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Seit September 2022 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Dieses System muss gewährleisten, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeitenden dokumentiert werden können.
In diesem Artikel beleuchten wir die Hintergründe und die geltenden Pflichten zur Zeiterfassung im Detail. Darüber hinaus stellen wir eine praxisnahe Checkliste für Unternehmen bereit, mit der Sie überprüfen können, ob Sie die Anforderungen zur Zeiterfassungspflicht bereits erfüllen.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Beschäftigte die Zeiterfassungspflicht positiv bewerten – vor allem, weil Überstunden nun besser nachvollziehbar und ausgeglichen werden können.
Gleichzeitig setzen zahlreiche Unternehmen noch auf manuelle oder veraltete Lösungen. Digitale Systeme bieten jedoch nicht nur Vorteile bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch klare Mehrwerte in den Bereichen Planung, Transparenz und Fairness.
Die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten wurde durch das EuGH-Urteil von 2019 in den Fokus gerückt. Dieses Urteil unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verlässlich zu dokumentieren.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2022 klargestellt, dass bereits nach geltendem Recht eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht. Diese ergibt sich aus § 3 des Arbeitsschutzgesetzes in Auslegung des EuGH-Urteils. §3 ist im Sinne des EuGH-Urteils so auszulegen, dass zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes ein objektives Zeiterfassungssystem erforderlich ist.
Zeiterfassung sollte in Unternehmen nicht nur als bloße Pflichterfüllung betrachtet werden. Vielmehr ist sie ein wertvolles strategisches Instrument, das zahlreiche Vorteile bietet. Das Ziel ist es, mehr Transparenz, Planbarkeit und Fairness zu schaffen.
Vorteile der Zeiterfassung:
Durch die gezielte Anwendung von Zeiterfassung können Unternehmen ihre HR-Prozesse verbessern.
Digitale Lösungen ermöglichen es, Arbeitszeiten präzise und effizient zu erfassen und nahtlos in bestehende Systeme für Zeitwirtschaft und Personalplanung zu integrieren. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern unterstützt auch nachhaltig die Entscheidungsprozesse im HR-Bereich.
Trotz aller Vorteile kann die praktische Umsetzung auf verschiedene Herausforderungen stoßen:
Mögliche Lösungen:
Seit wann besteht diese Verpflichtung?
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 sind Unternehmen dazu verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Obwohl die genaue Umsetzung im Arbeitszeitgesetz noch aussteht, müssen Unternehmen bereits jetzt ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit bereitstellen. Es gibt keine Wahlfreiheit mehr, ob man die Zeiterfassung einführt, sondern nur noch, wie man sie organisiert.
Aktuell wird ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes konkretisiert, der etwa die Pflicht zur elektronischen Dokumentation ab der ersten Minute und den spätesten Zeitpunkt der Erfassung festlegt. Die gesetzliche Verabschiedung steht zwar noch aus, ändert jedoch nichts an der bestehenden Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung.
Worauf bezogen sich die Übergangsfristen?
Die Übergangsfristen beziehen sich ausschließlich auf die Art der Zeiterfassung!
Gemäß dem aktuellen Gesetzesentwurf hätten Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten bis 2026 Zeit, um ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten hätten sogar bis 2027 Zeit.
Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja, auch Mitarbeitende, die in Vertrauensarbeitszeitmodellen tätig sind, müssen die Arbeitszeit erfassen.
Vertrauensarbeitszeit setzt zwar auf Eigenverantwortung, doch die gesetzliche Pflicht, die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren, bleibt bestehen.
Was, wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nicht korrekt protokollieren?
Obwohl Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, obliegt es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten korrekt und vollständig zu dokumentieren.
Wiederholte Versäumnisse, fehlerhafte Einträge oder bewusste Manipulationen können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, bis hin zu einer Abmahnung oder sogar Kündigung bei schwerwiegendem Fehlverhalten. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die Mitarbeiter im Vorfeld transparent über die rechtliche Verpflichtung und die Handhabung der Zeiterfassung informieren. Besonders bei der Einführung digitaler Systeme sollten Schulungen, klare Anleitungen und ein Ansprechpartner im Unternehmen bereitgestellt werden.
Eine etablierte Zeiterfassungskultur mit verbindlichen Prozessen und regelmäßigen Erinnerungen hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und rechtlichen Risiken vorzubeugen.
Welche Formen der Zeiterfassung sind (aktuell) zugelassen?
Unternehmen können derzeit frei wählen, welches Zeiterfassungssystem sie nutzen – vorausgesetzt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden nachvollziehbar dokumentiert.
Es gelten folgende Optionen:
Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung müssen vor allem eines gewährleisten: Sie müssen rechtssicher, nachvollziehbar und praxistauglich sein.
Die folgenden Anforderungen sind dabei von entscheidender Bedeutung:
Wir empfehlen zusätzlich folgende Aspekte zu berücksichtigen:
Die bloße Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht ausreichend. Unternehmen müssen diese Daten zudem ordnungsgemäß archivieren, vor Manipulation schützen und bei Bedarf bereitstellen.
Die Dokumentation muss so erfolgen, dass die Zeiten im Streitfall oder bei einer behördlichen Prüfung nachvollziehbar sind. Abhängig vom Arbeitszeitmodell – sei es Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit oder Schichtbetrieb – ist es erforderlich, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten zu überwachen.
In der Praxis empfiehlt sich eine regelmäßige Auswertung durch Führungskräfte oder die Personalabteilung, um Risiken wie Überlastung oder Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung sind oft komplex, doch die technische Umsetzung muss nicht kompliziert sein.
Die Peras HR-Suite bietet eine Zeiterfassungssoftware, die nicht nur rechtssicher, sondern auch intuitiv und flexibel ist. Egal, ob es um mobile Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne oder Vertrauensarbeitszeit geht – die Lösung ermöglicht eine präzise Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und -dauer. Sie lässt sich problemlos in bestehende Prozesse integrieren und hilft dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Dank Self-Service-Funktionen, automatisierter Benachrichtigungen und einer transparenten Datenbasis wird die Zeiterfassung zu einem echten Mehrwert für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende – und nicht nur zu einer Pflichtübung.
Weitere Informationen zu Peras GmbH
Originalartikel: https://peras.de/hr-blog/detail/pflicht-zur-zeiterfassung-praktische-bedeutung-fuer-unternehmen
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