Payroll Systeme vergleichen, bewerten & auswählen

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Um ein tieferes Verständnis für die anspruchsvollen Anforderungen im Bereich der Gehalts- und Lohnabrechnung zu entwickeln, informieren wir Sie in diesem Beitrag umfassend zu den Kriterien, nach welchen eine Auswahl von Gehalts- und Lohnabrechnungsprogrammen erfolgen sollte. Dabei wird hervorgehoben, dass die Thematik „Gehaltsabrechnung“ weitaus vielschichtiger ist, als es auf den ersten Blick den Anschein haben mag. Darüber hinaus fällt die Auswahl eines möglichen Payroll Systems bei dem großen Angebot auf dem Markt nicht leicht. Auch hier haben wir für Sie einige Tipps und Handlungsempfehlungen auf Lager.

Gehälter – ein sensibles Thema mit klaren Strukturen

Das Mitarbeitergehalt ist nicht nur ein besonders wichtiges, sondern auch ein sehr sensibles Thema. Neben ganz offensichtlichen Wertungskriterien, wie der Höhe der Gehälter oder Kritik im Zusammenhang mit der „Gender Pay Gap“, spielen vor allem organisatorische Aspekte der Lohnabrechnung eine essenzielle Rolle – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Eine ordentliche Abrechnung muss gesetzlichen Bestimmungen nachkommen und gleichzeitig allgemeingültige Qualitätskriterien erfüllen.

Zum einen müssen sich die Angestellten beispielsweise darauf verlassen können, dass ihre Gehälter und eventuelle Boni oder Prämien stets pünktlich und in korrekter Höher ausgezahlt werden. Zum anderen muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass steuerliche Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge und arbeitsrechtliche Verpflichtungen berücksichtigt werden. Wenn dann doch mal ein Fehler in einem der Prozessschritte passiert, sollte dieser für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und korrigierbar sein.

Die eben genannte Auswahl an Kriterien zeigt, dass es im Rahmen der Gehaltsabrechnung sowohl gesellschaftlich als auch rechtlich und organisatorisch einiges zu berücksichtigen gibt. Lassen Sie uns da im Folgenden näher draufschauen.

Die Gehaltsabrechnung – komplex & aufwendig

Je mehr Angestellte ein Unternehmen hat, desto komplexer werden die Prozesse in der Lohnabrechnung. Gerade händisch durchgeführte Abrechnungsschritte sind da aufgrund von möglichen Zahlendrehern oder übersehenen Daten besonders fehleranfällig. Des Weiteren muss man bei einer manuellen Gehaltsabrechnung mit einem erheblichen und immer wiederkehrenden Zeitaufwand rechnen – obwohl es auf dem Markt mittlerweile sehr gute Softwarelösungen gibt, die den Großteil der Abrechnungsarbeit abnehmen können.

Business Process Outsourcing (BPO) im Bereich der Lohnabrechnung

Außerdem spielt das Thema „Outsourcing“ für Prozesse der Lohnabrechnung eine nicht unwesentliche Rolle. Kostenersparnis und Zeitreduzierung sind mit die meistgenannten Gründe, wenn Unternehmen die Abrechnung der Gehälter vollständig oder zum Teil an externe Dienstleister oder Drittanbieter auslagern. Auch die speziellen Fachkompetenzen der entsprechenden Anbieter in Sachen Compliance ist ein entscheidendes Argument, die Gehaltsabrechnungen nicht In-House durchzuführen.

Payroll Systeme – vergleichen muss sein

Die oben erwähnten Softwarelösungen zur Gehaltsabrechnung – auch Payroll Systeme genannt – haben sich alleine schon aufgrund der zunehmenden Digitalisierung in Unternehmen zu einem „Must-Have“ etabliert. Da stellt sich oft gar nicht die Frage „ob“ ein Payroll System eingeführt werden soll, sondern „welches“ Programm sich eignet und was es leisten können muss.

Die richtige Auswahl und Bewertung eines Payroll-Systems kann eine erhebliche Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen bewirken und gleichzeitig Compliance sichern.

Claus Nielsen, HRNeeds

Unsere Philosophie ist wie immer der Vergleich. Nur durch Vergleichen gewinnt man einen Überblick von dem, was auf dem Markt zur Verfügung steht, wo die jeweiligen Vorzüge der Produkte liegen und was am besten zu den jeweiligen Anforderungen passt. Diese Anforderungen an mögliche Payroll Systeme sind oft ganz individuell und hängen stark von den Strukturen und der Größe des Unternehmens ab. Ganz grundsätzlich ist eine gewissenhafte Untersuchung und Analyse von Payroll Systemen vor der Auswahl unerlässlich, da sie die Effizienz, die Kosteneffekte und das Wachstum in Ihrem Unternehmen maßgeblich beeinflussen kann.

Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse

Die Automatisierung von Payroll-Prozessen bringt eine signifikante Effizienzsteigerungen für Unternehmen, wodurch die freigesetzte Zeit für unternehmenskritische Aufgaben genutzt werden kann.

Eine eingehende Analyse zur Effizienz von automatisierten Payroll Systemen zeigt:

Payroll-Automatisierung steigert die Effizienz durch Senkung der Bearbeitungszeiten, Minimierung von Fehlern und verbesserte Compliance.
Die Umstellung von manuellen zu automatisierten Prozessen reduziert die Verwaltungsarbeit maßgeblich und gewährleistet genaue, verlässliche Abläufe.

Auf einen Blick
Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen ein Payroll System für die Gehaltsabrechnung nutzen sollten:

Zeit- und Kostenersparnis bei der Abrechnung
Verbesserte Effizienz durch z. B. automatisierte Prozesse
Erhöhte Genauigkeit, reduzierte Fehleranfälligkeit
Automatische Compliance- und Gesetzes-Updates
Erweiterte Analysemöglichkeiten, Transparenz & Datensicherheit

Qualitätsmerkmale, die Sie beim Payroll System-Vergleich beachten sollten

Hier ein paar Merkmale, welche eventuell nicht gleich ins Auge fallen, die aber bei der Wahl eines Lohnabrechnungs-Systems vor allem bei wachsenden Unternehmen bedacht werden sollten:

Skalierbarkeit: Wenn Sie die Payroll Systeme auf dem Markt vergleichen, prüfen Sie, ob das Programm Ihrer Wahl auch mit zunehmender Mitarbeiterzahl mitwachsen kann. Bei sich ändernden Teamstrukturen sollte man weiterhin effizient mit dem System arbeiten können.
Usability: Die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vornehmen zu können, erhöht die Benutzerfreundlichkeit erheblich. Ein Payroll System sollte in der Lage sein, auf firmenspezifische Anforderungen zu reagieren.
Schnittstellen: Bei der Integration eines neuen Systems in die bestehenden Unternehmensstrukturen, muss vorab gecheckt werden, ob dieses kompatibel mit bereits laufenden Systemen, wie zum Beispiel Ihrer Zeitwirtschaft oder entsprechender Employer-Selfservice-Software, ist. Nur so können Sie einen reibungslosen Datenfluss sicherstellen und Inkonsistenzen verhindern.
Mehrsprachiger Auftritt: International tätige Unternehmen mit mehrsprachigen Mitarbeitern benötigen Sie möglicherweise ein Payroll System, das mehrere Sprachen, Währungen und Steuersysteme unterstützt.
Updates: Gerade die digitale Welt dreht sich einfach etwas schneller. Wählen Sie ein Payroll System, das regelmäßig sowohl technische als auch inhaltliche Updates herausbringt und Sie so auch beim Umgang mit möglichen Gesetzesänderungen unterstützt. Zudem bessern solche Updates Systemfehler aus, sodass auch dessen Leistung optimiert wird und Sie noch effizienter arbeiten können.
Signs of „Social Proof“: Prüfen Sie, ob andere Unternehmen positive Erfahrungen mit dem jeweiligen Payroll System gemacht haben und ob diese es weiterempfehlen würden. Die Meinungen und Empfehlungen von anderen Unternehmen bieten wertvolle Einblicke in die Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit des Systems.

Experten-Tipp:

Erkundigen Sie sich vorab, ob das System Ihrer Wahl einen Kundensupport hat. Bei allen Systemanwendungen können technische Probleme auftreten oder Sie nutzen Funktionen, zu denen Sie Fragen haben. Damit eine zeitnahe Lösung in Aussicht ist, muss der Anbieter für Sie erreichbar sein.

Wie kann ich bei der großen Auswahl den richtigen Anbieter finden?

HRNeeds kann Sie hier perfekt unterstützen. Wir kennen die renommiertesten HR-Software-Anbieter auf dem Markt und können Ihnen anhand Ihrer individuellen Anforderungen eine Empfehlung aussprechen. Durch unsere Erfahrung sparen Sie Zeit und durchlaufen einen wesentlich schlankeren Selektionsprozess als wie, wenn Sie sich selbstständig auf die Suche begeben.

Angebote vergleichen auf Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen – das ist für ein einzelnes Unternehmen viel Arbeit

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es unerlässlich, mehrere Angebote für Payroll Systeme einzuholen und diese anschließend sorgfältig miteinander zu vergleichen. Genau das können wir für Sie tun! Wir achten dabei für Sie auf alle Kriterien, die sowohl allgemein als auch in Ihrem individuellen Fall ausschlaggebend sind.

Kommen Sie gerne direkt auf uns zu oder nutzen Sie unseren kostenlosen Softwarevergleich – wir freuen uns in jedem Fall auf den spannenden Kontakt mit Ihnen.