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EDEKA Leber versorgt die Gemeinden Altshausen, Ostrach und Mochenwangen zuverlässig mit Lebensmitteln. Rund 120 Beschäftigte engagieren sich täglich dafür, Frische, Qualität und regionale Produkte in den Vordergrund zu stellen. Gleichzeitig legt das Unternehmen großen Wert darauf, interne Abläufe genauso effizient und professionell zu gestalten wie das Einkaufserlebnis für seine Kunden vor Ort.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse wurde vor allem vorangetrieben, um Abläufe deutlich effizienter zu gestalten und den Papieraufwand konsequent zu verringern. Das Hauptanliegen bestand darin, die papierbasierte Verwaltung im Markt deutlich zu reduzieren, den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Steuerbüro zu beschleunigen und eine einheitliche Plattform zu etablieren, auf die alle relevanten Beteiligten jederzeit zugreifen können. Gleichzeitig sollten Personaldaten sicher, übersichtlich und rund um die Uhr verfügbar sein.
„Für uns war entscheidend, sämtliche Personaldaten zentral zu bündeln – transparent, datensicher und so aufbereitet, dass alle relevanten Beteiligten jederzeit verlässlich damit arbeiten können.“ erklärt Anika Schmid, Personalverantwortliche bei EDEKA Leber, die Zielvorstellung.
Ein großer Vorteil während der Einführung war die ständige Erreichbarkeit eines festen Ansprechpartners für Fragen. Diese individuelle Unterstützung erleichterte die Integration der neuen digitalen Lösung erheblich und vermittelte ein hohes Maß an Sicherheit im Umgang damit. Besonders im hektischen Alltag des Einzelhandels erwies sich diese Begleitung als entscheidend für einen reibungslosen Übergang.
Der Einsatz von HCM4all hat den Bewerbungsprozess spürbar optimiert. Ohne Papierunterlagen läuft die Kommunikation mit Bewerbenden wesentlich schneller, während alle Daten sicher digital gespeichert, jederzeit abrufbar und nachvollziehbar bleiben. So werden die Abläufe für die Personalabteilung und Marktleitung gleichermaßen transparenter und einfacher handhabbar.
Eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist im Einzelhandel entscheidend für den Erfolg. Bisher wird dieser Bereich noch nicht über HCM4all gesteuert, doch perspektivisch eröffnet die Plattform großes Potenzial, Abläufe der Onboarding noch effizienter, transparenter und stringenter zu gestalten.
Im Zuge der weitreichenden digitalen Transformation sämtlicher Personalabläufe – angefangen beim Recruiting bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung – wurden erhebliche Effizienzgewinne realisiert. Die dadurch frei gewordenen Kapazitäten fließen bewusst in eine engere und individuellere Betreuung der Mitarbeitenden sowie in eine Ausweitung und Vertiefung von Bewerbungsgesprächen. Auf diese Weise lässt sich die Suche nach geeigneten Fachkräften deutlich präziser gestalten und deren Begleitung nachhaltiger und professioneller umsetzen.
Durch die intelligent eingebundenen Erinnerungsmechanismen geraten zentrale Fristen nicht mehr in Vergessenheit. Ob Ablauf der Probezeit, anstehende Vertragsverlängerungen, Rückkehrtermine aus der Elternzeit oder anstehende Betriebsjubiläen. Nichts geht mehr unter. Alles ist transparent und planbar.
Auch im Themenfeld Weiterbildung entfaltet HCM4all einen deutlichen Mehrwert. Die Plattform ermöglicht eine strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Übersicht über sämtliche vorhandenen Kompetenzen im Unternehmen. Gleichzeitig wird transparent dokumentiert, wann Schulungen durchgeführt wurden und zu welchem Zeitpunkt eine Auffrischung erforderlich ist. Erfasst werden dabei sowohl verpflichtende Schulungen – etwa Ersthelferkurse oder gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen – als auch besondere Nachweise wie beispielsweise der Hackfleischführerschein. Die klare Datenlage sorgt für höhere Planungssicherheit und erleichtert die konsequente Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
Aus Perspektive der Personaladministration wurden vor allem die Entgeltabrechnungsabläufe grundlegend optimiert und deutlich verschlankt. Anpassungen an Stammdaten lassen sich lückenlos nachverfolgen, was die Abstimmung mit der Abrechnungsstelle erheblich vereinfacht. Alle relevanten Mitarbeiterinformationen sind zentral gebündelt. Das zeitintensive Durchforsten einzelner Personalakten gehört damit der Vergangenheit an.
Für Anika Schmid steht fest: „Heute sind alle relevanten Informationen zentral verfügbar. Strukturiert, jederzeit auffindbar und ohne den Aufwand manueller Aktenrecherche.“
HCM4all gewährleistet insgesamt eine hohe Transparenz, erhöht die Sicherheit und bietet die Sicherheit, dass keine wichtigen Dokumente oder Informationen verloren gehen.
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