Die Arbeitszeiterfassung – Pflicht für Unternehmen

Vergleichen Sie & erhalten Sie Ihre passende Software-Empfehlung

Arbeitszeiterfassung Pflicht

In welcher Form Unternehmen die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen, ist statistisch nicht bekannt. Unserer Erfahrung nach hat allerdings die Nutzung von elektronischen Zeiterfassungssystemen in den letzten Jahren zugenommen. Dies ist auch mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 zu begründen, denn seit dem sind die Unternehmen, in unter anderem Deutschland, verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Der Beschluss des BAGs soll sicherstellen, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, Überstunden ausgeglichen und Pausen ordnungsgemäß eingehalten werden. 

Aus einem Vorschlag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales geht seit April‘ 23 nun auch hervor, dass man bestrebt ist, sich auf die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung zu einigen. Insgesamt gründet die gesamte Thematik auf einem Urteil des EuGH vom Mai 2019.

Der Übersicht halber eine kurze Chronik der entsprechenden Bekanntmachungen:

Arbeitszeiterfassung - Pficht für Unternehmen Zeitplan
© HRNeeds, das Vergleichsportal

Fakten zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung

Die Vielschichtigkeit des Zeiterfassungsthemas wirft verschiedene Fragen auf. Im Folgenden haben wir einige wesentliche Informationen zur verpflichtenden Dokumentation der Arbeitszeiten zusammengefasst.

Müssen wirklich alle Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen?

Unabhängig von der Größe sind in Deutschland alle Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies gilt für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen und für alle Angestellten. Derzeit sind leitende Angestellte die einzige Ausnahme, wobei hier zu beachten ist, dass nicht automatisch jede Führungskraft als leitende/r Angestellte/r eingestuft wird. Die genauen Anforderungen an die Art der Arbeitszeiterfassung selbst können zudem je nach Unternehmensgröße und Branche variieren. Bei Unsicherheiten ist es immer ratsam, rechtlichen Rat oder Unterstützung von Fachleuten im Bereich Arbeitsrecht einzuholen.

Was bedeuten die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung für Sie als Unternehmer?​

Während die Pflicht zur Zeiterfassung für die Unternehmen bereits jetzt besteht, ist noch nicht festgelegt, in welche Form die Arbeitszeit erfasst werden muss. Ob nun handschriftlich, in Excel oder via Zeiterfassungssoftware – Unternehmen müssen Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren. 

Besonders komfortabel und weniger fehleranfällig ist natürlich die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten mittels einer entsprechenden Zeitwirtschaftssoftware.

Experten-Tipp:

Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Softwarelösungen zur elektronischen Zeiterfassung. Aus unserer Sicht sollte man sich für die Auswahl der richtigen HR-Software ausreichend Zeit nehmen und sich zudem ausführlich beraten lassen.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Einführung einer Zeiterfassungssoftware vor?

Die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassungssoftware erfordert eine gut durchdachte Strategie. Neben der Auswahl einer passenden Zeitwirtschaftssoftware ist es ebenso wichtig, rechtzeitig in die Kommunikation zu gehen.

Wenn Sie bisher ohnehin die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter manuell erfasst haben, stehen Sie hier „nur“ der Einführung einer neuen, digitalen Umsetzungsform gegenüber. Haben Sie dagegen bisher im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit lediglich geleistete Überstunden erfasst, wird der Kommunikations-Prozess eventuell etwas aufwendiger. Transparenz und Kommunikation müssen in jedem Fall großgeschrieben werden. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass die elektronische Zeiterfassung weniger ein Mittel zu Kontrolle, als ein Beschluss zum Schutz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist. Tägliche Höchstarbeitszeit oder entsprechende Ruhezeiten können im Eifer schon mal aus den Augen verloren werden.

Experten-Tipp:

Beginnen Sie damit, klare Richtlinien und Prozesse für die Einführung und Nutzung der Zeiterfassungssoftware in Ihrem Unternehmen zu entwickeln. Benennen Sie Ansprechpartner, informieren Sie umfangreich, nehmen Sie mögliche Bedenken ernst und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig im Umgang mit der zukünftig genutzten Technologie.

Welche Vorteile haben Unternehmen durch die elektronische Zeiterfassung?

Die Dokumentation der Arbeitszeiten hat zum einen arbeitsrechtliche Gründe, zum anderen bietet sie wesentliche Vorteile für Arbeitgeber UND Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen. Dabei ist vor allem die elektronische Arbeitszeiterfassung in Sachen Genauigkeit und Präzision von besonderer Bedeutung, gerade für größere Unternehmen. Informieren Sie sich im Folgenden über weitere Vorteile der elektronischen Zeiterfassung:

  • Effizienzsteigerung: Die automatische Erfassung von Arbeitszeiten spart Zeit und Aufwand sowohl für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als auch für die Personalabteilung. Mitarbeitende müssen keine handschriftlichen Aufzeichnungen führen, und die Berechnung von Überstunden und Urlaubstagen erfolgt automatisch.
  • Vermeidung von Überstunden: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit können Unternehmen Überstunden besser kontrollieren und vermeiden. Dies hilft, die Arbeitskosten zu optimieren und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen sicherzustellen.
  • Transparenz und Compliance: Digitale Zeiterfassungssysteme tragen zur Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen bei. Dies reduziert das Risiko von Verstößen und rechtlichen Problemen.
  • Berichterstattung und Analysen: Unternehmen können mithilfe digitaler Zeiterfassung umfangreiche Berichte und Analysen erstellen. Diese Daten ermöglichen es, Arbeitszeittrends zu erkennen, Ressourcen besser zu planen und Entscheidungen zur Verbesserung der Effizienz zu treffen.
  • Integration mit anderen Systemen: Moderne Zeiterfassungssysteme lassen sich oft nahtlos in andere Unternehmenssysteme wie Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und HR-Software integrieren, was die Verwaltung und den Datenaustausch vereinfacht.

Was muss eine Zeiterfassungs-Software können?

Um die individuellen Anforderungen eines Unternehmens zu bedienen, muss eine HR-Software zur Arbeitszeiterfassung eine Vielzahl von Funktionen und Merkmalen erfüllen.

Unter anderen sollten Sie bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware auf folgende Merkmale und Funktionen achten:

Automatisierte Berechnungen

Die Software sollte in der Lage sein, Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Krankheitstage und andere Abwesenheiten automatisch zu berechnen.

Benutzer-freundliche Oberfläche

Die Software sollte einfach zu bedienen sein, damit Mitarbeiter und Administratoren problemlos auf die erforderlichen Funktionen zugreifen können.

Flexibilität

Die Software sollte anpassbar sein, um die individuellen Anforderungen und Arbeitszeitregelungen eines Unternehmens zu berücksichtigen.

Integration

Die Zeiterfassungssoftware sollte nahtlos in andere HR- und Payroll-Systeme integriert werden können, um Daten effizient zu übertragen und zu verarbeiten.

Berichterstattung

Die Software sollte solide Berichtsfunktionen bieten, um Einblicke in Arbeitszeittrends, Überstunden, Abwesenheiten und andere relevante Kennzahlen zu erhalten.

Kundensupport und Schulung

Kundensupport und Schulungsmaterialien sind entscheidend, für die erfolgreiche Implementierung und langfristigen Nutzung der Erfassungssoftware.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Die Zeiterfassung ist bereits seit September 2022 verpflichtend. Die Erfassung in elektronischer Form ist einer zeitsparende Alternative zur aufwendigen manuellen Dokumentation.

Möglicherweise wird es einer Vorgabe zu der Art und Weise geben, wie Arbeitszeiten zu erfassen sind – etwa auf elektronischem Weg.

In Deutschland und der EU sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.

Die Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form ist keine Pflicht. Abzuwarten sind mögliche Beschlüsse zu einer verpflichtenden Form der Erfassung durch das BAMS.

Gute Nachrichten! Sie sind damit bei uns genau richtig. Buchen Sie HIER ein kostenloses Expertengespräch oder erhalten Sie direkt eine kostenlose Software-Empfehlung über unseren Fragebogen.

Welche Softwarelösungen suchen Sie?

Für welches Land suchen Sie eine Softwarelösung?
Kontaktdaten

Erhalten Sie Ihre passgenaue & kostenlose HR-Softwareempfehlung!

Mit dem HR-Softwarevergleich von HRNeeds zur ideal passenden Software: HRNeeds gleicht mit einem speziellen Analysetool die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Softwarelösungen ab und findet so zuverlässig die passgenaue Software.

Haben Sie Fragen zu den Softwarelösungen?

Wir beraten Sie gerne, kostenlos und unverbindlich! Durch unser Fachwissen sparen Sie effektiv Zeit bei der Suche nach den richtigen Tools für Ihre HR-Prozesse. Unsere kompetenten HR-Berater stehen in stetigem Austausch mit den HR-Software-Herstellern und sind so jederzeit über aktuelle Trends und Innovationen informiert.