Zeit ist Geld: Warum Unternehmen die Zeiterfassung nicht vernachlässigen dürfen

In der Regel handelt es sich lediglich um ein Sprichwort, doch in Bereichen wie dem Einzelhandel oder der Produktion ist es die alltägliche Realität und bildet die Basis für den betrieblichen Erfolg. Jede verspätete Stempeluhr, jede verlängerte Pause oder jeder kurzfristige Schichtwechsel kann die Produktivität, die Einhaltung von Vorschriften und die Arbeitsmoral beeinträchtigen. Dennoch setzen viele Unternehmen weiterhin auf veraltete und ineffiziente Zeiterfassungssysteme – es ist an der Zeit, diese neu zu überdenken.

Die Arbeitszeiterfassung ist kein unveränderlicher Kontrollmechanismus

Der erste Schritt besteht darin, die Zeiterfassung nicht als starren Kontrollmechanismus, sondern als strategisches Werkzeug zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden zu verstehen. Tatsächlich ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits seit 2019 gesetzlich vorgeschrieben, nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein entsprechendes Urteil gefällt hatte. Dieses Urteil verpflichtet alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU), ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in ihren Parlamenten zu verabschieden. In vielen Ländern ist dies bereits umgesetzt worden. So haben Italien, Portugal und Dänemark bestehende Gesetze lediglich an die neuen Vorgaben angepasst.

In Deutschland besteht die Notwendigkeit für ein völlig neues Gesetz, das auch sechs Jahre nach dem Urteil aus Luxemburg nach wie vor auf sich warten lässt. Im Jahr 2022 entschied der Bundesgerichtshof (BGH), dass Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Art und Weise der Dokumentation ist dabei unerheblich, und eine Kontrolle erfolgt (so gut wie) nie. Somit liegt die Verantwortung weiterhin bei der Bundesregierung. Vor zwei Jahren präsentierte die Ampelkoalition einen ersten Entwurf für ein Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Seitdem wird dieser überarbeitet. Angesichts der Tatsache, dass seitdem kaum Informationen dazu veröffentlicht wurden, könnte man annehmen, dass der Entwurf derzeit in den Schubladen der Berliner Büros verstaubt. Es bleibt abzuwarten, ob die zukünftige Regierung neue Impulse in diese Angelegenheit bringt.

Loyalität durch Zeiterfassung

Eine der größten Herausforderungen für Beschäftigte in schichtarbeitenden Branchen ist die hohe Fluktuation. Da die Neubesetzung von Stellen immer wieder mit Kosten im vierstelligen Bereich verbunden ist, wird deutlich, dass eine unzureichende Mitarbeiterbindung sich direkt negativ auf die Finanzen auswirkt. Besonders Beschäftigte mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, übermäßigen Überstunden oder ungerechten Anwesenheitsregelungen suchen aus diesen Gründen häufig nach Alternativen. In der Praxis bedeutet dies: Klare und vorhersehbare Schichtpläne verringern Unsicherheit und Stress. Self-Service-Optionen für Schichtwechsel und Urlaubsanträge ermöglichen es den Mitarbeitenden, mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten zu haben.

Zeiterfassungstools bieten zudem Einblicke in die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter, was eine gezielte Steuerung ermöglicht. Diese Informationen fördern einen offenen Dialog zur Lösung von Planungsproblemen. Wenn Mitarbeitende sich wertgeschätzt fühlen und Einfluss auf ihre Arbeitszeiten haben, sind sie eher geneigt, dem Unternehmen treu zu bleiben. Dies führt zu einer Reduzierung der Einstellungs- und Schulungskosten und hebt gleichzeitig die allgemeine Arbeitsmoral.

Wohlbefinden ist nicht verhandelbar

Eine Welle von Überstunden ist – wenig überraschend – alles andere als vorteilhaft für die Produktivität und die Arbeitsqualität der Mitarbeitenden. Stress, Angstzustände und letztlich Burnout können gravierende Folgen eines unzureichenden Wohlbefindens am Arbeitsplatz nach sich ziehen. Traditionell wurden Richtlinien zur Zeiterfassung oft mit Mikromanagement am Arbeitsplatz assoziiert.

Ein modernes Anwesenheitsmanagement fokussiert sich auf die Unterstützung der Mitarbeiter*innen anstelle ihrer Überwachung. Eine intelligente Erfassung der Arbeitszeiten kann das Wohlbefinden der Angestellten fördern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz gewährleisten. Flexible Arbeitszeitmodelle, wie komprimierte Arbeitswochen oder variable Schichten, sind dabei von entscheidender Bedeutung. Gerechte Anwesenheitsregelungen kommen Arbeitnehmer*innen zugute, die aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen abwesend sind. Mitarbeiter*innen, die sich bei der Balance zwischen Beruf und Privatleben unterstützt fühlen, zeigen ein höheres Engagement, sind gesünder und letztlich produktiver. Eine Belegschaft, die sich wohl und wertgeschätzt fühlt, trägt erheblich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.

Ist der gute Ruf erst einmal verloren, ...

In einer von sozialen Medien dominierten Welt können der Markenwert und das Ansehen eines Unternehmens durch den Umgang mit seinen Mitarbeitenden sowohl gefördert als auch geschädigt werden. Wenn ein Arbeitgeber durch unfaire Praktiken, wie beispielsweise kurzfristige Änderungen im Dienstplan, unbezahlte Überstunden oder inkonsistente Durchsetzung von Richtlinien, negativ auffällt, kann dies schnell zu Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft führen, die auch nach außen getragen wird. Dies kann die Rekrutierung neuer Mitarbeitender erheblich erschweren. Im Gegensatz dazu zieht ein Unternehmen mit einem positiven Ruf als fairer und unterstützender Arbeitgeber nicht nur talentierte Fachkräfte an, sondern fördert auch eine Belegschaft, die stolz auf ihre Aufgaben ist, was sich unmittelbar auf die operative Exzellenz auswirkt.

Was sind die Vorteile des Arbeitszeitgesetzes – falls es tatsächlich umgesetzt wird?

Die Deutschen zeigen sich grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber der Erfassung von Arbeitszeiten. Das geplante Arbeitszeitgesetz, das derzeit noch in der Entwicklung ist, soll die Bedeutung von fairen und planbaren Arbeitszeiten hervorheben. Zukunftsorientierte Unternehmen betrachten diese Veränderungen eher als Chance denn als Pflicht. Wer sich dem Geist des Gesetzes verpflichtet, gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern erzielt auch bessere Geschäftsergebnisse. Stabile und planbare Arbeitszeiten bieten den Arbeitnehmer*innen finanzielle Sicherheit und fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance. Eine transparente gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung trägt zudem dazu bei, rechtliche Konflikte zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgebern zu vermeiden. Beides unterstützt eine Kultur des gegenseitigen Respekts und des Miteinanders.

Wann endet das Warten?

Eine präzise Zeiterfassung bietet wertvolle Einblicke in die Belegschaft, die über die Gehaltsabrechnung hinausgehen. Unternehmen, die diese Informationen gezielt nutzen, sind in der Lage, Fehlzeiten und Auslastung zu identifizieren, wodurch sie Überlastungen proaktiv vermeiden können. Indem sie Zeiterfassung als Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung einsetzen, können Arbeitgeber fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommen. Unternehmen, die sich an bewährten Praktiken orientieren, sehen Zeitmanagement nicht mehr als Kontrollinstrument, sondern als Gelegenheit, einen fairen, effizienten und unterstützenden Arbeitsplatz zu schaffen. Arbeitgeber, die moderne, mitarbeiterzentrierte Ansätze zur Arbeitszeiterfassung implementieren, verzeichnen Fortschritte in der Mitarbeiterbindung, im Engagement, im Wohlbefinden und in der Produktivität.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz ist nach wie vor in der Zukunftsperspektive. Sobald es jedoch in Kraft tritt, sind Unternehmen nicht nur verpflichtet, sondern erhalten auch die wertvolle Chance, die Arbeitszeiterfassung auf faire, flexible und transparente Weise zu gestalten. Bis dahin besteht eine Pflicht, die täglich umgangen wird. Es hätte bereits seit Jahren anders geregelt sein müssen.

Originalartikel: https://www.protime.eu/de-de/nachrichten/warum-kein-unternehmen-zeiterfassung-ignorieren-kann

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