Für viele Organisationen hat COVID-19 die strategischen Ziele ihrer digitalen Transformation beschleunigt. Der erhöhte Bedarf von Zoom, Microsoft Teams und Slack macht deutlich, dass Unternehmen zur Eindämmung des Virus gezwungen waren, einen Großteil ihrer Tätigkeiten auf Remote-Arbeit umzustellen.
Interessanterweise wurde die Beschleunigung der Digitalisierung insbesondere in KMUs, eher von CFOs als von der IT vorangetrieben. Die Pandemie hat ihre Rolle bei der strategischen Entscheidungsfindung hervorgehoben und sie in den Mittelpunkt gerückt. Doch angesichts schrumpfender Budgets und reduzierter Teams suchen CFOs nach digitalen Lösungen, die ihnen helfen, sich in der Krise behaupten zu können.
CFOs arbeiten größtenteils im Verborgenen; sie sind die unbesungenen Champions vieler Unternehmen. Während einige ihre Arbeit als das Sammeln von Daten und das Erstellen von Berichten sehen, steckt viel mehr dahinter. Und die Pandemie hat ihren Aufstieg zur Prominenz und in eine strategische Position von größerer Bedeutung als je zuvor beschleunigt.
Die komplexen Aufgaben der Prognosen, der Budgetierung und des Cashflow-Managements sind durch eine Welt, in der Daten (insbesondere Umsätze) mehr denn je schwanken, noch anspruchsvoller geworden. Daher sind häufigere Aktualisierungen und eine flexiblere Anpassung der Finanzstrategie eines Unternehmens notwendig geworden. Uralte Finanzpläne, die auf den Daten der letzten fünf Jahre basieren, können durch die Anforderungen einer Welt, die sich in einer globalen Krise befindet, obsolet werden.Wo das Reporting früher monatlich erfolgte, ist es heute zweiwöchentlich oder sogar wöchentlich erforderlich. Das Ziel ist es, den Schwankungen zu folgen und zu versuchen, der Kurve voraus zu sein, wo immer es möglich ist – egal, ob diese Kurve nach oben oder nach unten geht.Es werden immer schnellere Reaktionen verlangt, da mehr Daten gesammelt und analysiert werden müssen. Dieses Gefühl der Dringlichkeit hat CFOs dazu veranlasst nach Softwarelösungen zu suchen, die ihnen helfen, diese neuen Anforderungen zu erfüllen.
Es werden neue und angepasste Finanzsoftwarelösungen entwickelt oder verbessert, um CFOs bei ihren digitalen Anforderungen zu unterstützen. In einem Branchenbericht aus dem Jahr 2020 zeigte sich, dass Finanzteams immer noch bis zu 65 % ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Ausgabenbearbeitung und -abstimmung sowie Berichterstellung verbringen.
Indem sie sich von digitalen Lösungen unterstützen lassen, können CFOs:
Den Einblick in die Finanzen des Unternehmens verbessern und Trends vorhersehen.
Mit den richtigen Spesenlösungen können CFOs die Zahlungen an Mitarbeiter vereinfachen und gleichzeitig Echtzeit-Transparenz über Ausgaben von Reisen bis hin zu Bewirtung.
Die letzten 10 Monate haben gezeigt, dass Unternehmen mit hohem Reise- und Spesenaufkommen (T&E) bestrebt sind, ihren ROI für alle Reiseausgaben zu maximieren. In der Tat zeigte eine IDG -Umfrage, dass ein erneuter Schwerpunkt auf betriebliche Effizienz und Kostenkontrolle sowie auf das Reisekostenmanagement erwartet wird. Jeder Euro, der für Reisen ausgegeben wird, sollte nur dann ausgegeben werden, wenn es notwendig ist, und einen maximalen Beitrag zum Endergebnis einer Organisation leisten, bei minimalen Kosten.
Homeoffice auf allen Ebenen der hierarchischen Kette hat auch die Notwendigkeit für mehr digitale Prozesse mit sich gebracht, einschließlich der Reisekosten- und Spesenabrechnung. Von der Einreichung bis hin zur Kontrolle und Prüfung ist es wichtig, dass diese Aufgaben aus Sicherheits- und Wirtschaftlichkeitsgründen auch von unterwegs erledigt werden können, z. B. durch den Einsatz einer mobilen App.
Darüber hinaus bevorzugen die internationalen Organisationen globale T&E-Lösungen aufgrund der besseren Genauigkeit und Standardisierung der Daten, die diese liefern. Mit globalen Lösungen lassen sich zudem neue Strategien und Richtlinien schnell und einfach international umsetzen.
Die Digitalisierung des Reisekosten- und Spesenprozesses ist in Unternehmen, in denen dies noch nicht der Fall ist, ein schneller Gewinn in Bezug auf Prozesseffizienz, Kostenkontrolle und Ausgabeneinsparungen, der auch dem CFO bessere Werkzeuge und Transparenz bietet.
Der wirtschaftliche Abschwung hat die Notwendigkeit einer besseren Kostenkontrolle deutlich gemacht. Trotz des starken Rückgangs der Spesenabrechnungen aufgrund von Homeoffice und des Stopps der meisten Reisen stehen Finanzteams und CFOs unterzunehmendem Druck, detaillierte Ausgabenanalysen zu erstellen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren und sowohl ihre sich ändernden Einnahmen als auch Ausgaben inmitten von Budgetkürzungen und instabilen Umständen zu verstehen.
Dennoch verbringen diese Teams immer noch zu viel Zeit mit ihrem allgemeinen Ausgabenmanagementprozess, was bedeutet, dass zu wenig Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung steht. Insbesondere die Ausgabenanalyse war 2020 der größte Zeitfresser, eine Veränderung gegenüber dem Aufspüren von Quittungen und Spesenabrechnungen im Jahr 2019, aber immer noch eine manuelle Aufgabe. Das Aggregieren von Daten für das Reporting steht weiterhin ganz oben auf der Liste, ebenso wie die Prüfung von Spesenabrechnungen und die Ausgabenoptimierung.
So bleibt nur wenig Zeit für Prozessautomatisierung und -verbesserung oder strategische Planung, wo CFOs wirklich glänzen und ihren vollen Wert für ein Unternehmen einbringen.
Laut demselben Branchenbericht 2020, in dem über 200 US-amerikanische Finanzfachleute befragt wurden, planen 91 % von ihnen, im Jahr 2021 in mindestens eine Technologieinitiative zu investieren. COVID hat bewiesen, dass Technologie nicht nur nützlich, sondern von zentraler Bedeutung ist, um in einer vernetzten Welt weiterhin hochwertige Dienstleistungen anbieten zu können. Die digitale Transformation der Unternehmen hat sich beschleunigt, und diejenigen, die am schnellsten vorangekommen sind, haben sich als widerstandsfähiger erwiesen. „Niedrig und langsam“ gewinnt nicht unbedingt das Rennen in Zeiten von COVID, wo es oft besser ist, schneller zu gehen und dabei Fehler zu machen.
Jetzt ist es an der Zeit, Prozesse und Tools für das Reisekosten- und Spesenmanagement zu implementieren, die sofortigen Nutzen bringen, sobald die Reisetätigkeit wieder aufgenommen wird.
Infolgedessen haben 68 % der Befragten aus dem Branchenbericht die Digitalisierung manueller Ausgaben- und Rechnungsstellungsprozesse vorgenommen oder planen dies, 67 % haben die Verbesserung der Datenverfolgung und des Reportings zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung vorgenommen oder planen dies und 66 % haben die Automatisierung von Routineprozessen mithilfe von KI, maschinellem Lernen und Prozessautomatisierung vorgenommen oder planen dies.
Mithilfe einer kompletten End-to-End-Reiseikostenmanagementlösung können diese Pläne leicht umgesetzt werden. Spesenmanagement ist ein hochgradig manueller Prozess, der sich leicht automatisieren lässt und dabei wertvolle Analysen und Erkenntnisse liefert.
Wir können zwar nicht wissen, was die Zukunft bringen wird, aber eines ist sicher: Organisationen werden sich in Richtung mehr Digitalisierung bewegen, nicht weniger. Die Aufgaben des CFOs verschieben sich und wachsen, und es gibt Tools, die ihm dabei helfen können und werden. Prognosen, Cashflow-Management und Berichtswesen können gestrafft werden, und das muss nicht ein Vermögen kosten.
Wenn Sie Ihre verbleibenden manuellen Prozesse genau unter die Lupe nehmen, um diejenigen zu identifizieren, die leicht digitalisiert werden können, werden Sie auf lange Sicht sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Einfache Tools wie ein automatisiertes Reise- und Spesenmanagement können einen großen Einfluss auf Ihre Prozesseffizienz und Kostenkontrolle haben und gleichzeitig helfen, mit Unsicherheiten umzugehen. Da Sie nicht managen können, was Sie nicht messen können, ist es ein Schritt in die richtige Richtung, Ihre Ausgaben zu messen.
Die Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten, es liegt an jedem Unternehmen, mit der Zeit zu gehen und die Tools zu implementieren, die ihnen helfen, erfolgreich zu sein.
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