Über das bloße Dokumentenmanagement hinaus – Die oft unterschätzte Leistungsfähigkeit von HR-Software auf Microsoft SharePoint

Die Personalakte befindet sich auf einem Netzlaufwerk (oder möglicherweise sogar noch in Papierform?), Urlaubsanträge werden per E-Mail eingereicht, Bewerbungen werden in Excel verwaltet – und bei der Mitarbeitertrennung fehlt erneut die Checkliste. Kommt dir das bekannt vor? Ähnliche Szenarien prägen nach wie vor die HR-Prozesse in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Die Digitalisierung erfolgt häufig nur in einzelnen Bereichen. Zudem mangelt es an Lösungen, die auf die Unternehmensgröße und die bestehenden IT-Strukturen abgestimmt sind.

Der Schlüssel zu einer modernen HR-Organisation befindet sich häufig bereits im Unternehmen – in Form von Microsoft SharePoint. Was viele als einfache Dateiablage betrachten, ist in Wirklichkeit eine vielseitige Plattform mit großem Potenzial: für effiziente Prozesse, für mehr Transparenz und für eine spürbare Entlastung in der Personalarbeit.

Eine bereits bestehende Plattform mit erweiterten Möglichkeiten

SharePoint ist mittlerweile in den meisten Unternehmen ein fester Bestandteil des Microsoft 365 Pakets. Oft wird jedoch übersehen, welche vielfältigen Möglichkeiten es bietet: Dazu zählen unter anderem die strukturierte Ablage, automatische Versionierung, Konzepte für Rechte und Rollen, Benachrichtigungen, Formulare, Aufgabenverteilung sowie die Integration in Teams, Outlook, OneDrive und Power BI – all dies ist verfügbar, ohne dass zusätzliche Infrastruktur erforderlich ist. SharePoint kann zudem mobil oder direkt in Microsoft Teams verwendet werden, sei es als HR-Portal, Self-Service-Bereich oder umfassende Personalakte.

Der wesentliche Vorteil: Alle Informationen verbleiben im Unternehmen. Es ist keine Auslagerung von Daten erforderlich, und es wird kein zusätzlicher Anbieter benötigt. Der SharePoint befindet sich im eigenen Microsoft-Tenant, wodurch die Kontrolle über Daten, Berechtigungen und Prozesse vollständig im Unternehmen bleibt.

So wird SharePoint zu einer vollständigen HR-Lösung

Die technische Grundlage ist vorhanden – nun liegt der Fokus auf der Struktur. Eine HR-Lösung auf SharePoint nutzt diese Basis und erweitert sie um klar definierte HR-Funktionen: digitale Personalakten mit einer strukturierten Ablage, automatisierte Workflows, intelligente Formulare, Vorlagen für Standarddokumente sowie Self-Service-Bereiche für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Wie gestaltet sich der Prozess konkret? Betrachten wir einen typischen Mitarbeitereintritt: Die Führungskraft beantragt die Stelle direkt im System. Nach der Genehmigung wird die Position intern ausgeschrieben. Die Bewerbungen werden zentral gesammelt, sodass eine gemeinsame Bewertung möglich ist, und Termine können unkompliziert koordiniert werden. Der Vertrag wird über das Dokumentenmanagement entweder halb- oder vollautomatisiert erstellt und digital signiert. Nach dem Abschluss des Vertrags beginnt das Onboarding automatisch: Aufgaben werden verteilt, Dokumente erstellt und Zugriffsrechte vergeben. Alle Beteiligten sind über ihre Aufgaben informiert – es geht nichts verloren. Der gesamte Prozess verläuft digital, transparent und nachvollziehbar.

Standard oder Ausnahme? Beide Optionen sind möglich

Der besondere Reiz dieser Lösung besteht in ihrer Vielseitigkeit. Eine Vielzahl von HR-Prozessen kann standardisiert abgebildet werden – angefangen beim Urlaubsantrag über die Bescheinigung bis hin zur Arbeitszeitübersicht. Gleichzeitig können auch spezifische Anforderungen berücksichtigt werden. Möchtest du euren bewährten Freigabeprozess für Gehaltserhöhungen digitalisieren? Oder eine maßgeschneiderte Matrix für die Qualifikationen in der Produktion erstellen? Kein Problem.

Es erinnert ein wenig an Excel mit all seinen Funktionen – jedoch automatisiert, sicherer und übersichtlicher. Zudem erfolgt alles in einer vertrauten Umgebung für deine Mitarbeitenden.

Technologisch leistungsfähig – jedoch benutzerfreundlich

SharePoint bietet bereits viele integrierte Funktionen. Für anspruchsvollere Anforderungen kann Power Automate genutzt werden. Dadurch können Prozesse so gestaltet werden, dass beim Austritt eines Mitarbeitenden automatisch die IT informiert wird, der Zugriff gesperrt und das Equipment zurückgefordert wird – einschließlich der Dokumentation. Auf Anfrage kann sogar eine direkte Verbindung zu Active Directory hergestellt werden, um die Benutzerrechte in Microsoft 365 automatisiert zu verwalten.

Das System speichert alle Ereignisse und deren Zeitpunkte, erstellt Aufgaben, dokumentiert Bearbeitungen und stellt sicher, dass nichts verloren geht. Egal ob Erinnerungen, Versionierung oder automatisierte Freigaben – all dies ist bereits realisierbar. Auch das Reporting ist anpassungsfähig: von einfachen Listenexporten bis hin zu interaktiven Dashboards in Power BI.

Datenquelle, Dokumentenablage und Dokumentenerstellung – alles zentralisiert an einem Ort

Was einst in unterschiedlichen Systemen oder E-Mail-Postfächern verteilt war, befindet sich jetzt an einem zentralen Ort. Die digitale Personalakte ist nicht lediglich eine Ansammlung von PDFs, sondern Teil eines dynamischen Systems: Dokumente können automatisch erstellt, abgelegt und versioniert werden. Alle Beteiligten haben Zugriff auf dieselben Informationen – jeweils mit den notwendigen Rechten.

Eine Lösung, die für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist

Kleine und mittlere Unternehmen ziehen großen Nutzen aus diesem Ansatz. Es sind keine neuen Softwarelösungen, keine doppelten Lizenzen und keine zusätzlichen Schulungen erforderlich – stattdessen wird auf intelligente Weise mit vorhandenen Strukturen gearbeitet. Die Lösung ist skalierbar: Du kannst zunächst mit einer einfachen Personalakte beginnen und später Module für Recruiting, Schulung oder Leistungsmanagement hinzufügen. Technisch ist alles bereits vorbereitet. Zudem bleibst du unabhängig, da du in deiner eigenen Microsoft-Umgebung arbeitest.

Fazit

HR muss heute über die reine Verwaltung hinausgehen. Oft stehen jedoch Zeit, Budget und IT-Ressourcen nicht zur Verfügung, um umfassende Systeme zu implementieren. Eine HR-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint nutzt vorhandene Ressourcen und verwandelt sie in eine Plattform, die effizient, flexibel und sicher ist. Der Fokus liegt nicht auf Überladung, sondern auf den wesentlichen Funktionen. Darüber hinaus kann die Lösung so integriert werden, dass bei personellen Veränderungen automatisch auch IT-Berechtigungen, wie beispielsweise in der Microsoft Active Directory, angepasst werden.

Wer bereits SharePoint nutzt, ist näher an einem digitalen HR-System, als er denkt.

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