Einführung einer HR-Softwarelösung

Die Entscheidung für eine digitale HR-Software-Lösung ist gefallen. Egal, ob es sich um die Einführung einer Komplettlösung mit sämtlichen Software-Modulen handelt, – also die Gehalts- und Lohnabrechnung, ein Recruiting-Tool, die Digitale Personalakte, die Personalentwicklung und die Zeitwirtschaft – oder nur einige dieser Prozesse zukünftig digital dargestellt werden sollen: Ein erster großer Schritt in Richtung digitaler Personalabteilung ist getan. Jetzt geht es an die Implementierung und Einführung der HR-Software.

Die Einführung einer HR-Software ist ein eigenständiges Projekt. Haben Sie zur Auswahl der HR-Software ein Softwarevergleichsportal wie HRNeeds genutzt, können Sie sich an diesem Punkt aber immerhin einer Sache sicher sein: Die ausgewählte HR-Lösung passt zu Ihrem Unternehmen und Ihren Ansprüchen – das Projekt wird sich dementsprechend mit allerhöchster Wahrscheinlichkeit erfolgreich umsetzen lassen.

Da die jeweiligen Wünsche der Unternehmen sehr individuell sind, nutzt das Vergleichsportal HRNeeds einen durchdachten Fragenkatalog, der alle wesentlichen Aspekte beinhaltet und abfragt. Die unternehmensspezifischen Anforderungen werden anhand der dabei erzielten Ergebnisse mit den Softwarelösungen der Softwarehersteller abgeglichen und es wird eine Anbieterliste erstellt.

In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird sichergestellt, dass die Kundenanforderungen und Wünsche besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind. Danach erhält der Kunde schließlich kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Softwarelösungen mit einer detaillierten Zusammenfassung inklusive aller notwendigen Informationen, die dem Kunden bei der Entscheidungsfindung helfen und ihn bei seiner Wahl unterstützen.

Wie wichtig derartige Informationen für die Einführung und den späteren erfolgreichen Einsatz sein können, erklärt HRNeeds-Geschäftsführer Claus Nielsen. „Nach unseren langjährigen Erfahrungen steckt der Fehler oft im Detail. Aufgrund der komplexen Situation bemerken viele Firmen erst in der Einführungsphase, dass die gewählte Softwarelösung die Anforderungen nur teilweise oder gar nicht abdecken kann.“

Mit der Auswahl einer digitalen HR-Lösung ist also ein entscheidender Schritt getan. Nun geht es an deren Einführung. Wie dieses Projekt aufgebaut ist, wie vorgegangen wird und wann die HR-Tools tatsächlich live eingesetzt werden, ist einerseits abhängig von den ausgewählten Softwarelösungen und den Modulen und andererseits unterscheiden sich die Vorgehensweisen der einzelnen Softwareanbieter.

Wir sprachen bezüglich der Einführung von einer HR-Softwarelösung mit einem Vertreter der rexx systems GmbH: Florian Walzer, Head of sales & marketing, erklärt, wie der Projektablauf und das Projektmanagement zur Einführung einer HR-Software bei dem in Hamburg ansässigen Software-Entwickler-Unternehmen typischerweise organisiert ist, welche Projektphasen durchlaufen werden und wie die Umsetzung organisiert ist, damit die Software-Implementierung gelingt – am Beispiel des Produkts „rexx Suite“.

Florian Walzer ist Head of sales & marketing bei der in Hamburg ansässigen rexx systems GmbH. Das Unternehmen ist einer der führenden Anbieter für Personal Software und bietet digitale Lösungen für sämtliche HR-Bereiche an.

Hier erklärt er, wie das Projekt „Einführung einer HR-Software“ üblicherweise aufgebaut ist. Dabei betont er, dass sich die hier angegebenen Zeitangaben auf die Basisfunktionen der Module beziehen und für die komplexen Module entsprechend längere Projektzeiten einzuplanen sind.

Die Entscheidung für eine digitale HR-Software ist gefallen

Üblicherweise ist die Freude in den Unternehmen groß, wenn die Entscheidung für eine HR-Software gefallen ist. Und verständlicherweise soll es dann direkt losgehen. Denn, so weiß Florian Walzer von der rexx systems GmbH: „Bis es zur tatsächlichen Entscheidung für eine digitale HR-Lösung kommt, zur Vertragsunterschrift, bis dahin vergeht ziemlich viel Zeit. Ist dieser Auswahl- und Entscheidungsprozess abgeschlossen, soll es natürlich direkt losgehen. Die Realität sieht allerdings ein wenig anders aus.“

Üblicherweise gibt es für Implementierungsprojekte eine gewisse Vorlaufzeit. Zudem hängt die Dauer der Einführungsphase von den gewählten Softwaremodulen und dem jeweiligen Unternehmen ab. Florian Walzer sagt: „Bei der Einführung von komplexen Modulen, wie zum Beispiel einer Talent Management Software, ist es nicht unüblich, dass über Monate oder auch Jahre geplant und dabei in Implementierungsphasen gearbeitet wird.“

Die rexx systems GmbH gibt für die Einführung der Basisanforderungen ihres Produkts „rexx Suite“ – als Richtwert etwa 8 bis 12 Wochen an. Vom Kick Off bis zur Live-Schalte. Der Aufwand für Unternehmen in diesem Projekt beträgt bis zu etwa 80 Stunden.

Wobei die Projektphase 1, die Einführung der HR-Software für die administrativen Aufgaben, bereits nach 4 Wochen abgeschlossen ist und live gehen kann. Die Unternehmen müssen für die Phase einen Aufwand zwischen 36 und 52 Stunden einplanen.

In weiteren 4 Wochen erfolgt dann die Einführung der digitalen Recruiting-Prozesse, die Module „Bewerbermanagement Software“ und „Talent Management Software“

(WICHTIG: Die hier angegebene Zeitangabe bezieht sich auf die Basisfunktionen der jeweiligen Software. Bis zum Beispiel ein derart komplexes Modul wie „Talent Management Software“ vollumfänglich eingeführt ist, wird eine wesentlich längere Zeitspanne benötigt.)

Für diese Projektphase 2 wird der Aufwand für Unternehmen zwischen 24 und 28 Stunden angegeben.

Einführung verschiedener HR-Software-Module

Mit welcher Strategie und Priorität sollten die unterschiedlichen HR-Software-Module implementiert werden, was empfiehlt rexx systems? „Das ist tatsächlich ein spannender Aspekt, da die Denke hier ein wenig auseinandergeht“, sagt Florian Walzer. Laut seinen Aussagen möchten viele Unternehmen mit dem Bewerbermanagement starten. Dafür gibt es eine klare Begründung: Aufgrund des Fachkräftemangels verspüren die Firmen in diesem Bereich den größten Druck. Die rexx systems Gruppe mit der HRexcellent GmbH als Experte für HR-Prozessberatung legt den Unternehmen allerdings eine andere Vorgehensweise nahe. „Wir empfehlen mit dem HR-Management zu starten. Die Rollen und Funktionen des HR-Managements benötige ich für ein kollaboratives Arbeiten sowieso im System. Ein Beispiel: Für die Suche nach einer oder einem neuen Mitarbeitenden im Vertrieb weiß das digitale HR-Management-System bereits über das hinterlegte Organigramm, wer an den dazu gehörigen Prozessen alles beteiligt ist. Somit kann über das digitale HR-Management schon sehr viel automatisiert gearbeitet werden. Erst dann sollte das Recruiting und Bewerbermanagement folgen“, so rexx systems-Experte Florian Walzer.

Projektphase 1: Einführung der HR-Management-Lösung

Woche 1: Einführung der HR-Softwarelösung – das Kennenlernen der HR-Software, Organisationsstruktur, Import vorbereiten

Das Kennenlernen der HR-Software

In der Regel waren in die Entscheidungsprozesse bei der Auswahl der HR-Software bereits die unterschiedlichsten Stakeholder eingebunden: die Geschäftsführung und IT-Abteilung, die Datenschutzbeauftragte sowie der Einkauf und der Personalrat beziehungsweise Betriebsrat. Und natürlich die HR-Abteilung. Trotzdem präsentiert rexx systems seinen Kunden zu Beginn der Einführung nochmals die erworbenen Services. Dies geschieht im Rahmen eines sogenannten Kick-Off-Meetings. „Die digitalen HR-Tools haben die Firmen im Verkaufsprozess zwar detailliert präsentiert bekommen, dabei wurden die Lösungen auch mit den Anforderungen abgeglichen. Wir stellen die erworbene Software nun aber nochmals mit all ihren Funktionalitäten und Möglichkeiten vor“, erklärt Florian Walzer. Es handelt sich um einen erneuten Systemrundgang mit Benennung der festgelegten Ziele zum Projektstart.

Zudem wird mit Projektbeginn direkt die Organisationsstruktur des Unternehmens in dem neuen HR-System hinterlegt.

Folgende Grafik stellt eine Art Leitfaden dar, in dem Projektphase 1 anschaulich vorgestellt wird

Festlegung der Organisationsstruktur

Bei der Organisationsstruktur wird das Unternehmen mit den verschiedenen Standorten, Bereichen, Ebenen, Abteilungen und Teams digital abgebildet. Es geht also um die Visualisierung des Aufbaus der Organisation.

Der Organisationsstruktur werden dann im späteren Verlauf des Software-Einführungsprozesses Rollen und Funktionen zugeordnet, die schließlich mit den konkreten Mitarbeitenden versehen werden.

Außerdem wird in diesem ersten Schritt gezeigt, wie Vorlagen für den Personalimport aussehen. Und es beginnt der Trainingsstart für die Administratoren.

Woche 2: Rollen definieren und Benutzer hinterlegen

In Schritt 2 wird aus der Organisationsstruktur ein Organigramm abgeleitet, in dem die im Unternehmen vorhandenen Rollen und Funktionen abgebildet werden. Diese lassen sich dann im Zuge von „Woche 3: Datenimport“ mit den konkreten Mitarbeitenden ergänzen.

Die Fokussierung auf Rollen und Funktionen hat den Vorteil, dass zum Beispiel bei Personalwechseln alleine die hinter den Rollen und Funktionen stehenden Mitarbeitenden ausgetauscht werden, am Organigramm aber ändert sich nichts. Die den Rollen zugeordneten Rechte werden so einfach und unkompliziert entsprechend des Plans weitergegeben.

Auch der Prozess des Onboardings wird durch derartige Aufstellungen einfacher, da neue Mitarbeitende direkt sehen, welche Position sie im Unternehmen einnehmen. Nicht zuletzt werden auf diesem Weg nichtbesetzte Stellen direkt sichtbar.

„Und wir informieren an diesem Punkt, wie zum Beispiel die Software für die Gehalts- und Lohnabrechnung genau funktioniert, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pünktlich und richtig zu ihrem Gehalt kommen“, erklärt Florian Walzer zur Einführung des „sensiblen“ Moduls Gehalts- und Lohnabrechnung.

Woche 3: Datenimport

Der Datenimport, also das Transferieren der Daten von den alten Systemen in die neue HR-Software, ist einer der wichtigen Schritte bei der Einführung digitaler HR-Systeme. Hierbei werden sämtliche Mitarbeiterdaten und Dokumente in die neue Software übertragen.

Zwei Systeme miteinander verknüpfen: Das Thema Schnittstelle

Eine Schnittstelle ist die Verbindung zwischen zwei Systemen. Also gehören auch zwei Seiten dazu, die mitmachen sollen, damit Daten zwischen ihnen transferiert werden können. Florian Walzer sagt dazu: „Im Großen und Ganzen funktioniert es mit den Schnittstellen, um Daten aus „Altsystemen“ in die neue HR-Software zu übertragen. Wir sind seit über 20 Jahren auf dem Markt und haben entsprechende Standard-Schnittstellen definiert. Viel funktioniert daher quasi auf Knopfdruck. Aber es muss nicht zwingend so sein.“ Doch prinzipiell gilt: Über sogenannte application programming interfaces, also API-Schnittstellen, können Übertragungskanäle zwischen zwei Systemen relativ einfach programmiert werden.

Funktioniert es mit den Schnittstellen, können zum Beispiel Daten aus der Zeiterfassung, aus Abrechnungssystemen oder andere Mitarbeiterdaten problemlos in die die neue HR-Software übertragen werden.

Woche 4: Prozesse oder die Einführung von Workflows und Remindern

Als das Herzstück der Softwareeinführung kann die Festlegung der Workflows und Reminder bezeichnet werden. Denn: Sind die Prozesse und Workflows in der HR-Software angelegt, kann die Softwarelösung ihre Automatisierungspotenziale voll ausspielen.

„Wer übernimmt was?“, „Welche Benutzerprofile gibt es im Unternehmen?“, „Wer soll was können?“ und „Wer hat welche Rechte im System“ sind die maßgeblichen Fragen, die es von Seiten der Unternehmen in dieser Phase der Software-Einführung zu beantworten gilt. In diesem Schritt wird auch die Zeiterfassung an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst.

Abschluss von Projektphase 1: Probeläufe und GO Live – Das „Scharfschalten“ der HR-Software

Kunden von rexx systems sind über eine Projektmanagement-Software jederzeit darüber informiert, in welcher Phase der Software-Einführung sie gerade stecken und welche Leistungen erbracht und abgenommen wurden. Die Software listet auch auf, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Nicht zu vergessen: Befindet sich das Projekt noch im Budget-Plan – für die Transparenz werden auch die auflaufenden Kosten im digitalen Projekt-Tool abgebildet. So haben die Kundenunternehmen jederzeit volle Projekt- und Kostenkontrolle.

Ist ein System oder Modul eingerichtet, gibt es von Seiten rexx systems Probe- und Testläufe mit dem Kunden. Sind die Testläufe erfolgreich abgeschlossen und das Modul abgenommen, wechseln Kunden den Status.

rexx systems-Experte Florian Walzer erklärt: „Ist die Software eingeführt, wird das Projekt bei uns intern an die nächste Stelle übergeben: den Kunden-Support und das Customer-Success-Team. Die Mitarbeitenden dort helfen bei Fragen, organisieren Nachschulungen oder helfen bei Personalwechseln, wenn zum Beispiel der Personalleiter das Kundenunternehmen verlässt.“ So bleibt gewährleistet, dass das Software-System dauerhaft die Personalabteilung bei ihren Aufgaben unterstützt und die Funktionen vollumfänglich und mit all ihren Möglichkeiten genutzt werden können.

Check über die Qualitätssicherung

Zudem fügt Florian Walzer an: „Wichtig ist in dieser Phase auch eine Qualitätssicherung: Passt alles? Daraufhin können dann die Personaler selbst und die Führungskräfte geschult werden. Zum Beispiel für die Zusammenarbeit bei HR-Themen oder auch dem Recruiting. Erklärt wird beispielsweise wie das Zusammenspiel zwischen Personalern und Fachentscheidern vonstattengeht.“

Alle können mitmachen: Employee Self Services

Schließlich wird die Softwarelösung an alle Mitarbeitenden ausgespielt. Denn die Einführung einer HR-Software verändert die Prozesse und Möglichkeiten für alle Mitarbeitenden. Durch in die Software integrierte Employee Self Services sind alle Mitarbeitenden in der Lage, ihre Daten in den Softwarelösung zu ändern, Urlaubsanträge zu stellen, Abwesenheiten einzutragen, Schulungen einzusehen oder die Gehaltszettel runterzuladen.

Zusatzinformation: Parallelbetrieb

Bis das neue HR-System vollständig ausgerollt ist, laufen oft die herkömmlichen Systeme parallel weiter. „Da in vielen Unternehmen aber noch mit Excel-Dateien gearbeitet wird, wird versucht, diese schnell abzustellen – schon alleine aus DSGVO-Gründen“, sagt Florian Walzer von rexx systems bezugnehmend auf den Datenschutz.

Projektphase 2: Einführung der ausgewählten Module

Mit Abschluss von Projektphase 1 ist die Basis für alle nun weiter zu implementierenden Software-Module gelegt, die von den rexx systems-Kunden ausgewählt wurden. Bei der „rexx Suite“ sind dies das Recruiting mit den Modulen Bewerbermanagement und HR-Management.

Aufgebaut ist diese Projektphase analog zur Einführung der HR-Management-Lösung aus Projektphase 1. Dies zeigt auch die folgende Grafik – natürlich unter Berücksichtigung der modulspezifischen Anforderungen:

Auch die Einführung der Recruiting-Software startet in Woche 1 mit einem Kick Off-Meeting und einem Systemrundgang. Dann geht es um die Vorlagen für Serienmails und das Karriereportal.

In Woche 2 sind „Publizierungen“ das Thema: Das Festlegen von Rollen und Benutzerprofilen, um Vakanzen, Publizierungen, Status Updates und das Training der Personaler.

Dann, in Woche 3, werden die Recruiting-Prozesse eingeführt automatisierten Erinnerungen festgelegt. Ebenso wird definiert, wie die Beschäftigtenvertretung in die digital ablaufenden Prozesse eingegliedert wird. Parallel dazu finden die Schulungen für die Software-Administratoren statt.

Schließlich, eine Woche vor „Go Live Recruitment“, findet in Woche 4 noch eine Qualitätssicherung inklusive dem Thema Datenschutz und einem Status Update statt.

Zusatzinformation zur Dauer, die für die Einführung von HR-Software-Modulen benötigt wird:

In 30 Tagen kann eine Basisfunktionalität über das neue System hergestellt werden. „Wenn es dann aber um Themen wie das Talentmanagement, Mitarbeitergespräche oder das Bildungsmanagement geht, um das Veranstaltungs- oder Seminarmanagement, eLearning oder die Potenzialerfassung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Etablierung derartiger Prozesse dauert länger“, so rexx systems-Experte Florian Walzer.