Personalkostenplanung
zur passenden Software-lösung vom experten
Kosten zu planen ist für die wenigsten Personalverantwortlichen der liebste Teil ihres Arbeitsalltags. Es liegt viel Gewicht auf dem Thema – schließlich geht es um nichts weniger als den größten Ausgabenblock im Unternehmen. Personaler tragen hier unglaublich viel Verantwortung. Um diese Verantwortung schultern zu können, ist man aber glücklicherweise nicht auf sich allein gestellt – digitale Tools helfen.
Personalkostenplanung im 21. Jahrhundert: Ohne Software wäre Steinzeit…
Die größte Angst der meisten Personaler bei dieser Thematik ist, etwas Wichtiges zu übersehen. Das ist durchaus berechtigt, denn bei der Menge an Daten, die es heutzutage zu erfassen und auszuwerten gibt, hält niemand mit Taschenrechner und Notizblock mit.
Wichtig ist deshalb, möglichst datenbasiert zu arbeiten und sich durch smarte Softwarelösungen unterstützen zu lassen. Der Schritt dahin ist meist unkompliziert (und begleitet von den jeweiligen Anbietern): Die Tools lassen sich leicht in bestehende HR-Systeme integrieren und erlauben direkte Datenimporte. Relevante Zahlen werden nahtlos aus Payrollsystemen und HCM-Systemen bezogen.
Kompatibel sind zum Beispiel: SAP SuccessFactors, Paidy, LOGA, SAP HCM, Datev, rexx, Workday, Personio usw.
Die Schnittstellen hierbei sind idealerweise direkt API-basiert, wodurch sichergestellt ist, dass die Daten immer live auf neuestem Stand bleiben. Alternativ sind auch manuelle Datenimporte über XLSX- oder CSV-Dateien eine Option.
Daten, die hierbei erhoben werden, können dann miteinander in Verbindung gebracht und visualisiert werden. Sie beziehen sich auf verschiedenste Bereiche:
- Gehälter und Löhne: Grundgehälter, Lohnerhöhungen, Tarif- und Vertragskonditionen
- Sozialabgaben: Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungen, gesetzliche und tarifliche Sonderzahlungen
- Zusatzleistungen und Benefits: Boni, Prämien, betriebliche Altersvorsorge, Zusatzversicherungen (z.B. Unfallversicherung), Sachleistungen (z.B. Dienstwagen, Handys)
- Personalentwicklung: Kosten für Weiterbildungen, Schulungen, Mentoring-Programme
- Arbeitszeitregelungen: Überstundenvergütung, Schichtzulagen, Teilzeitregelungen und flexible Arbeitszeitmodelle
- Personalstruktur: Anzahl der Mitarbeiter und deren Qualifikationen, Altersstruktur und damit verbundene Kosten (z.B. für altersbedingte Ausfallzeiten)
- Fluktuation und Recruiting: Kosten für die Personalbeschaffung und -auswahl, Einarbeitungskosten neuer Mitarbeiter, Kosten für Austritte und Nachbesetzungen
- Rechtliche und gesetzliche Rahmenbedingungen: Änderungen im Arbeitsrecht, Mindestlohnregelungen, Arbeitszeitgesetze und deren Anpassungen
- Marktentwicklungen: Wirtschafts- und Branchensituation, Wettbewerbsaktivität auf dem Arbeitsmarkt, Inflation und allgemeine Kostensteigerungen
- Betriebsinterne Faktoren: Unternehmensstrategie und -ziele, Expansionen oder Reduktionen der Geschäftstätigkeit, Einführung neuer Technologien oder Automatisierungen
- Externe wirtschaftliche Einflüsse: Konjunkturschwankungen, globale wirtschaftliche Trends und Ereignisse (z.B. Pandemie, Handelskonflikte)
Und was ist mit Datenschutz? Eine verständliche Sorge. Natürlich verpflichten sich die Anbieter, DSGVO-konform zu arbeiten und die sensiblen Personaldaten sicher zu verschlüsseln und abzuspeichern.
Schön und gut, aber - was macht eine Softwarelösung denn, mal ganz praktisch gesehen?
Gute Frage. Technologie kann dem modernen Personaler operative Arbeit abnehmen, Prozesse erleichtern oder diese überhaupt erst ermöglichen. Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen im Personalbereich sind inzwischen unglaublich kompetent darin, manuellen Aufwand durch Automatisierung zu reduzieren und dabei das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern zu minimieren. Insbesondere sind die Tools hilfreich in drei Bereichen der Personalkostenplanung:
1) Übersicht. “Den Wald vor lauter Bäumen…”
HR-Software kann detaillierte Übersichten zur Personalstruktur schaffen. Analysen der Personalbestände zum Beispiel ermöglichen eine viel genauere Kapazitätsplanung. Zudem kann die passende Softwarelösung Personalkosten aufschlüsseln – nach Monaten, nach Kostenbestandteilen, nach Mitarbeitergruppen etc.
2) Prognosen. “Was wäre wenn?”
HR-Software kann Hochrechnungen und Simulationen unterschiedlicher Szenarien durchführen. Dieser Blick in die Zukunft hilft bei Entscheidungen zur Weiterentwicklung von Geschäftsbereichen und Teams, zu Einstellungen, Entlassungen, Bildungsbudgets und Gehaltsverhandlungen. Alle Berechnungen erfolgen dabei in Echtzeit sodass konkrete Handlungsalternativen aus jeder Situation erarbeitet werden können. So könnte man mit einer Szenarioanalyse beispielsweise abschätzen, welche Auswirkungen es hätte, zwei Abteilungen zusammenzuführen, ein wichtiges Team in Kurzarbeit zu schicken oder eine bestimmte Führungskraft zu versetzen.
Merke: Ein besonders wichtiger Aspekt, der gerne bei der Planung von Personalkosten in der Zukunft gerne übersehen wird, sind Opportunitätskosten. Wer im Unternehmenssinne denken und arbeiten will, muss sich bewusst sein, dass Fluktuation und Unterbesetzung nicht nur aktiv Recruitingkosten produzieren. Vielmehr ist das wirklich Teure daran, dass Aufträge nicht angenommen werden können, potentielle Neukunden vergrault werden, loyale Bestandskunden länger warten müssen et cetera, et cetera. Dazu kommt bei Neubesetzung Arbeitsaufwand durch Kollegen, die andernfalls abrechenbar produktiv sein könnten.
3) Reporting. “Wieso, weshalb, warum?”
HR-Software kann Transparenz bieten und so eine fundierte Grundlage für Business-Entscheidungen bilden. Sei es zum Reporting an die Führungsriege oder durch die Evaluierung von wichtigen Kennzahlen. So können auch Trends und allgemeine Entwicklungen zum Positiven wie Negativen erkannt werden. Für solche Berichte gibt es beispielsweise Integrationen mit Business Intelligence Services wie Amazon QuickSight. Schön daran: Personaler können sich selbst Dashboards zusammenstellen, um sowohl die eigene Arbeit fundierter zu gestalten, als auch Maßnahmen gegenüber Stakeholdern und Vorgesetzten datenbasiert begründen und erläutern zu können.
Unser Fazit: Kosten- und Kapazitätsplanung im Personalbereich müssen nicht trocken sein und Schweißausbrüche auslösen – im Gegenteil. Mit den richtigen Tools wird sie zum spannenden Strategiespiel, das nicht nur Stress erspart, sondern auch reale Wettbewerbsvorteile bringt.
Welche Software ist die Richtige für mich? Gute Frage…
Nicht jedes Tool ist für jedes Unternehmen passend. Wir beraten Sie gerne, um gezielt und schnell auf Ihre ganz individuellen Anforderungen einzugehen, ohne umfangreiche Systemumstellungen vornehmen zu müssen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche HR-Softwarelösungen Sie am besten unterstützen können, Ihre tägliche Arbeit zukunftsorientiert und effektiv zu gestalten.
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