e-Signatur
zur passenden software-lösung vom experten
Der Trend geht eindeutig hin zum papierlosen Büro. Doch wie werden diese Dokumente rechtssicher unterzeichnet und was ist der Unterschied zwischen der elektronischen und digitalen Unterschrift?
Gesetzliche Vorgaben
Geschäfte aller Art werden überwiegend elektronisch abgewickelt und digitale Verträge werden natürlich auch digital unterzeichnet. Neben Kostenersparnis und Unweltschutzgründen bringt dies für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich – nicht nur für die Personalabteilungen, sondern für alle Unternehmensbereiche.
Alle rechtliche relevanten Vorgänge haben aber eines gemeinsam: Es werden Unterschriften benötigt und die müssen in einer geeigneten Form elektronisch umgesetzt werden. Die Anforderungen an eine solche Signatur sind unterschiedlich, denn das Autogramm unter der Absage an einen Bewerber erfordert nicht dieselbe Rechtssicherheit wie die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages. Was ist also eine elektronische Signatur und welche Sicherheitsstufen sind möglich?
Die elektronische Signatur
Die elektronische Signatur muss je nach Situation verschiedene Voraussetzungen erfüllen. Grundsätzlich muss sie unverwechselbar und fälschungssicher sein und muss bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung vollumfänglich gültig sein.
Da genügt es selbstverständlich nicht, etwa eine handgeschriebene Signatur zu scannen und in ein elektronisches Dokument zu kopieren. Eine rechtssichere digitale Unterschrift ist folglich mit einem Siegel vergleichbar. Sie muss technisch so erstellt werden, dass sie ebenso wie das traditionelle Siegel bei Veränderungen erkennbar bricht oder beschädigt wird – und so ihre Gültigkeit verliert.
Wie unterscheiden sich eine digitale und elektronische Signatur?
In der Praxis werden die Begriffe „digitale“ und „elektronische“ Signatur oft als Synonyme verwendet, was jedoch nicht richtig ist.
Die Anforderungen an eine digitale Signatur sind wesentlich höher als an eine elektronische Signatur. Setzt der Autor einer E-Mail unter seinen elektronischen Text nur seinen Namen, so bedeutet dies eine elektronische Signatur, was keineswegs rechtssicher. Bei der digitalen Signatur werden mit modernen kryptografischen Verfahren der Verfasser auf nachweisbare Art mit dem Dokument verbunden. Damit ist die elektronische Signatur im Vergleich zur digitalen Variante einfach eine schwächere Form der Unterschrift.
Für den Sprachgebrauch ist wichtig, die Unterschiede zwischen beiden Begriffen zu kennen. Wenn von der „elektronischen Signatur“ gesprochen wird, sind meistens alle Varianten inklusive der digitalen Signatur gemeint – die eben eine besonders sichere elektronische Signatur darstellt.
Die drei Ausprägungen der elektronischen Signatur
Die eIDAS-VO kennt drei Ausprägungen der elektronischen Signatur, die sich durch das Niveau an Fälschungssicherheit unterscheiden.
Die einfache elektronische Signatur
Diese Form gilt als die einfachste Art der elektronischen Signatur mit der schwächsten Sicherheit und ist nichts anderes als der Name des Verfasser am Ende eines elektronischen Dokuments. Sie zeigt nur den Verfasser an und ist an keinerlei Formvorgaben geknüpft. Diese „Signatur durch Text“ ist nicht fälschungssicher und kann auf einfache Weise kopiert und somit missbraucht werden.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die nächst höhere Stufe, die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt strengeren Vorgaben. Bei der fortgeschritten elektronischen Signatur muss jede Manipulation daran eindeutig feststellbar sein und der Autor der Signatur muss eindeutig und jederzeit identifizierbar sein. Er muss die Signatur nachweisbar auf eigenen elektronischen Geräten verfasst haben und die Unversehrtheit des Dokuments muss belegbar sein – eine nachträgliche Veränderung muss also jederzeit ausgeschlossen sein.
Diese Art der elektronischen Unterschrift wird zum Beispiel zur Unterzeichnung bestimmter Verträge verwendet, zum Beispiel bei Gesellschafterverträgen.
Die qualifizierte digitale Signatur
Die qualifizierte elektronische Unterschrift gilt als höchste Signaturstufe und stellt die sicherste Unterart der elektronischen Signatur dar. Sie ist mit der traditionellen Unterschrift per Hand weitgehend gleichzusetzen. Wer sein Dokument mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen hat, kann selbst vor Gericht seine Autorenschaft nicht mehr bestreiten. Diese Art der Signatur gilt damit als grundsätzlich rechtssicherer Beweis – soweit der Gesetzgeber nicht die Schriftform vorschreibt.
Die qualifizierte digitale Signatur muss in mehrfacher Weise gesichert sein. Mit dem so genannten Kryptografie-Verfahrens wird ein digitaler Schlüssel eindeutig und unverwechselbar mit den Daten des Verfassers verknüpft. Jede Veränderung dieser Daten würde automatisch angezeigt.
Besonderheiten und Grenzen
In einigen Fällen schreibt der Gesetzgeber für die Unterzeichnung von Dokumenten die Schriftform vor. Eine elektronische Signatur ist dann nicht rechtsgültig.
Zum Schutz der Vertragspartner sind zum Beispiel bei Mietverträgen, Bürgschaften oder Kündigungen elektronische Signaturen ausgeschlossen. Der Arbeitsvertrag darf dagegen elektronisch signiert werden.
Elektronische Signaturen sind in den meisten Industrieländern rechtlich durchsetzbar. Allerdings unterscheiden sich die Gesetze. Während für den Bereich der Europäischen Union die genannte eDIAS-VO gilt, findet in den USA das „Gesetz zu elektronischen Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN)“ und das „Gesetz zur Vereinheitlichung elektronische Transaktionen (UETA)“ Anwendung. Grundsätzlich sind in den USA elektronische Unterschriften den handschriftlichen gleichgestellt.
Fazit
Die elektronische Signatur kann viele Abläufe in den Unternehmen erheblich vereinfachen und gleichzeitig zu einer Kostenersparnis führen. Die elektronische Signatur schafft so Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.
HRNeeds hilft Ihnen gerne, den passenden Anbieter für elektronische Signaturen zu finden. Mit Hilfe unseres Software-Vergleichs können wir die zu Ihren Anforderungen passende Lösungen finden und Ihnen eine geeignete Empfehlung geben. Das Ganze ist unverbindlich und kostenlos. Auf Wunsch gibt es noch eine ebenfalls kostenlose Expertenberatung.