Digitale Home-Office-Plattform
zur passenden software-lösung vom experten
Gesundes und produktives mobiles Arbeiten zur Steigerung der Mitarbeiterbindung und zur Erfüllung aller arbeits(schutz)rechtlicher Anforderungen
Entwicklungen beim mobilen Arbeiten
Hybridarbeit ist der neue Standard, aber 2/3 der Beschäftigten arbeiten unter ungesunden Bedingungen mit erheblichen Auswirkungen auf
- Gesundheit (Rekordkrankenstände in 2023 und Verdopplung in den letzten 2 Jahren laut statistischem Bundesamt)
- Produktivität (-25% laut Fraunhofer Institut)
- hybride Unternehmenskultur (Hiring, Retention und emotionale Bindung der Mitarbeitenden)
Regulatorik: Es gibt seit Juni 2024 neue Leitlinien zur Erfüllung arbeits(schutz)rechtlicher Anforderungen für hybride Bildschirmarbeit vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales:
- Kosten und Ausstattung: Kosten für erforderliche Arbeitsmittel (Grundausstattung) und Maßnahmen des Arbeitsschutzes (§ 3 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz – ArbSchG) sind unabhängig vom Arbeitsort vom Arbeitgeber zu tragen.
- Gefährdungsbeurteilung: Eine Gefährdungsbeurteilung ist für mobile Arbeitsplätze notwendig. Die Umgebungsbedingungen und die Arbeitsplatzausstattung müssen erfasst werden.
Während oft etwa 700€/Monat/Mitarbeiter für das Büro investiert werden, werden die Mitarbeitenden im mobilen Arbeiten allein gelassen. Dabei wird im Schnitt die Hälfte der Wertschöpfung dort erbracht. Durch eine digitale Home-Office-Plattform können Unternehmen, das Arbeiten von zu Hause ganzheitlich professionell begleiten.
Dabei können mit durchschnittlich nur 25€/Monat/Mitarbeiter diese Themen ganzheitlich gelöst werden.
Herausforderungen in der Home-Office Gestaltung
Das große Problem ist die Dezentralität: Wenn mehrere hundert Beschäftigte verteilt im mobilen Arbeiten und jeden Monat neue Beschäftigte kommen und gehen, wäre der interne Arbeitsaufwand viel zu kompliziert.
Optimierung im Home-Office durch eine digitale Plattform
Hier kann eine Homeoffice-as-a-Service Plattform helfen und diese Herausforderungen abnehmen und verschiedene Services anbieten:
Ausstattung:
Mitarbeiter statten sich mit wenigen Klicks aus. Der Partner kümmert sich um Lieferung, Installation und alle rechtlichen Anforderungen inklusive Rückabwicklung beim Verlassen des Unternehmens.
Compliance:
Der Partner prüft zusätzlich die Sicherheit und Gesundheit am Heimarbeitsplatz (obligatorische digitale Gefährdungsbeurteilung).
Wohlbefinden & Koordination: Mit zusätzlichen Plattformmodulen können die Plattformen oft die Mitarbeitenden in Bezug auf weitere Faktoren der Heimarbeit unterstützen. Dies können z.B. 1:1-Beratungen zum Einrichten des Arbeitsplatzes sein, „aktiven Pausen“-Kurse.
Eine digitale Software-Plattform kann neben de Services auch noch weitere Vorteile mit sich bringen. Diese können z.B. folgende sein:
- Eine Anbindung an das Personalmanagementsystem stellt sicher, dass alle immer alle Beschäftigten im On- und Offboarding automatisch Zugriff bekommen oder dieser gesperrt wird und Rückabwicklungsprozesses von z.B. Arbeitsausstattung im mobilen Arbeiten angestoßen werden.
- Wenn die Beschäftigten im Self-Service auf der Plattform die Dienstleistungen abrufen, entstehen keine Arbeitsaufwände in der Verwaltung.
- Die Verwaltung und Personalabteilung können jedoch die Rahmenbedingungen festlegen, in welchem Umfang die Beschäftigten die Plattform nutzen können.
- Digitale Dashboards sorgen für volle Transparenz, welche Beschäftigten und welchen Bedingungen zu Hause arbeiten und welche Services dieses für das Arbeiten von zu Hause in Anspruch genommen haben.
Im Unternehmen sind die Beschäftigten in der Regel der Schlüssel zum Erfolg. Daher kann es sinnvoll sein, den Beschäftigten auch zu Hause die richtigen Werkzeuge – in Form von optimaler Infrastruktur – an die Hand zu geben, sodass das Unternehmen gleichermaßen profitiert. Oft werden folgende Vorteile gesehen:
- Gesundheit: geringeren Krankenstände, da Fehltage aufgrund von Muskel-Skelett-Erkrankungen an zweiter Stelle liegen (DAK Gesundheitsreport 2024)
- Produktivität: Das Fraunhofer-Institut sieht eine Produktivitätssteigerung im mobilen Arbeiten vom 25% durch ergonomische Ausstattung (Fraunhofer Institut). Bei einem Bruttoinlandsprodukt pro Erwerbstätigen von etwa 90.000€ können relevante ökonomische Vorteile erreicht werden.
- Loyalität: Durch eine optimale Infrastruktur für den mobilen Arbeitsplatz wird die emotionale Bindung der Beschäftigten gesteigert, da diese zu Hause jeden Tag die Anerkennung spüren und somit Fluktuation verringert wird. Zusätzlich positioniert sich der Arbeitgeber als attraktiver Arbeitgeber auf dem Markt für die Personalbeschaffung.
- Compliance: Der weitere Vorteil ist, dass keine Grauzonen im mobilen Arbeiten mehr bestehen und alle arbeit(schutz)rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Vorteile einer digitalen Home-Office-Plattform:
Im Unternehmen ist der Beschäftigte in der Regel der Schlüssel zum Erfolg. Daher kann es sinnvoll sein, den Beschäftigten auch zu Hause die richtigen Werkzeuge – in Form von optimaler Infrastruktur – an die Hand zu geben, sodass das Unternehmen gleichermaßen profitiert. Folgende Vorteile werden gesehen:
- Gesundheit: geringere Krankenstände
- Produktivität: Produktivitätssteigerung im mobilen Arbeiten durch ergonomische Ausstattung
- Loyalität: optimale Infrastruktur - emotionale Bindung und geringere Fluktuation
- Compliance: keine Grauzonen im mobilen Arbeiten und Erfüllung aller arbeit(schutz)rechtlichen Anforderungen
Wenn Sie die Vorteile eine digitalen Home-Office-Plattform nutzen möchten, führen Sie den kostenlosen Software-Verlgeich durch. Wir identifizieren dann anhand Ihrer Anforderungen die geeignete Softwarelösung. Auf Wunsch mit ebenfalls kostenloser Expertenberatung.