Clockodo GmbH

Anbieterbeschreibung

Seit 2011 entwickelt und vertreibt die Clockodo GmbH die gleichnamige Arbeits- und Projektzeiterfassung. Wir entwickeln Cloud-Software, die kleinen und mittleren europäischen Unternehmen hilft, ihre Zeiterfassung zu digitalisieren – damit sie ihren Kopf für die wichtigen Dinge frei haben.

• Zeit ist unser wertvollstes Gut: Clockodo begleitet Unternehmen und Menschen dabei, ihre Zeit Tag für Tag bewusster und lohnender zu gestalten. Seit 2011 entwickeln und vertreiben wir die Arbeits- und Projektzeiterfassung, mit deren Hilfe wir einen Teil zur Digitalisierung in kleinen und mittleren europäischen Unternehmen beitragen, um ihre Ressourcen effizienter zu nutzen.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Die Kombination aus Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten erleichtert den Verwaltungsaufwand und bereitet relevante Daten übersichtlich auf. Clockodo unterstützt täglich über 7.000 Unternehmen dabei, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren.
• Aus Europa für Europa: Clockodo bietet Ihnen Unterstützung zur Rechtssicherheit und direkten, persönlichen Service ohne Zeitverschiebung.

Mit Clockodo nutzen Sie Ihre Zeit effizient

• Umfassende Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten sowie individuelle Auswertungen.
• Digitale Stempeluhr: Starten Sie den Arbeitstag, erfassen Sie Pausen und beenden Sie den Arbeitstag mit der Clockodo-App.
• Individuelle Berichte: Erhalten Sie Einblicke in Projektzeiten, Kunden, Mitarbeiter und Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung.
• Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter: Überwachen Sie Stundenkonten, Überstunden, Urlaubszeiten und Krankheitstage

Fundamentaldaten

• Entwicklung und Vertrieb der Arbeits- und Projektzeiterfassung seit 2011
• 20 Mitarbeiter an zwei deutschen Standorten
• Über 7.000 Kunden, vorwiegend im DACH-Raum
• 100 Millionen erfasste Stunden

Softwarelösung

Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten schnell und einfach online erfassen – mit wenigen Klicks und DSGVO-konform in der Clockodo-Zeiterfassung. Die sekundengenaue Erfassung nimmt alle Zeiten zuverlässig auf, erstellt übersichtliche Berichte und schenkt Freiraum für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

In der Arbeitszeiterfassung hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Stundenkonto, das Plus- und Minusstunden sowie Abwesenheiten festhält. Persönliche Soll-Stunden, Urlaubstage und einstellbare Feiertage machen das Tool zu einer individuellen Zeiterfassungs-Software, die zu jedem Arbeitszeitmodell passt und die gesetzlichen Anforderungen einhält.

Um die Abrechnung von Projekten, Kunden und Leistungen kümmert sich die umfangreiche Projektzeiterfassung. Zeiten werden sauber einzelnen Leistungen für ein Projekt zugeordnet. Clockodo erstellt daraus automatisch Berichte, für einen Überblick über die eigene Arbeit. Der Baukasten für Berichte ermöglicht mit Filtern und Gruppierungen passgenaue Auswertungen für Intern und Extern. Stundensätze, Pauschalen und Projektbudgets zeigen die finanzielle Auslastung an.

Clockodo bietet fertige Schnittstellen zu Rechnungs- und Lohnprogrammen, über die ganz einfach Entwürfe für Rechnungen und Löhne erstellt werden.

Im Management für Abwesenheiten stellen Mitarbeiter Anträge auf Urlaub, Krankheit, Home-Office und mehr. Zugewiesene Manager genehmigen die Abwesenheit und alle Beteiligten sehen im Kalender, wer wann nicht da ist.

Behalten Sie mit Clockodo Ihr wertvollstes Gut, Ihre Zeit, im Blick.

Erfassung für Arbeits- und Projektzeiten

• Mit wenigen Klicks Arbeitszeiten und Projektzeiten aufzeichnen: Clockodo erfasst die Zeiten Ihrer Mitarbeiter sekundengenau und erstellt automatisch Projektberichte.
• Testen Sie die Zeiterfassung zwei Wochen lang unverbindlich direkt im Unternehmen mit allen Mitarbeitern oder allein.

Die Vorteile des Zeiterfassungssystems Clockodo auf einen Blick

Lassen Sie sich Arbeit abnehmen und erhalten wertvolle Daten für Ihr Unternehmen!

• Sekundengenaue, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
• Am PC, per Terminal oder mobil per Zeiterfassungs-App stempeln
• Stundenkonten mit persönlichen Soll-Zeiten und Überstunden
• Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit
• Speicherung aller Daten in Deutschland auf zertifizierten Servern

Vorteile für Projektzeiten

Erfassen und optimieren Sie tagtäglich Ihre Zeit.

• Projektzeiterfassung für Kunden und Leistungen
• Budgets, Stundensätze und Pauschalen hinterlegen
• Übersichtliche Berichte auswerten
• Produktive und unproduktive Zeiten analysieren
• Export per PDF und CSV aus der Zeiterfassung
• Verbindungen zu Rechnungsanwendungen

Arbeits- und Projektzeiterfassung

• Nutzen Sie die Arbeitszeiterfassung mit Stundenkonten, Überstunden und Abwesenheiten oder verfolgen Sie zusätzlich Ihre Kunden, Projekte und Leistungen. In beiden Fällen fließen die Zeiteinträge automatisch in die Berichte
• Die Zeiterfassung funktioniert webbasiert in der Cloud und eignet sich für jede Branche, für Freiberufler, Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen
• Wir entwickeln das Zeiterfassungssystem ständig weiter, damit Sie Ihre wichtigen Daten sammeln und Ihr Unternehmen verbessern können
• Vereinfachen Sie jetzt Ihren Arbeitsalltag mit digitaler Zeiterfassung!

Die elektronische Zeiterfassung für die Arbeitszeit

• Das Aufzeichnen der Arbeits- und Pausenzeiten erledigen alle Nutzer über die App, die Web-Oberfläche oder per Terminal der digitalen Zeiterfassung
• Mit der Stoppuhrfunktion erfassen sie die Zeiten live oder führen die Personalzeiterfassung manuell durch
• Alle Zeiteinträge sind im Nachhinein bearbeitbar, wenn Sie dies erlauben
• In Clockodo haben Sie die Möglichkeit, jedem Ihrer Angestellten unterschiedliche Soll-Stunden zu hinterlegen
• Das Zeiterfassungssystem ermöglicht auch verschiedene Urlaubstage, Feiertage und Pausenzeiten

Eine Zeiterfassung für alle Mitarbeiter

• Die elektronische Zeiterfassung führt eine Berechnung aller gebuchten Arbeitsstunden im digitalen Stundenzettel durch und vergleicht sie mit den vorgegebenen Zeiten
• So ergeben sich aus Arbeitsbeginn und -ende die Plus- und Minusstunden des jeweiligen Mitarbeiters
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit lassen sich damit realisieren
• Den Gesamtstand des Arbeitszeitkontos sehen Sie und Ihr Angestellter im Stundenkonto
• In der Detailansicht finden Sie alle relevanten Infos für die Personalabteilung: Überstunden, Pausen, Zuschläge, Urlaub pro Tag, Woche, Monat und Jahr

Abwesenheiten und Urlaubskalender

• Die Urlaubsverwaltung ist in Clockodo integriert
• Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau und mehr beantragen die Beschäftigten direkt in der Zeiterfassung
• Eingetragene Zuständige erhalten eine E-Mail und genehmigen den Antrag direkt in der Zeiterfassungssoftware oder lehnen ihn ab

Übersichtliche Lösung zur Urlaubsverwaltung

• Im Abwesenheitskalender und der Plantafel im Querformat treffen die Fehlzeiten aller Arbeitnehmer für die Personalzeiterfassung zusammen
• Hier sehen Vorgesetzte und wahlweise die Kollegen, wer wann abwesend ist, filterbar auf Mitarbeiter
• Mithilfe der Urlaubstage planen Sie die Auslastung im Unternehmen
• Alle Daten der digitalen Zeiterfassung eignen sich für die Entgeltabrechnung in der Lohnbuchhaltung und ihre Weiterbearbeitung

Die Zeiterfassung für Ihr Unternehmen

• Arbeitszeiterfassung ist nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus September 2022 Pflicht
• Danach hat jeder Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter aufzunehmen
• Das Urteil folgte dem Beispiel des Urteils vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) aus 2019
• Clockodo unterstützt Sie dabei, alle Zeiten, Pausen und Überstunden der Beschäftigten lückenlos mit der Stempeluhr zu stoppen
• Die Einträge fließen in persönliche Stundenkonten zur Auswertung und Planung
• Die digitale Stechuhr braucht keine Wartung, ist leicht einzurichten und lässt sich ohne Zeitaufwand intuitiv bedienen

Arbeitszeitgesetz, Home-Office und mehr

• BAG- und EuGH-Urteil bestimmen die Pflicht zur Zeiterfassung
• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt nach wie vor mit Regelungen zu maximalen Stunden, Pausen und Ausgleich von Mehrarbeit
• Mit einer digitalen Zeiterfassung wie Clockodo bekommen Sie digitale Hilfsmittel an die Hand, damit alle Mitarbeiter das Gesetz mit den Höchstgrenzen für Arbeitszeit einhalten können
• Auch im Home-Office ist mit einer Cloud-Lösung alles abgedeckt
• Die Mitarbeiter stempeln Beginn und Ende mit den Apps für PC und Smartphone, die die Zeit von überall aufnehmen
• So sind die Mitarbeiter in der Lage, Arbeit und Freizeit auch zu Hause zu trennen

Die elektronische Zeiterfassung und das Arbeitsrecht

• Die gesetzlichen Vorgaben für Arbeits- und Pausenzeiten aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind digital in Clockodo hinterlegt
• Nutzen Sie als verantwortlicher Arbeitgeber diese als Hilfestellung für die Einhaltung der Arbeitszeit- und Pausenregeln
• Sie können beispielsweise die Pause automatisch abziehen lassen, sodass Ihre Mitarbeiter sich daran gewöhnen, diese wirklich zu erfassen und gesetzeskonform einzuhalten
• So unterstützt Sie die Zeiterfassung auch im Bereich Arbeitsrecht!

Vorgaben zur Arbeitszeit anpassen

• Verstößt ein Angestellter gegen eine Regel, erscheint – für Chef und Mitarbeiter ersichtlich – in seinem digitalen Stundenzettel ein Ausrufezeichen am betreffenden Tag
• Für Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen bietet Clockodo die Möglichkeit, die vorgegebenen Regeln anzupassen
• Der Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung lohnt sich für jeden Arbeitsplatz und passt sich an Ihr Unternehmen an
• Entscheiden Sie sich dazu, Ihre Aufzeichnungspflicht zu erleichtern!

Von Zeiterfassung profitieren

• Durch eine digitale Arbeitszeiterfassung ist es nicht mehr notwendig, jeden Monat sämtliche Arbeitszeiten zusammenzurechnen
• Eine elektronische Zeiterfassung macht das automatisch und ununterbrochen
• Sie berücksichtigt Urlaub und erspart Ihnen eine Menge Zeit, die Sie in wichtige Arbeiten stecken
• Die Daten liegen auf einem deutschen Server und Sie halten automatisch die Aufbewahrungsfristen ein
• Sie schließen außerdem direkt online im System eine DSGVO-konforme AV-Vereinbarung ab

Vorteile für beide Seiten

• Arbeitgeber profitieren von einer elektronischen Zeiterfassung
• Durch die strukturierten Daten haben sie einen Überblick über alle Arbeitszeiten und planen und analysieren die Arbeit des Unternehmens
• Arbeitnehmer wissen dank der digitalen Zeiterfassung genau, wie viele Stunden sie arbeiten, wie viele Plus- und Minusstunden auf ihrem Arbeitszeitkonto sind und ob sie die Ruhezeiten einhalten

Die elektronische Zeiterfassung für Projektzeiten

• Aktivitäten minutengenau aufzeichnen: Das Zeiterfassungsprogramm Clockodo funktioniert sowohl für die reine Arbeitszeiterfassung als auch zur Projektzeiterfassung
• Jeden Zeiteintrag, den Ihre Beschäftigten anlegen, ordnen sie einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung zu
• Diese Stammdaten legen Sie mit wenigen Klicks direkt in der Software an und erfassen sofort Zeit darauf – für eine schnelle Umsetzung auf dem Gerät Ihrer Wahl

Mit Projektberichten Zeit sparen

• Clockodo rechnet automatisch die Zeiten für einzelne Projekte zusammen
• In vorgefertigten Projektberichten bekommen Sie einen Überblick über die Einträge
• Die elektronische Zeiterfassung bietet auch mehr Personalisierung: Im flexiblen Baukasten für Berichte stellen Sie Ihren eigenen Bericht zusammen
• Sortieren Sie Ihre Daten und analysieren Ihre eigene Zeitwirtschaft
• Der Export als Tabelle zur Weiterverarbeitung ist ebenfalls möglich
• Finden Sie mit einer Zeiterfassung heraus, wo Sie Zeit sparen können!

Budget und Stundensätze automatisch verrechnet

• Eine flexible Maske für Stundensätze erlaubt es, verschiedene Sätze für unterschiedliche Konstellationen zu hinterlegen. So setzen Sie nicht nur einen Stundensatz pro Projekt fest, sondern vergeben für unterschiedliche Leistungen andere Summen. Auch Mitarbeiter können Sie direkt im Tool differenzieren
• Für Projekte bestimmen Sie optional ein Budget und mit dem Stundensatz rechnet Clockodo aus, ob Sie noch im vereinbarten Rahmen sind. Die elektronische Zeiterfassung behält für Sie den Überblick und bietet mit einem Klick alle gewünschten Informationen.

Verbindung zu Rechnungsprogrammen

• Fertige Schnittstellen in Clockodo bieten Ihnen die Möglichkeit, die einfache Zeiterfassung direkt mit einer Rechnungsanwendung zu verknüpfen. Importieren Sie die dort bereits angelegten Kunden bequem in die elektronische Zeiterfassung und buchen die Zeit direkt für diese
• Stellen Sie alle abzurechnenden Zeiteinträge zusammen und übergeben diese in Form eines Rechnungsentwurfs in der anderen Software. Clockodo kennzeichnet die übertragenen Einträge als abgerechnet. Durch die Verbindung der elektronischen Zeiterfassung mit der digitalen Rechnungsstellung ersparen Sie sich mehrere Arbeitsschritte.

Rollen und Zugriffsrechte

• Für jeden Arbeitnehmer stellen Sie in der Zeiterfassung individuell ein, welche Zugriffsrechte er auf das System und die einzelnen Projekte hat. Blenden Sie ganze Kunden für einen Mitarbeiter aus und sie erscheinen nicht mehr in der Auswahl für einen Zeiteintrag
• Geben Sie einem Projektleiter für sein Projekt erweiterte Zugriffs- und Berichtsrechte. Nutzer mit Manager-Rechten haben auf viele Clockodo-Einstellungen Zugriff und fungieren als leitende Angestellte. Entlasten Sie Ihre Personalabteilung und machen Clockodo zu Ihrer Zeiterfassungssoftware!

Die passende App zur Digitalisierung

• Die kostenlose App ist Teil Ihres Clockodo-Accounts und eignet sich zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter, die sie auch ohne Internetverbindung offline verwenden können
• Um die Zeiterfassungs-App zu nutzen, installieren Sie die Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet. Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie arbeiten, und tippen die Stoppuhr für den Start an. Schon läuft die Uhr neben der Arbeit mit und die digitale Zeiterfassung synchronisiert alle Arbeitsstunden automatisch
• Wählen Sie ein neues Projekt, wenn Sie die Arbeit wechseln

Flexibel und mobil per App

• In der App finden Sie eine Liste der letzten Zeiteinträge, die Sie bei Bedarf mit einem Tippen fortsetzen
• App und Browser-Anwendung synchronisieren sich automatisch und ständig
• Passgenaue Stundenabrechnung: Starten Sie einen Zeiteintrag am PC und fahren diesen herunter, läuft die Stempeluhr in der App weiter und Sie fahren entspannt zum Kunden, zur Baustelle oder auf eine Konferenz
• Dort stoppen Sie die Uhr nach erledigter Arbeit mit einem einfachen Tippen
• Ob Kleinbetrieb, mittelständische Firma oder Freiberufler – das individuelle und intuitive Zeiterfassungssystem bietet für alle Anforderungen Vorteile. Probieren Sie die elektronische Zeiterfassung aus und profitieren von der Zeitersparnis!

Funktionen

Arbeitszeiterfassung

• Stoppuhr zur Live-Erfassung
• Zeiten nachträglich erfassen
• Persönliche Stundenkonten mit Plus- und Minusstunden
• Individuelle Sollstunden pro Woche oder Monat
• Arbeitszeit- und Pausenvorschriften
• Zuschläge
• Schnittstellen zu Lohnabrechnungstools
• Export der Daten per PDF/CSV

Abwesenheitsverwaltung

• Persönliche Urlaubtstage
• Genehmigungsprozess für Abwesenheiten
• Abwesenheitstypen Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau und mehr
• Längere Abwesenheiten wie Elternzeit oder Sabbatjahr
• Feiertage inklusive Länder-Vorlagen
• Filterbarer Urlaubskalender
• ICS-Kalender-URL in eigene Kalender integrieren
• Export der Daten per PDF/CSV

Projektzeiterfassung

• Zeiten nach Kunde, Projekt und Leistung
• Übersichtliche Projektberichte
• Filterbarer Baukasten für individuelle Berichte
• Stundensätze, Projektbudgets und Pauschalen
• Zugriffsrechte auf Kunden, Projekte, Leistungen, Daten
• Schnittstellen zu Rechnungstools
• Export der Daten per PDF/CSV

Sicherheit

• SaaS
• Serverstandort Deutschland
• ISO-zertifizierte Server
• Single Sign-On
• Rollen/Rechtekonzept

Preismodell

• Vertragslaufzeit pro Monat oder Jahr
• Preismodell je Mitarbeiteranzahl
• Kundenservice per Telefon und E-Mail
• Persönliches Onboarding und Webinare

Technische Informationen

• ISO-zertifizierte Server in Deutschland
• Datenschutzerklärung
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)