Auswahl und Einführung einer HR-Lösung
zur passenden Software-Lösung vom Experten
Die Auswahl und Einführung einer HR-Softwarelösung ist ein entscheidender Prozess für Unternehmen, um Personalmanagementprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Eine gut durchdachte und vor allem passgenaue HR-Software kann die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Rekrutierung und Personalentwicklung erheblich verbessern. Damit dieser Prozess reibungslos verläuft, ist es wichtig, eine strukturierte Vorgehensweise zu verfolgen und gegebenenfalls externe Beratung für die Auswahl und Einführung einer HR-Lösung in Anspruch zu nehmen.
Bedarfsanalyse des Marktes bei der Auswahl einer Softwarelösung
Der erste Schritt bei der Auswahl einer HR-Softwarelösung besteht darin, eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen. Dies umfasst:
- Identifizierung der Anforderungen: Welche spezifischen Funktionen sind notwendig? Dazu gehören Module für die Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung sowie Speziallösungen (z.B. KI unterstützte Personaleinsatzplanung, softwareunterstützte Reisekostenabrechnung oder Führerscheinkontrolle, Eignungsdiagnostik etc.).
- Einbeziehung der Stakeholder: Es ist wichtig, die Meinungen und Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder, einschließlich HR-Mitarbeiter, Führungskräfte und IT-Abteilung, zu berücksichtigen. Um eine große Akzeptanz sicherzustellen, muss die Mitarbeitervertretung frühzeitig und möglichst bei allen Schritten mit einbezogen werden.
- Budgetfestlegung: Bestimmen Sie das Budget für die Softwarelösung, einschließlich der Kosten für Lizenzen, Implementierung und Schulung. Prüfen Sie, ob es ggfs. staatliche Fördermöglichkeiten gibt.
Marktforschung und Auswahl einer HR-Lösung
Nach der Bedarfsanalyse folgt die Recherche nach passenden Softwarelösungen. Hierbei sollten folgende Schritte beachtet werden:
- Vergleich von Anbietern: Erstellen Sie eine Liste potenzieller Softwarelösungen (Longlist) und vergleichen Sie deren Funktionen, Preise und Kundenbewertungen.
- Vorführung: In einer online Präsentation können notwendige Anforderungen geklärt werden. Außerdem bekommt man einen Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Software. Ebenso sollte man Ausschlusskriterien (KO-Kriterien) definieren.
- Referenzen einholen: Kontakt mit anderen Unternehmen, die die Software bereits nutzen, um deren Erfahrungen zu erhalten. Die Referenzen sollten eine ähnliche Unternehmensgröße haben und idealerweise in einer vergleichbaren Branche tätig sein.
- Shortlist: Durch den Abgleich der unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Softwarelösungen scheiden einige Anbieter aus. Die verbliebenen Anbieter werden in einer sogenannten Shortlist geführt. Mit diesen kann man nun in Detailverhandlungen gehen. Die Shortlist sollte jedoch nicht mehr als 6 Anbieter umfassen.
Da der Markt äußerst unübersichtlich ist, sollte man hier ebenfalls möglichst strukturiert vorgehen und die Hilfe von einem Vergleichsportal wie HRNeeds in Anspruch nehmen. HRNeeds vergleicht die unternehmensinternen Anforderungen mit den jeweiligen Softwarelösungen und kann so kostenlos und unverbindlich eine optimale Vorauswahl von passgenauen HR-Lösungen liefern. Ein optionales und ebenfalls kostenloses Expertengespräch mit wertvollen Tipps rundet das Angebot ab.
Externe Beratung bei der HR-Software Auswahl und Einführung
Meist ist es vorteilhaft, externe Berater sowohl bei der Auswahl als auch bei der Einführung der neuen HR-Software hinzuzuziehen. Denn diese verfügen über die notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrung und haben vor allem einen guten Marktüberblick. Diese Berater können:
- Best Practices bereitstellen: Sie bieten wertvolle Einblicke in bewährte Verfahren und helfen, häufige Fallstricke zu vermeiden und geben wertvolle Tipps. Dadurch lassen sich teure und arbeitsintensive Fehlentscheidungen vermeiden.
- Ressourcenschonung: Durch die Auslagerung von Beratungsdiensten können interne Ressourcen geschont werden.
- Schnellere Auswahl und Implementierung: Externe Berater können den Auswahl- und Implementierungsprozess erheblich beschleunigen, indem sie ihre Erfahrung und Expertise einbringen. So können Fallstricke und Verzögerungen vermieden werden.
Fazit
Die Auswahl, Einführung und Implementierung einer HR-Softwarelösung ist ein komplexer, aber entscheidender Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Durch eine gründliche Bedarfsanalyse, die Auswahl der richtigen Software, eine strukturierte Implementierung und gegebenenfalls externe Beratung können Unternehmen sicherstellen, dass sie eine effektive und effiziente HR-Lösung implementieren, die ihre unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt und so tatsächlich zu einer Einsparung an Ressourcen führt. Mit einer qualifizierten und fundierten Beratung lassen sich mehrere Wochen Zeit bei der Softwareauswahl einsparen. Zudem werden teure und arbeitsintensive Fehlentscheidungen vermieden, denn externe Berater kennen die Fallstricke bei der Auswahl und Einführung einer HR-Software.
Bei der Auswahl und Einführung einer HR-Softwarelösung kann HRNeeds Sie in einem oder mehreren Teilbereichen sowie zusammen mit Kooperationspartnern im gesamten Prozess unterstützen:
- Identifizierung von passgenauen HR-Lösungen,
- Erstellung eines Anforderungskataloges,
- Erstellung von User-Cases,
- Erstellung einer Long- und Shortlist,
- Teilnahme an Präsentationen vor Ort oder online,
- Vertragsverhandlungen,
- Einführung der Lösung etc.
Wir beraten Sie dazu individuell und unverbindlich. Kontaktieren Sie uns einfach oder buchen Sie eine ebenfalls kostenlose Expertenberatung.