten. Dies beinhaltet die regelmäßige Erstellung standardisierter Berichte, die eine Vielzahl von Kennzahlen und Metriken enthalten, um die laufenden Aktivitäten der Personalabteilung darzustellen.

Im Grunde genommen besteht das Ziel von HR-Reporting darin, einen klaren Überblick über die aktuelle Leistung der Personalabteilung zu bieten. Gängige HR-Berichte könnten beispielsweise monatliche Auswertungen zur Performance von Rekrutierungskanälen, dem Personalbestand, der Fluktuation, Neueinstellungen und Austritte sowie zur Einhaltung von Schulungszielen umfassen. Dabei ist es empfehlenswert, dass diese Daten auf einer Plattform zentralisiert und objektiv erhoben werden.

Eine Lösung für klare Einblicke

Moderne Recruiting-Tools wie der One-Click-Recruiter von Jobcluster sind perfekt geeignet, um einen umfassenden Überblick über alle relevanten HR-Kennzahlen zu erhalten. Diese Tools bieten HR-Verantwortlichen die Möglichkeit, aktuelle Trends zu erkennen, Engpässe zu identifizieren und sofortige Maßnahmen zu ergreifen. HR-Reporting fungiert daher als retrospektives Instrument, das auf vergangenen und aktuellen Daten basiert.

HR-Analytics - datenbasierte Entscheidungsfindung in der Personalplanung

Statistik-Diagramm für Produktmanager Jobanzeigen Performance.

Im Fokus der HR-Analytics steht die Nutzung von Big Data – das sind umfangreiche und komplexe Datenquellen (wie beispielsweise Data Lakes). Diese Quellen beinhalten eine Vielzahl von Informationen, beginnend bei Leistungskennzahlen aus Stellenanzeigen bis hin zu Mitarbeiterleistungsdaten, externen Markttrends und Kenntnissen über sozioökonomische Faktoren. Durch die Integration verschiedener Datenquellen können moderne Personalanalytik-Tools (zum Beispiel Performance Analytics) eine umfassendere Analyse zustande bringen, die die traditionelle HR-Berichterstattung übertrifft.

Die Ziele von Personalanalytik sind breit gefächert: Neben der Prognose von Personalbedarfen und der Optimierung von Rekrutierungsprozessen zielt sie auch darauf ab, strategische Empfehlungen für das Top-Management bereitzustellen. Beispielsweise können moderne Personalanalytik-Tools Kennzahlen wie den Kosten pro Bewerbung liefern, um den Entscheidungsträgern zu zeigen, welche Recruitingkanäle für ihre Personalbeschaffung relevant sind. Diese Daten lassen sich nach verschiedenen Kriterien wie Stellenprofilen, Regionen und Standorten gruppieren und filtern.

Die Daten als entscheidender Faktor

Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen aus der Personalanalyse können Unternehmen kosteneffiziente Mediapläne für ihre langfristige Personalbeschaffung entwickeln. Diese Empfehlungen beruhen im Allgemeinen auf datenbasierten Erkenntnissen und können dazu beitragen, die Gesamtleistung von Organisationen zu verbessern.

HR-Reporting und HR-Analytics gegenübergestellt

Farbcodierte Vergleichstabellen zu Publikationskosten

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass HR-Reporting darauf abzielt, systematisch aktuelle HR-Daten zu sammeln und zu präsentieren, um einen Einblick in die aktuelle Leistung der Personalabteilung zu geben. Im Gegensatz dazu ermöglicht HR-Analytics eine umfassende Analyse von Big Data und komplexen Datenquellen, um strategische Empfehlungen für das Top-Management zu liefern und die Gesamtleistung von Organisationen zu verbessern. Dabei baut HR-Analytics oft auf den Grundlagen des HR-Reporting auf.

Synthese zwischen HR-Reporting und HR-Analytics – sich ergänzende Werkzeuge

Die regelmäßige Erfassung und Berichterstattung von HR-Daten durch HR-Reporting dient als Grundlage für fortgeschrittenere Analysen durch HR-Analytics. Die beiden Ansätze sind daher nicht als Alternative, sondern als sich ergänzende Werkzeuge zur Optimierung der Personalmanagement zu betrachten.

Eine Kombination der beiden Ansätze als Schlüssel zum Erfolg

In einer Zeit, in der datenbasierte Entscheidungen zunehmend an Bedeutung gewinnen, wird die Kombination von HR-Reporting und HR-Analytics zu einem Schlüsselfaktor für den Erfolg von Organisationen. Während HR-Reporting den aktuellen Stand in der Personalabteilung darstellt, ermöglicht HR-Analytics einen Blick in die Zukunft, um fundierte und strategische Entscheidungen zu treffen.

Die Gamechanger hierbei sind moderne Recruiting- und Analysetools z. B. Performance Analytics, welche den Personalern, die die relevanten HR-Kennzahlen zur Verfügung stellen. So können HR-Verantwortliche datenbasierte Entscheidungen treffen, welche ihnen ein Vorteil vor der Konkurrenz verschafft.

Worauf muss man bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software achten?

All-in-one-Lösung vs. Spezialisierte Lösungen, Cloud oder Server?

Zunächst ist es wichtig zu überlegen, ob man sich für eine spezialisierte Lösung entscheidet, die ausschließlich für das Recruiting entwickelt wurde, oder ob man einen umfassenden Anbieter bevorzugt, der verschiedene HR-Softwaremodule anbietet, wobei das Bewerbermanagement nur eins davon ist.

Eine spezialisierte, stand-alone Lösung ist in der Regel

  • schnell,
  • einfach zu installieren
  • und kostengünstig.


Im Gegensatz dazu bietet ein umfassender Anbieter den Vorteil, dass keine Schwierigkeiten bei der Integration auftreten und Bewerberdaten automatisch in anderen Modulen wie der Personalentwicklung genutzt werden können. Außerdem können bei Bedarf im Laufe der Zeit weitere Module einfach aktiviert werden. Darüber hinaus ist zu entscheiden, ob man Cloud- oder server-basiert arbeiten möchte. Aktuell bevorzugen Unternehmen vermehrt Cloud-basierte Lösungen statt traditioneller Software, die lokal auf den eigenen Servern installiert wird. Dies ermöglicht einen einfacheren und flexibleren Bewerbungsprozess, ohne dass Bewerber sich auf Karriereseiten anmelden oder registrieren müssen. Letzteres findet auf dem Markt ohnehin kaum noch Anwendung.

Insider-Tipps für Unternehmen.
Hier sind einige Empfehlungen für Unternehmen, die eine moderne Recruiting-Software suchen:

  1. Benutzerfreundliche Schnittstelle und effiziente Stellenverwaltung: Die Software sollte eine leicht verständliche, intuitive Benutzeroberfläche bieten, damit auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen neben dem HR-Team damit arbeiten können.
  2. Interne Kommunikation: Alle Kommunikationsvorgänge sollten im Bewerbermanagement-System gespeichert werden können.
  3. Rollen- und Rechteverwaltung: Es sollte möglich sein, Berechtigungen und andere Einstellungen individuell anzupassen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Bewerberdaten haben.
  4. Integration: Die nahtlose Integration der Bewerbermanagement-Software in andere Systeme wie Gehaltsabrechnungssoftware oder Outlook ist wichtig.
  5. Anpassbare Workflows: Die Workflows sollten einfach und schnell veränderbar sein, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
  6. Prozessautomatisierung: Routinetätigkeiten wie der automatisierte Versand von Vorlagen für Eingangsbestätigungen, Absagen oder die Einhaltung von Löschfristen sollten automatisiert werden können.
  7. Karriereseite sollte suchmaschinenoptimiert sein: Eine optimierte Karriereseite erleichtert es potenziellen Bewerbern, offene Stellen zu finden, da viele Kandidaten Suchmaschinen wie Google zur Jobsuche nutzen.
  8. Mehrsprachigkeit: Die Software sollte mehrere Sprachen unterstützen und idealerweise ein Tool zur automatischen Übersetzung bereitstellen.
  9. HR-Reporting und HR-Analytics: Die Bedeutung von Kennzahlen in Personalabteilungen nimmt stetig zu. Insbesondere KPIs, der Aufschluss über die Kosten im Recruiting geben, sind von unschätzbarem Wert für die Einschätzung der Effektivität.
  10. Corporate Identity: Die Software sollte die Corporate Identity des Unternehmens unterstützen, indem sie beispielsweise die entsprechenden Markenrichtlinien bei der Anzeigengestaltung berücksichtigt.
  11. Kundensupport: Es ist wichtig, auf die Serviceleistungen und Servicezeiten des Anbieters zu achten, um bei Bedarf Unterstützung zu erhalten.
  12. Datenschutz und Zertifizierungen: Die Software sollte den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen und das Rechenzentrum sowie den Firmensitz entweder in Deutschland oder zumindest in einem EU-Land haben, idealerweise mit entsprechenden Zertifizierungen.

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