Um ein Unternehmen steuern zu können, benötigt man Kennzahlen. Umsatz und Kosten, Gewinn und Verlust – all das ist wichtig. Es gibt aber noch mehr: Die Menschen und die Kompetenzen hinter den aktuellen Bilanzzahlen. Die Potenziale im Unternehmen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem Engagement und ihren Ideen. All die Dinge, die von entscheidender Bedeutung dafür sind, wie die zukünftigen Bilanzen ausfallen.

Aber dies alles kann man leider nicht in Zahlen fassen. Oder etwa doch? Man kann. Mit der Personalbilanz®. Im folgenden Text erläutern wir kurz, was die Personalbilanz ist, wie man sie erstellt, und wie man sie zur Analyse von Entwicklungspotenzial und zur Steuerung der Personal-und Organisationsentwicklungsmaßnahmen einsetzen kann.

Was ist die Personalbilanz?Die Personalbilanz® ist eine Sammlung von Kennzahlen und Daten über die Potenziale und Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie zeigt, wo sie schon sehr gut ausgeprägt sind und wo noch nicht. So wird klar, wo das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Potenziale schon optimal ausschöpfen und wo noch nicht. Und noch mehr: Dort, wo die Potenziale noch nicht optimal ausgeschöpft werden, wird auch klar, woran das liegt und welche Entwicklungsmaßnahmen notwendig sind, um latente Potenziale zu entwickeln und dem Unternehmen zugänglich zu machen.

Die Personalbilanz® ist somit Analyseinstrument zur Standortbestimmung und gleichzeitig Entwicklungsinstrument.

Auf welchen Daten baut die Personalbilanz auf?

Die Personalbilanz® baut auf drei Säulen auf:

1. Säule: Berufliche Erfolgsfaktoren: Soft Skills -> POTENZIALEBENE:
   Soft Skills – insbesondere Sozialkompetenzen – sind von großer Bedeutung für gutes und erfolgreiches Arbeiten und für den Beruflichen Erfolg. Auch Fachkompetenz und Berufserfahrung sind natürlich notwendig, um gute Arbeit leisten zu können. Wir gehen allerdings davon aus, dass fachliche Qualifikationsdefizite, wenn sie vorliegen, im Unternehmen auch bekannt sind und behoben werden. Die Soft Skills hingegen sind der größte (ungenutzte) Leistungstreiber bzw. umgekehrt die größte „Leistungsbremse“, wenn sie nicht optimal ausgeprägt sind.
2. Säule: Leistung / KPIs / Erreichung positionsbezogener Ziele -> PERFORMANCE (LEISTUNG)
   Natürlich muss sich das Potenzial auch in Form von Leistung zeigen. Daher fließen als zweite Säule in die Personalbilanz® Leistungsdaten ein. Diese richten sich an konkreten positionsbezogenen Zielen aus. Sie können sowohl qualitative Kriterien (z.B. Kundenzufriedenheit) als auch quantitative Kriterien (z.B. Kundenkontakte oder Umsatzzahlen) wiedergeben. Über eine einheitliche, dem Schulnotensystem entsprechende Skala, werden die Werte in den verschiedenen Leistungskriterien erfasst und vergleichbar gemacht.
3. Säule: Vorgesetztenbeurteilung: -> PERZEPTION (WAHRNEHMUNG)

 

Als dritte Säule neben Potenzial und Performance kommt noch die Perzeption, die Wahrnehmung der verantwortlichen Vorgesetzten hinzu. Diese beurteilt weitere Kriterien, die für das erfolgreiche Arbeiten im Unternehmen wichtig sind wie zum Beispiel die Teamfähigkeit oder die Lernbereitschaft.

Alle drei Säulen werden in der Personalbilanz® für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter separat ausgewiesen. Neben den genauen numerischen Werten sorgt eine dreistufige Farbskala dafür, dass sofort sichtbar wird, wo das Unternehmen mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bereits gut aufgestellt ist und wo noch Potenziale sind, die im Moment noch nicht voll entwickelt sind oder die nicht voll genutzt werden können.

Die Kennzahlen zu diesen drei Säulen lassen sich auf verschiedene Weise betrachten und analysieren:

• Individuell – zur Entwicklung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zum herausarbeiten individueller Entwicklungsmaßnahmen.
• Für ein Team – zur Festlegung von Teamentwicklungsmaßnahmen.
• Für das gesamte Unternehmen – zur Organisationsentwicklung.

 

 

Die Personalbilanz® stellt also ein ganzheitliches, integriertes Steuerungs- und Entwicklungsinstrument dar.

Wie kann man eine Personalbilanz erstellen?

Die Daten zu den drei Säulen, auf denen die Personalbilanz® aufbaut, werden auf unterschiedliche Weise erhoben:

• Die aktuelle Ausprägung der beruflichen Erfolgsfaktoren aus dem Bereich der Soft Skills wie Eigeninitiative, Motivation, Selbstvertrauen oder Umgang mit Misserfolgen werden mit Hilfe einer Online-Potenzialanalyse, den DNLA-Verfahren Die Verfahren DNLA – Discovering Natural Latent Abilities bieten dazu verschiedene Fragenkataloge und Analysen an, neben der bereits erwähnten Messung von Sozialkompetenz-Erfolgsfaktoren beispielsweise auch von Soft Skills aus den Bereichen Management und Führung oder verkäuferisches Potenzial.
• Die Fragenkataloge der verschiedenen DNLA Online-Potenzialanalysen, die in die Personalbilanz®, einfließen wurden auf Basis wissenschaftlicher Grundlagenstudien am Max-Planck-Institut für Psychologie zu beruflichen Erfolgsfaktoren entwickelt. Sie stehen in über 20 Sprachen zur Verfügung, so dass sie auch von internationalen Unternehmen und Belegschaften genutzt werden können.
• Die Auswertung der individuellen Antworten zur Ermittlung der aktuellen Potenzialausprägungen, die der Personalbilanz® zugrunde liegen, erfolgt unter Berücksichtigung der Anforderungen der betreffenden Position, der Hierarchie- und Verantwortungsebene, sowie des jeweiligen Aufgabenbereichs. Sie werden mittels Benchmark aus einem Datenpool mit über 100.000 Vergleichsdatensätzen berechnet. Durch neue, tagesaktuelle Vergleichsdaten lernt das System und berücksichtigt geänderte Anforderungen an die Mitarbeitenden in der Praxis mit Hilfe von KI.

 

 

 

• Die Daten in den beiden anderen Säulen werden individuell erhoben oder – wenn sie schon unternehmensintern vorliegen, zum Beispiel als Teil von Mitarbeiterbeurteilungen oder Balanced Scorecards – über Schnittstellen in die Datenbasis für die Personalbilanz® integriert.

 

Alle Daten zusammen fließen in die Personalbilanz®-Auswertung ein. Diese kann von registrierten Nutzern über eine Online-Plattform, das DNLA-Backend abgerufen werden.

Nutzung der Personalbilanz zum nachhaltigen Potenzialaufbau:

Genauso wie die betriebswirtschaftliche Bilanz des Unternehmens, ist auch die Personalbilanz® keine „einmalige“ Angelegenheit: Als Steuerungs- und Entwicklungsinstrument wird sie regelmäßig eingesetzt, und zwar typischerweise im Jahresrhythmus. Durch den Vergleich der verschiedenen Indikatoren und Ausprägungen über die Zeit ergeben sich mehrere Vorteile:

• Die erreichten Erfolge und Entwicklungsschritte werden abgesichert. So erreicht das Unternehmen einen nachhaltigen und spürbaren Kompetenzaufbau.
• Abwärtsbewegungen und negative Tendenzen werden frühzeitig erkannt. Dadurch kann man rechtzeitig gegensteuern – und dies mit viel einfacheren Mitteln, als wenn Probleme für längere Zeit unbemerkt bleiben und dann nur sehr schwer und mit großem Aufwand wieder zu lösen sind.
• Außerdem dient die Personalbilanz® so als Controllinginstrument mit dessen Hilfe sich die Effektivität von Personalentwicklungsmaßnahmen und Trainings messen lässt und mit dessen Hilfe künftige HR- und Entwicklungsbudgets optimal verteilt werden können.

 

Die Wirkung und der positive Effekt der Personalbilanz:

Untersuchungen wie die des Gallup HR Engagement Index zeigen regelmäßig, dass nur ca. 12% der Mitarbeitenden eine hohe emotionale Bindung zu Ihrer Arbeit und zum Unternehmen haben und entsprechend engagiert, gut und zufrieden arbeiten. Bis zu 20% haben eine geringe bis gar keine innere Bindung und haben teils schon „innerlich gekündigt“. Ein enormes Problem für die Unternehmen und die Betroffenen. Die aktuellen Daten zeigen, dass dadurch jährlich in Deutschland ein gesamtwirtschaftlicher Schaden von 118.1 bis 151.1 Milliarden Euro an Produktivitätsverlust entsteht.

Die Personalbilanz® hilft, vor Ort in Ihrem Unternehmen die Quellen der ungenutzten Produktivität wie Führungsfehler oder mangelhafte Einbindung der Mitarbeitenden und ihrer Ideen zu erkennen, zu lokalisieren, Probleme und Ursachen transparent zu machen und effektive Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen einzuleiten.

Das Niveau der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements bei den Unternehmen, die die Personalbilanz® zum nachhaltigen Potenzialaufbau nutzen, steigen, und dadurch erhöht sich auch die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Krankenstand, Ausfallszeiten und Fluktuation – mit allen damit verbundenen Kosten – nehmen deutlich ab. Unternehmen, die entsprechend mitarbeiterorientiert sind und die ihren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld bieten, sind deutlich produktiver und haben große Wettbewerbsvorteile (siehe https://www.topjob.de/wissenswertes/detail/trendstudie-arbeitgeberattraktivitaet/).