Laut dem vom HR-Dienstleister SD Worx herausgebrachten Payroll Proficiency Index entwickelt sich das Thema Payroll für viele Unternehmen zu einem immer komplexeren Aufgabenbereich. Vor allem die lokale Gesetzgebung wird demnach von europäischen Unternehmen als häufigste Ursache für Schwierigkeiten im Payroll-Prozess genannt. Das gilt auch für deutsche Unternehmen. Ebenso scheinen hierzulande das Fehlen ausreichender Fachkenntnisse und Kompetenzen auf dem Gebiet der Entgeltabrechnung deutsche Personalverantwortliche in ihrer Leistungsfähigkeit einzuschränken.
Für den Payroll Proficiency Index wurden sechs verschiedene Faktoren analysiert, die den Entgeltabrechnungsprozess innerhalb der befragten Unternehmen erschweren: die Gesetzgebung, die Vergütung, Technologien, die Belegschaft, die jeweiligen Fachkenntnisse auf dem Gebiet der Entgeltabrechnung sowie externe Payroll-Dienstleister.
Gerade im Kontext der Gesetzgebung werden sämtliche Aufgaben aufgrund ihrer Komplexität und der damit einhergehenden regelmäßigen Änderungen als besonders anspruchsvoll von den Unternehmen wahrgenommen. In Deutschland kommen zudem noch fluktuierende Belegschaften, unterschiedliche Unternehmensprofile sowie die diversen Vertragsmodelle als besondere Herausforderungen dazu.
Die Analyse zeigt außerdem, dass auch die Vergütungspolitik dazu beiträgt, dass die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deutschen Unternehmen nicht fehlerfrei verläuft, beispielsweise durch schwankende Zahlungshäufigkeiten. Zwar bewerteten die Unternehmen Einflussfaktoren wie die technologische Reife, Fachkenntnisse des Personals sowie die Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern ähnlich, stuften diese jedoch insgesamt als eher positiv für den gesamten Entgeltabrechnungsprozess ein.
Neben der Gesetzgebung und den dort immer wieder stattfindenden Änderungen, führen das komplexe Steuersystem und ein kompliziertes Sozialversicherungssystem zu negativen Auswirkungen auf die internen Entgeltabrechnungsprozesse. Konkret: Insbesondere deutsche Unternehmen müssen bei der Erstellung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen oftmals mit Dritten wie Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern zusammenarbeiten, um zum Beispiel Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen für einen kranken Mitarbeitenden zu übermitteln. Dabei könnten, so die Index-Ergebnisse, die vielen Interaktionen mit all den unterschiedlichen Meldeverfahren bei Unternehmen für Verwirrung sorgen. Bereits im Rahmen der Jahresendaktivitäten seien verschiedene Meldungen an staatliche Stellen für alle Sozialbeiträge sowie für das Einkommen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die gezahlten Steuern erforderlich.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist in Deutschland immer noch eine manuelle Aufgabe
Europäische Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auslagern, bewerten die Qualität dieses Prozesses deutlich höher als diejenigen, die ihn intern abwickeln. Auch Deutschland sieht das Outsourcing von Entgeltabrechnungen mit rund 55 Prozent Zustimmung aller befragten Unternehmen als Erleichterung an.
Doch trotz dieses Wissen gehen deutsche Unternehmen das Thema Outsourcing zögernd an: Denn 40 Prozent wollen ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess nach wie vor selbst verwalten. In deutschen Unternehmen sei die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch immer eine manuelle Aufgabe, heißt es vonseiten SD Works. Erledigt würden die damit zusammenhängenden Aufgaben meist von den eigenen Mitarbeitenden. Dafür nutzen knapp acht Prozent der Unternehmen externe Softwaresysteme, während weniger als 14 Prozent über ein eigenes System verfügen. Damit liegt Deutschland deutlich unter den europäischen Durchschnittswerten und gehört zu den wenigen Ländern, in dem die Auslagerung der Entgeltabrechnungen am zögerlichsten vorangetrieben wird.
Der Einsatz von Cloud-Softwares ist für Unternehmen auf der ganzen Welt zu einer beliebten Alternative geworden. Trotz anfänglicher Zurückhaltung schließen sich zunehmend auch deutsche Unternehmen dem Trend an und steigen auf cloudbasierte Technologien um. Das Payroll Proficiency Index beweist laut SD Worx: Etwa 41 Prozent der befragten deutschen Unternehmen verwenden Cloud-Softwares für die Bearbeitung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die auf Servern gehostet werden, während die Mehrheit der Unternehmen mit 51 Prozent sich noch immer auf On-Premises-Softwares stützt, welche sich auf den Servern der entsprechenden Unternehmen befinden.