Die Arbeitszeiterfassung – Pflicht für Unternehmen
Vergleichen Sie & erhalten Sie Ihre passende Software-Empfehlung
In welcher Form Unternehmen die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen, ist statistisch nicht bekannt. Unserer Erfahrung nach hat allerdings die Nutzung von elektronischen Zeiterfassungssystemen in den letzten Jahren zugenommen. Dies ist auch mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 zu begründen, denn seit dem sind die Unternehmen, in unter anderem Deutschland, verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Der Beschluss des BAGs soll sicherstellen, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, Überstunden ausgeglichen und Pausen ordnungsgemäß eingehalten werden.
Aus einem Vorschlag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales geht seit April‘ 23 nun auch hervor, dass man bestrebt ist, sich auf die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung zu einigen. Insgesamt gründet die gesamte Thematik auf einem Urteil des EuGH vom Mai 2019.
Der Übersicht halber eine kurze Chronik der entsprechenden Bekanntmachungen:
Fakten zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung
Die Vielschichtigkeit des Zeiterfassungsthemas wirft verschiedene Fragen auf. Im Folgenden haben wir einige wesentliche Informationen zur verpflichtenden Dokumentation der Arbeitszeiten zusammengefasst.
- Müssen wirklich alle Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen?
- Was bedeuten die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung für Sie als Unternehmer?
- Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Einführung einer Zeiterfassungssoftware vor?
- Welche Vorteile haben Unternehmen durch die elektronische Zeiterfassung?
- Was muss eine Zeiterfassungssoftware können?
- Häufig gestellte Fragen zum Gesetz zur Arbeitszeiterfassung
Müssen wirklich alle Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen?
Unabhängig von der Größe sind in Deutschland alle Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies gilt für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen und für alle Angestellten. Derzeit sind leitende Angestellte die einzige Ausnahme, wobei hier zu beachten ist, dass nicht automatisch jede Führungskraft als leitende/r Angestellte/r eingestuft wird. Die genauen Anforderungen an die Art der Arbeitszeiterfassung selbst können zudem je nach Unternehmensgröße und Branche variieren. Bei Unsicherheiten ist es immer ratsam, rechtlichen Rat oder Unterstützung von Fachleuten im Bereich Arbeitsrecht einzuholen.
Was bedeuten die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung für Sie als Unternehmer?
Während die Pflicht zur Zeiterfassung für die Unternehmen bereits jetzt besteht, ist noch nicht festgelegt, in welche Form die Arbeitszeit erfasst werden muss. Ob nun handschriftlich, in Excel oder via Zeiterfassungssoftware – Unternehmen müssen Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren.
Besonders komfortabel und weniger fehleranfällig ist natürlich die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten mittels einer entsprechenden Zeitwirtschaftssoftware.
Experten-Tipp:
Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Softwarelösungen zur elektronischen Zeiterfassung. Aus unserer Sicht sollte man sich für die Auswahl der richtigen HR-Software ausreichend Zeit nehmen und sich zudem ausführlich beraten lassen.
Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Einführung einer Zeiterfassungssoftware vor?
Die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassungssoftware erfordert eine gut durchdachte Strategie. Neben der Auswahl einer passenden Zeitwirtschaftssoftware ist es ebenso wichtig, rechtzeitig in die Kommunikation zu gehen.
Wenn Sie bisher ohnehin die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter manuell erfasst haben, stehen Sie hier „nur“ der Einführung einer neuen, digitalen Umsetzungsform gegenüber. Haben Sie dagegen bisher im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit lediglich geleistete Überstunden erfasst, wird der Kommunikations-Prozess eventuell etwas aufwendiger. Transparenz und Kommunikation müssen in jedem Fall großgeschrieben werden. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass die elektronische Zeiterfassung weniger ein Mittel zu Kontrolle, als ein Beschluss zum Schutz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist. Tägliche Höchstarbeitszeit oder entsprechende Ruhezeiten können im Eifer schon mal aus den Augen verloren werden.
Experten-Tipp:
Beginnen Sie damit, klare Richtlinien und Prozesse für die Einführung und Nutzung der Zeiterfassungssoftware in Ihrem Unternehmen zu entwickeln. Benennen Sie Ansprechpartner, informieren Sie umfangreich, nehmen Sie mögliche Bedenken ernst und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig im Umgang mit der zukünftig genutzten Technologie.
Welche Vorteile haben Unternehmen durch die elektronische Zeiterfassung?
Die Dokumentation der Arbeitszeiten hat zum einen arbeitsrechtliche Gründe, zum anderen bietet sie wesentliche Vorteile für Arbeitgeber UND Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen. Dabei ist vor allem die elektronische Arbeitszeiterfassung in Sachen Genauigkeit und Präzision von besonderer Bedeutung, gerade für größere Unternehmen. Informieren Sie sich im Folgenden über weitere Vorteile der elektronischen Zeiterfassung:
- Effizienzsteigerung: Die automatische Erfassung von Arbeitszeiten spart Zeit und Aufwand sowohl für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als auch für die Personalabteilung. Mitarbeitende müssen keine handschriftlichen Aufzeichnungen führen, und die Berechnung von Überstunden und Urlaubstagen erfolgt automatisch.
- Vermeidung von Überstunden: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit können Unternehmen Überstunden besser kontrollieren und vermeiden. Dies hilft, die Arbeitskosten zu optimieren und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen sicherzustellen.
- Transparenz und Compliance: Digitale Zeiterfassungssysteme tragen zur Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen bei. Dies reduziert das Risiko von Verstößen und rechtlichen Problemen.
- Berichterstattung und Analysen: Unternehmen können mithilfe digitaler Zeiterfassung umfangreiche Berichte und Analysen erstellen. Diese Daten ermöglichen es, Arbeitszeittrends zu erkennen, Ressourcen besser zu planen und Entscheidungen zur Verbesserung der Effizienz zu treffen.
- Integration mit anderen Systemen: Moderne Zeiterfassungssysteme lassen sich oft nahtlos in andere Unternehmenssysteme wie Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und HR-Software integrieren, was die Verwaltung und den Datenaustausch vereinfacht.
Was muss eine Zeiterfassungs-Software können?
Um die individuellen Anforderungen eines Unternehmens zu bedienen, muss eine HR-Software zur Arbeitszeiterfassung eine Vielzahl von Funktionen und Merkmalen erfüllen.
Unter anderen sollten Sie bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware auf folgende Merkmale und Funktionen achten:
Automatisierte Berechnungen
Benutzer-freundliche Oberfläche
Flexibilität
Integration
Berichterstattung
Kundensupport und Schulung
Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Seit wann ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Die Zeiterfassung ist bereits seit September 2022 verpflichtend. Die Erfassung in elektronischer Form ist einer zeitsparende Alternative zur aufwendigen manuellen Dokumentation.
Was ändert sich voraussichtlich für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Zeiterfassung?
Möglicherweise wird es einer Vorgabe zu der Art und Weise geben, wie Arbeitszeiten zu erfassen sind – etwa auf elektronischem Weg.
Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
In Deutschland und der EU sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.
Ist eine elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Die Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form ist keine Pflicht. Abzuwarten sind mögliche Beschlüsse zu einer verpflichtenden Form der Erfassung durch das BAMS.
Welche Software zur Arbeitszeiterfassung ist die richtige für mein Unternehmen?
Gute Nachrichten! Sie sind damit bei uns genau richtig. Buchen Sie HIER ein kostenloses Expertengespräch oder erhalten Sie direkt eine kostenlose Software-Empfehlung über unser kostenloses Anayle-Tool.↓