Auswahl einer digitalen Personalakte
Digitalisierung einer HR-Abteilung: zweckgebunden, nicht softwareverliebt.
Die mittelständische Rose Druck GmbH beschloss 2021, einen Teil des Personalbereichs zu digitalisieren. So wollte das familiengeführte Druck-Unternehmen das Recruiting mit einer passenden Software unterstützen. Auf der Suche nach einer dafür geeigneten Lösung kam allerdings die Idee auf, direkt weitere operative HR-Prozesse digital abzubilden. Um dem eigenen Anspruch und der Kernaufgabe des Personalbereichs wieder näherzukommen: für die jetzigen Mitarbeiter vermehrt da zu sein, diese zu begleiten sowie neue Mitarbeiter zu finden und einzustellen. Als Partner für die Suche nach einer passenden HR-Lösung setzte das Unternehmen auf das Vergleichsportal HRNeeds.
Die Ausgangslage
Rose Druck ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen der Druckindustrie mit Sitz in Landau/Pfalz, das inzwischen auf eine 173-jährige Geschichte zurückblickt. Im Tiefdruckverfahren produziert die Firma unter anderem hochauflagige Werbebeilagen, Katalogteile und Zeitschriften im Drei-Schicht-Betrieb – mit 144 Mitarbeitenden. Und dies erfolgreich: Während die Branche schrumpft und Kapazitäten stillgelegt werden, erhöht Rose Druck seine Mitarbeiterzahl und erweitert sein Maschinenkontingent.
„Familienunternehmen steht bei uns nicht nur auf der Verpackung, sondern wir sind eines. Darauf legt die Familie Rose großen Wert“, sagt Personalleiter Timo Krause. Das zeige sich unter anderem daran, dass Geschäftsführer Bernd Rose für das gesamte Personal immer ein offenes Ohr habe, bis hin zur Unterstützung in privaten Angelegenheiten der Mitarbeitenden.
Den Personalbereich führt Timo Krause grundsätzlich alleine. Unterstützt und vertreten wird er zeitweise von einer Kollegin aus der Finanzbuchhaltung. „Den Personalbereich würde ich mit 1,5 Stellen angeben“, so Krause. Bei ihm liegen zudem noch die Themen Qualitätsmanagement sowie die Koordination des EHS-Managements. EHS steht für „Environment, Health and Safety“. „Ich bin das Bindeglied zwischen sämtlichen Beauftragten, die dafür benötigt werden. Und ich regele die Kommunikation zwischen Behörden, den Arbeitnehmern und der Geschäftsführung“, erklärt er sein erweitertes Aufgabengebiet.
Für die Zeiterfassung nutzt Rose Druck eine professionelle Software-Lösung, mit der sich auch die Zuschläge zu Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit, die sogenannten SFN-Zuschläge, korrekt darstellen und entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben umsetzen lassen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Payroll, wird mit einer Software von Datev erledigt. Auswertungen und Statistiken, Personallisten und das Recruiting werden hingegen noch mit Excel-Dateien bearbeitet – rein manuell.
Die Problematik: Manuelle Prozesse
Aus diesem Konstrukt ergibt sich für den HR-Bereich ein enormer Arbeitsaufwand. Dieser erhöhte sich 2021 noch einmal durch den Anstieg des Personals. Knapp 50 neue Mitarbeiter stellte das Unternehmen ein. „Das war eine riesige Herausforderung“, erzählt Krause. Bewerbungen wurden beispielsweise manuell in einer Excel-Tabelle erfasst. Daneben mussten unzählige weitere Excel-Listen und -Tabellen zu den Themen Lohn und Gehalt, zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen und zu ausgehändigter „Hardware“ – zum Beispiel Schlüssel und Arbeitskleidung – gepflegt werden. Selbiges galt für Personalstatistiken, den Personalstand, die Krankenstatistik sowie die Übersicht über Befristungen und Probezeiten. Excel und Lotus Notes waren hier die vorrangig im Einsatz befindlichen Tools. Da sich die einzelnen Dateien nicht synchronisieren ließen, zog die Aktualisierung einer Datei die händische Korrektur weiterer Excel-Tabellen nach sich. Diese Aktualisierungsprozesse waren nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Timo Krause sagt: „All diese Dinge wurden in Listen erfasst, im Kalender setzte ich mir Erinnerungen. Am Monatsende schaute ich dann beispielsweise in die Liste für die kommenden Entfristungen der Probezeiten, um nichts zu verpassen und Fristen einzuhalten. Es gab eben keine ineinandergreifenden Systeme.“
Nicht anders sah es im Bereich des Bewerbermanagements aus. Bewerbungen wurden manuell erfasst, die Bewerbermatrix ebenfalls manuell gepflegt. Bei Neueinstellungen musste die Zustimmung des Betriebsrats manuell eingeholt werden. Diese Prozesse setzen somit ebenfalls die Pflege zahlreicher Dateien voraus, um Aktualität zu gewährleisten. Und machten das Überblickhalten kompliziert. Zudem musste der Datenschutz „manuell“ gewährleistet werden. Zum Beispiel wurden bei der Kommunikation über Lotus Notes die sensiblen Bewerberdaten, den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO entsprechend, nach Abschluss des Bewerbungsprozesses händisch gelöscht.
Das Überdenken der Situation
Die große Anzahl der Neueinstellungen im Jahr 2021 führte dazu, dass sich der Personalverwaltungsaufwand weiter erhöhte. Anfangs spielte Rose Druck noch mit dem Gedanken, sich mit dem Microsoft-Tool Access auseinanderzusetzen, um eine Verknüpfung zwischen der Vielzahl an einzelnen Dateien herzustellen.
„Über eine Anzeige in einem Karrierenetzwerk stieß ich auf die Anzeige eines HR-Softwareanbieters. Nach einem Demo-Termin habe ich festgestellt, dass es noch weit bessere Lösungen gibt. So entstand das Projekt, sich professionelle HR-Softwarelösungen anzuschauen“, beschreibt Timo Krause den Start der Transformation des eigenen HR-Bereichs.
Ausgangspunkt war also, das Bewerbermanagement und den Onboarding-Prozess auf ein neues Level zu heben. Die Vorgänge im Rahmen der Personalsuche und -auswahl sowie die Kommunikation mit den Bewerbern sollten über ein digitales System laufen. Inklusive der dazugehörigen internen Abstimmungsprozesse mit den Stakeholdern. Und wenn möglich, direkt auch das spätere Onboarding: das Erstellen von Profilen für die Zeiterfassung und andere zu nutzende Software-Systeme, das Einrichten von Bildschirmarbeitsplätzen, Begrüßungsanschreiben, die Kommunikation mit den Einsatzabteilungen. All dies nährte den Wunsch der Personalabteilung nach einer digitalen Lösung, nach einer HR-Software.
In Gesprächen mit der Geschäftsführung entstand dabei die Idee, eine Softwarelösung anzuschaffen, die über das Modul „Bewerbermanagement“ hinausgeht. Dass mehr gewünscht wurde und das Abbilden weiterer digitaler HR-Prozesse über eine digitale Lösung sinnvoll sei. So stand schließlich die Suche nach einer digitalen Gesamtlösung mit dem Kernmodul „Digitale Personalakte“ im Raum, in der alle Personaldokumente verwaltet, sicher und datenschutzkonform aufbewahrt und archiviert werden können. Timo Krause einigte sich mit der Geschäftsführung des Unternehmens, hierzu eine passende Lösung zu suchen.
Das Hauptziel lässt sich dabei folgendermaßen benennen: An erster Stelle steht die Entlastung der Personalabteilung in der operativen Personalverwaltung. Einhergehend mit mehr Zeit für Kernaufgaben im Personalbereich: die Mitarbeiterentwicklung, der einfache Zugriff sowie die effiziente Verwaltung der Personalakten, das Entwickeln eines Onboarding-Prozesses und die Mitarbeiterbindung. Ebenso sollen das Recruiting und Personalmarketing sowie Employer Branding-Maßnahmen verstärkt in den Mittelpunkt der Personalarbeit rücken.
Was die Software leisten soll
Um diese Ziele erreichen, muss die Software-Lösung einiges leisten beziehungsweise eine Vielzahl von Prozessen abbilden können. So sollen beispielsweise Mitarbeiter ihre Fehlzeiten über eine App beantragen können, die dann automatisiert in die Zeiterfassung übertragen werden. Mitarbeitergespräche, Selbst- und Beurteilungen sollen über die Software plan- und umsetzbar sein. Auch Zielvereinbarungen sollen in ihr erfasst werden. Zusätzlich soll es einen Employee Self Service, kurz ESS, geben. Über die haben sämtliche Mitarbeiter Zugriff auf die sie betreffenden Unterlagen, auf ihren Arbeitsvertrag, Akten und Dokumente. So wird die Personalabteilung entlastet, gleichzeitig entfallen für die Mitarbeitenden Wartezeiten und vermeidbare Wege. Für alle kommt es zu einem verminderten Abstimmungsaufwand.
Was das Recruiting betrifft, soll das sogenannte Multiposting bei Stellenanzeigen möglich sein: Anzeigen werden automatisch auf verschiedenen Plattformen ausgespielt. Genauso auf der eigenen Karriere-Internetseite. Diese wird mit Kontaktformular und entsprechender Schnittstelle eingerichtet, um möglichst viele Anzeigen in Richtung der neuen HR-Software zu kanalisieren. „Wobei uns als Mittelständler auch wichtig ist, dass wir keine Bewerbungen ausschließen möchten. Wer uns Bewerbungen ganz altmodisch in den Briefkasten wirft, findet selbstverständlich weiterhin Berücksichtigung und wird in den Bewerber-Pool aufgenommen. Hier wollen wir kein Ausschlusskriterium schaffen, alle Wege zu uns sollen offen sein“, sagt Personalleiter Timo Krause.
Überhaupt wird der Verwaltungsaufwand für den gesamten Bewerbungsprozess durch die digitale Unterstützung geringer werden, wodurch die Personalabteilung sich noch mehr um das Wesentliche kümmern kann, nämlich die Menschen hinter den Bewerbungen. Die Software sieht Rose Druck hierbei als Unterstützungsinstrument im Bereich der Organisation, um faire und gute persönliche Einzelentscheidungen treffen zu können und alle Kriterien zu berücksichtigen. Ebenso sollen alle Beteiligten ideal einbezogen und alle Prozesse DSGVO-konform gestalten werden.
Die Software übernimmt vom operativen Verwaltungsaufwand z.B. die Erfassung der eingegangenen Bewerbungen, die Bewerbungsphasen lassen sich per Mausklick anpassen und sämtliche am Prozess Beteiligten können über die Software innerhalb des Programms ein erstes Feedback zu den eingegangenen Bewerbungen abgeben. „Sämtliche Vorgänge einen Bewerber betreffend werden automatisiert dessen Profil zugeordnet“, erklärt Krause die mit der HR-Software einhergehenden Vorteile. Ebenso werden sämtliche Folgeschritte im Prozess bis hin zu einem Vertragsangebot oder der Absage über die Software organisiert. Kommt es zur Einstellung, können die Stammdaten aus der Bewerbung direkt in die digitale Personalakte übernommen werden. Über eine Schnittstelle zu Datev können diese Daten außerdem direkt in die Payroll übernommen werden. Damit entsteht ein durchgehender Ablauf von der Stellenausschreibung über die Einstellung passender Mitarbeiter bis zur Erstellung der Personalakten.
Zudem sollen sich mit der Software zahlreiche Auswertungen erheben und direkt grafisch abbilden lassen. Das schafft effiziente Workflows, macht die Arbeitsabläufe übersichtlich, bringt Zeitersparnis und führt zur gewünschten Datensicherheit von Bewerber- und Mitarbeiterdaten.
Timo Krause und Linn Rose, Tochter des Geschäftsführers und Projektbegleiterin, heben hervor, dass all diese Maßnahmen, dass die Digitalisierung mehr Zeit für Mitarbeiter und Bewerber bringen soll, weniger Zeit hingegen für Verwaltungsvorgänge. Man sei nicht softwareverliebt, es gehe um den Einsatz digitaler Technologien zum richtigen Zweck.
Die Suche nach der passenden Softwarelösung für die elektronische Personalakte
Nachdem die Einführung einer digitalen Personalakte beschlossene Sache war, ging es auf die Suche nach der passenden Softwarelösung. Hier erwies sich das Vergleichsportal für HR-Software HRNeeds als verlässlicher und kompetenter Partner. Das Portal gleicht die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Softwarelösungen der Softwarehersteller ab und erstellt eine Anbieterliste.
Um hierbei zielführend voranzukommen, hat HRNeeds eigens einen Fragenkatalog entwickelt, der alle wesentlichen Aspekte anspricht. So werden passgenaue Softwarelösungen auf Grundlage der individuellen Kundenanforderungen und Wünsche identifiziert. In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird sichergestellt, dass die Kundenanforderungen und Wünsche besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind.
Danach erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Softwarelösungen mit einer detaillierten Zusammenfassung der empfohlenen Softwarelösungen – inklusive aller Informationen, die dem Kunden bei der Entscheidungsfindung helfen. HRNeeds vergleicht für den Nutzer über 60 HR-Softwarelösungen und bringt so Übersicht in den ansonsten unübersichtlichen Markt der Anbieter. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie schnell an eine Liste passender Lösungen kommen und so einen eigenen und zeitaufwendigen Rechercheaufwand umgehen können.
Im Fall von Rose Druck ging die Zusammenarbeit noch weiter. So wirkten hier die HR-Experten von HRNeeds auf Wunsch auch bei der Erstellung eines Anforderungsprofils mit. Ebenso beim Soll-/Ist-Abgleich nach Eingang der Angebote. So konnte Rose Druck eine auf Fakten basierte Entscheidung bezüglich der HR-Software treffen, die gleichzeitig gut handhabbar ist und auch den kaufmännischen Gesichtspunkten entspricht.
Die Funktionen der ausgewählten Software-Lösung decken nicht nur die Anforderungen des mittelständischen Unternehmens am besten ab. Die digitale HR-Lösung beinhaltet noch einen weiteren Vorteil: Datev ist Kooperationspartner des Lösungsanbieters, so besteht eine API-Schnittstelle zwischen den beiden Systemen. Das macht sie sehr kompatibel.
Die Implementierung einer HR-Software
Rose Druck wählte zwar das Gesamtpaket eines HR-Softwareentwicklers, führt dessen Software aber Schritt für Schritt ein. „Wir starteten mit der Recruiting-Software, weil dies die größte Entlastung darstellt“, beschreibt Timo Krause die Vorgehensweise. So können wir den kompletten Bewerbungsprozess digital abbilden.
Darauf wird die Digitalisierung der Personalverwaltung folgen. In diesem Zug werden für sämtliche Mitarbeiter Zugänge angelegt – mit den entsprechenden Zugriffsrechten und ihren Rollen im Unternehmen. „Damit wird das Thema Digitale Personalakte vorangetrieben“, sagt Timo Krause. Beispielsweise werden Arbeitsvertrags- und Briefvorlagen in das System integriert. So können entsprechende Verträge je nach Status ausgewählt werden, die dann automatisiert mit den personenbezogenen Daten ergänzt werden – inklusive der Möglichkeit, diese Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu versehen.
Bereits existierende Papierakten wolle man allerdings nicht digitalisieren, führt Timo Krause weiter aus. Es werde einen Stichtag geben, ab dem alle Dokumente nur noch digital abgelegt werden. Alles, was davor geschah, wird es weiterhin in Papierform geben.
Mit der Implementierung des Recruiting-Tools wurde bereits begonnen. Dabei kleine aufgekommene technische Probleme wurden von Seiten des ausgewählten Software-Anbieters gelöst. So ist Rose Druck seinem Ziel einen großen Schritt nähergekommen: Der Mittelständler kann sein Unternehmenswachstum im HR-Bereich effektiver organisieren und managen, um so den Mitarbeitern, den im Unternehmen arbeitenden Menschen, wieder gezielter Aufmerksamkeit zukommen lassen zu können.