Die Entgeltabrechnung ist ein zentrales Thema eines jeden Unternehmens. Hierzu die perfekt zum Unternehmen passende Gehaltsabrechnungssoftware zu finden, ist essenziell.
Die Ausgangslage
Entgeltabrechnungssysteme und deren Einbindung in die Softwarelandschaft eines Unternehmens gehören zum Standard. Und trotzdem gibt es unterschiedlichste Gründe, das System zu wechseln. „Einer der häufigsten Gründe sind veraltete Entgeltsysteme, die den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr entsprechen können“, sagt Raphaele Rose, Corporate Lead Sales & Marketing von der auf HR-Solutions & Services spezialisierten VEDA GmbH. So seien zum Beispiel die in der Vergangenheit immer umfangreicher werdenden Meldevorgaben der Sozialversicherung ein Knackpunkt gewesen, das System zu wechseln. Auch eine verminderte Performance der Entgeltsysteme aufgrund wachsender Mitarbeiterzahlen, komplexere Abrechnungsstrukturen oder spezielle Anforderungen an das Reporting sowie fehlende API-Anbindungen an andere Systeme würden zu einem Wechsel führen, führt Frau Rose weiter aus. Zudem können Fehler in den Abrechnungen oder steigende Kosten für das im Einsatz befindliche System Gründe für den Wechsel sein. Oder, wie es Stefan Post, Geschäftsführer des ebenfalls auf HR-Software spezialisierten Unternehmens SP_Data GmbH & Co. KG, sagt: „Wir befinden uns im stetigen Wandel. Ein Unternehmen verändert sich und es ergeben sich fortlaufend optimierte Prozesse. Durch neue Anforderungen und den Wunsch nach mehr Effizienz werden bestehende Systeme hinterfragt.“
Auf was ist bei der Suche nach einer passenden Gehaltsabrechnung zu achten?
„Ein erst mal banal klingender Punkt, der letztlich aber entscheidend ist, ist die Frage: Gefällt mir das System, die Oberfläche?“, sagt Claus Nielsen, Betreiber des Softwarevergleichsportals HRNeeds. Hinzu komme die ebenfalls rein subjektive Einschätzung: Kann ich mit dem System arbeiten, ist es nach meinen Vorstellungen aufgebaut? Ergänzend sei zu klären, ob das System sämtliche Bedarfe abbilde und ob die Lösung an andere Softwaresysteme andockbar sei. Denn, so Stefan Post von SP_Data: „Jeder Bereich beziehungsweise jede Abteilung im Unternehmen soll die passende Lösung für ihre Bedarfe erhalten. Mit Schnittstellen können Daten in angrenzende Systeme weitergegeben werden. All-in-one-Lösungen sind oft mit Kompromissen für die einzelnen Themenbereiche verbunden.“
Die Frage danach, ob es sich um ein offenes oder geschlossenes System handelt, sollte somit in jedem Fall im Vorfeld beantwortet werden. Gerade dann, wenn die Entgeltabrechnung mit der Zeiterfassung, einer Berechtigungssteuerung oder anderen, externen Abrechnungssystemen sowie anderen HR-Software-Tools verbunden werden soll.
Ebenfalls zu klären ist die Frage nach dem Ort der Datenspeicherung- und -verarbeitung. Der Trend geht laut Raphaele Rose von VEDA zu HR Cloud Solutions & Services, also einem Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei wird der gesamte Geschäftsprozess der Entgeltabrechnung ausgelagert. Immerhin würde eine eigene Infrastruktur erhöhte Kosten und einen höheren Personalaufwand bedeuten. Claus Nielsen weiß aber auch, dass es Unternehmen gibt, die die eigenen Daten bei sich behalten wollen. Oder die eine Art Zwischenlösung suchen: Die Daten liegen in der Cloud, werden aber von den eigenen Mitarbeitern bearbeitet.
Die Vorteile einer auf die Bedarfe ausgerichteten Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist ein Bereich, der laut Stefan Post oft unterschätzt wird – zumindest von Fachfremden: „Es besteht die Annahme, dass die Software mit ein paar Klicks aus dem Brutto das Netto errechnet. Mehr als ein bis zwei Tage Arbeit im Monat sei es nicht, so eine weitverbreitete Einschätzung von Außenstehenden.“ Doch die Realität sieht anders aus: Beispielsweise müssen Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge beachtet und auf Veränderungen reagiert werden. Genauso sieht es Raphaele Rose: „Die tägliche Leistung, der Flut von permanenten Änderungen im Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht zu begegnen und umzusetzen, gehört zur Meisterklasse, und erfordert Expertenwissen und Fachkräfte, die immer schwieriger zu finden sind.“
Eine digitale Payroll kann hier effizient unterstützen und den Umgang mit den Themenkomplex Lohn und Gehalt erleichtern. „Läuft die Lösung performant, schnell und zuverlässig, dann kann das Human Ressource Management auf eine zufriedene Belegschaft blicken und eigene zusätzliche Services wie zum Beispiel die Bereitstellung von Entgeltabrechnungen und Meldebescheinigungen im Mitarbeiterportal ausbauen“, sagt Raphaele Rose. Die Bedeutung vorhandener Schnittstellen zu Drittsystemen wird anhand dieser Aussage nochmals besonders hervorgehoben.
Deutlich wird außerdem, dass die Wirkung sogenannter Employee Self Services (ESS) nicht unterschätzt werden sollte. Da Mitarbeiter ihre Stammdaten über personalisierte Zugänge selbst pflegen können, wird die Personalabteilung aufgrund der Abnahme zahlreicher Standardaufgaben entlastet.
In Bezug auf die Entgeltabrechnung nennt auch Stefan Post die Reduzierung des manuellen Aufwands sowie Zeitersparnis als weitere Vorteile. Und ergänzt: „Nützliche Hinweise auf Gesetzesänderungen und laufende Updates halten die Entgeltabrechner auf dem neuesten Stand. Dazu kommt, dass in Zeiten von Homeoffice digitale Software-Lösungen weiter an Bedeutung gewonnen haben.“
Gespiegelt werden diese Aussagen durch die im Jahr 2020 gemeinsam vom Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sowie der forcont business technology gmbh herausgebrachte „HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit“. In der gaben 44 Prozent der befragten Unternehmen an, die Personalentlohnung bereits automatisiert zu haben. 37 Prozent würden diesen Schritt planen. Gefragt nach den mit der Digitalisierung einhergehenden Zielen nennen 75 Prozent eine Steigerung der Prozessqualität, 66 Prozent eine Kostensenkung der Personalprozesse sowie 62 Prozent die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Was kann HRNeeds tun, um die exakt passende Gehaltsabrechnung zur finden?
Der Markt für digitale Tools ist unübersichtlich und intransparent. Da ist es schwierig, die exakt auf die eigenen Bedarfe zugeschnittene Entgeltabrechnung zu finden, damit die aufgezählten Vorteile tatsächlich eintreten. Hierbei ist das Softwarevergleichsportal HRNeeds ein kompetenter und verlässlicher Partner. HRNeeds gleicht unternehmensspezifische Anforderungen mit über 60 Softwarelösungen ab und erstellt seinen Kunden eine Anbieterliste. Mit einem eigens entwickelten Fragenkatalog werden passgenaue Softwarelösungen anhand der individuellen Kundenanforderungen identifiziert. In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird schließlich sichergestellt, dass alle Belange besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind. Denn: „Auch wenn es den Anschein macht, eine Lösung könnte passen, liegen Probleme oft im Detail“, wie HRNeeds-Betreiber Claus Nielsen weiß. Sind alle Fragen geklärt, erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Entgeltabrechnungssysteme mit einer detaillierten Zusammenfassung sowie den jeweiligen Vor- und Nachteilen der empfohlenen Lösungen – inklusive vorhandener Schnittstellen zu bereits im Einsatz befindlicher Software. Über diesen Prozess kommen Suchende schnell in die Entscheidungsfindung und umgehen den ansonsten notwendigen und zeitaufwendigen Rechercheaufwand.
Auf diesem Weg ist es jedem Unternehmen möglich, die eigenen Personaler bei der Bearbeitung ihrer komplexen Aufgaben im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer digitalen Lösung bestmöglich zu unterstützen.
Auf was kommt es bei der Implementierung einer Entgeltabrechnung an?
„Schon im Auswahlprozess sollten wichtige Stakeholder mit einbezogen werden. Das führt zu mehr Akzeptanz bei den Beteiligten, weil verschiedene Perspektiven und Anforderungen berücksichtigt werden“, erklärt Stefan Post von SP_Data. Dazu würden unter anderem die IT-Abteilung, die Geschäftsführung, der Betriebsrat und die zukünftigen Anwender gehören. „Ein Projektleiter sollte als zentraler Ansprechpartner und Koordinator die Kommunikation zwischen den Stakeholdern und dem Softwarehersteller übernehmen“, fügt Post hinzu. Und es brauche ein Projektmanagement mit der richtigen Einführungsstrategie.
Doch wie könnte eine solche aussehen? Raphaele Rose von VEDA wird konkret: „An erster Stelle steht ein gutes Projektmanagement, das den Übergang aus dem Altsystem in die neue Entgeltlösung mit allen Facetten erfasst und das Projektteam als auch die Verantwortlichkeiten klar definiert, zeitlich einordnet und gegebenenfalls Verzögerungen und offene Aufgabenstellungen zeitnah managt.“ Ebenso gelte es, die Themen Zeit und Ressourcen im Vorfeld zu betrachten.
Und den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung und Implementierung abzupassen. Raphaele Rose nennt zudem folgende Fragen, die sich Unternehmen beantworten müssten:
- Wie sieht die Planung und Parallelpflege bzgl. der Testläufe aus?
- Kann der Dienstleister hier unterstützen?
- Wann sollten Trainings eingeplant werden?
- Ergo: Kann das HR-Team genügend Kapazitäten für Test- und Echtlauf bereitstellen?
- Wie lautet der Plan B, wenn Ressourcen kurzfristig ausfallen?
Die Implementierung einer Entgeltabrechnung ist damit nicht abgeschlossen. Zu klären ist des Weiteren, in welchem Format die Daten vom Alt- ins Neusystem übertragen werden – sowohl Stamm- als auch Lohnkontodaten. Raphaele Rose weiß: „Datenübernahmen gelingen immer dann performant, wenn die jeweiligen Systeme qualitativ gute Daten liefern und aufnehmen können. Das gilt es auf jeden Fall zu prüfen, um den manuellen Aufwand, der zwangsläufig mit einer Implementierung verbunden ist, zu minimieren.“ In diesem Zusammenhang sei auch auf die Datenstrukturen zu achten, die in den jeweiligen HR-Lösungen genutzt werden.
Die Software-Unternehmen lassen ihre Kunden während des Implementierungsprozesses in der Regel nicht alleine. VEDA steht seinen Kunden bei jedem der Schritte beratend und programmierend zur Seite. Genauso bei der Echtlaufbegleitung. Und kann auf Wunsch sogar den gesamten Einführungsprozess managen und übernehmen.
Ebenso begleitet SP_Data Unternehmen während der Softwareeinführung sehr eng. „Erst nach Installation und Konfiguration des Systems, Migration der vorhandenen Daten, Schulungen und Testläufen wird das Projekt gemeinsam abgeschlossen“, sagt Stefan Post. Ein genauer Maßnahmenplan und eine Testphase seien bei der Implementierung einer neuen Software Pflicht.
Läuft alles und sind die Testphasen erfolgreich abgeschlossen, kann die Software abgenommen werden. Und Sie haben ein Schritt hin zu einer digitalisierten Personalabteilung getätigt.