E-Rechnung

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Ab dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung für alle Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Welche Formate müssen genutzt werden und welche Vorteile bringt die Umstellung auf digitale Rechnungen? In diesem Artikel erfahren Sie, warum die E-Rechnung für Ihr Unternehmen wichtig ist, wer davon betroffen ist und wie Sie den Umstieg erfolgreich meistern.

Diese Daten sollten Sie kennen:

• Bis 31.12.2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind weiterhin erlaubt, allerdings ist bei PDF-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

• Bis 31.12.2027: Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt hat.

• Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln. Die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen ist dann nicht mehr zulässig.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ersetzt die klassische Papierrechnung durch eine digitale Variante, die bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt. Sie muss maschinenlesbar und strukturiert sein, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. In Deutschland gibt es hierfür zwei standardisierte Formate: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Diese Formate stellen sicher, dass die Rechnung nicht nur als PDF vorliegt, sondern auch alle notwendigen Daten maschinenlesbar und systemübergreifend verarbeitet werden können.

XRechnung ist hierbei das von der öffentlichen Verwaltung bevorzugte Format, während ZUGFeRD auch im B2B-Bereich häufig zum Einsatz kommt. Beide Formate bieten zahlreiche Vorteile – vor allem in Bezug auf die Automatisierung und Fehlerreduktion im Rechnungsprozess.

Warum die E-Rechnung wichtig ist und wer ist betroffen?

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für die öffentliche Verwaltung.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum der Umstieg auf die E-Rechnung sinnvoll ist:

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -bearbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Das manuelle Eingeben von Daten entfällt, Fehler werden reduziert, und Rechnungen können schneller bearbeitet werden.

• Rechtssicherheit: Die E-Rechnung stellt sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Sie erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführung) und ermöglicht eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung.

• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und die elektronische Archivierung tragen zur Reduzierung des bürokratischen Aufwands und der Umweltbelastung bei.

Wer ist davon betroffen?

Die E-Rechnung betrifft vor allem Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten. Mit der gesetzlichen Einführung sind alle öffentlichen Auftraggeber und Auftragnehmer verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Das bedeutet, dass Unternehmen, die öffentliche Aufträge erhalten, ihre Rechnungen ausschließlich in einem der vorgeschriebenen Formate übermitteln müssen.

Aber auch im B2B-Bereich kann die E-Rechnung immer wichtiger werden, da viele Unternehmen ihre eigenen Rechnungsprozesse zunehmend digitalisieren. Wenn Sie regelmäßig mit der öffentlichen Hand oder großen Unternehmen zusammenarbeiten, sollten Sie sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen.

Die wichtigsten Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Format: Wie bereits erwähnt, müssen Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellt werden. Beide Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine strukturierte Datenübermittlung.
• Signatur und Authentifizierung: Eine E-Rechnung muss die Integrität der Daten sicherstellen. Hierfür können digitale Signaturen oder andere Verfahren zur Authentifizierung genutzt werden.
• Übermittlung: Die E-Rechnung muss elektronisch übermittelt werden. Die öffentliche Verwaltung nutzt dazu eine zentrale Plattform, auf der die Rechnungen geprüft und bearbeitet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen auf der richtigen Plattform eingereicht werden.
• Rechtliche Vorgaben: Eine E-Rechnung muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die auch für herkömmliche Rechnungen gelten. Dazu gehören unter anderem die ordnungsgemäße Angabe von Steuerbeträgen und der korrekte Verweis auf Steuernummern.

So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Doch mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Umstieg reibungslos gestalten.

Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten:

1. Prüfen Sie Ihre Software: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen kann. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie gegebenenfalls ein Update oder eine neue Softwarelösung in Betracht ziehen.

2. Schulung der Mitarbeiter: Der Umstieg auf die E-Rechnung erfordert möglicherweise eine Schulung Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle die neuen Prozesse verstehen und anwenden können.

3. Integration in den Arbeitsalltag: Die E-Rechnung sollte in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse integriert werden. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Abteilungen, wie Buchhaltung und IT, in den Prozess eingebunden sind.

4. Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und die E-Rechnungen korrekt übermittelt werden können.

5. Dokumentation und Archivierung: Achten Sie darauf, dass alle E-Rechnungen korrekt dokumentiert und archiviert werden. Die Anforderungen an die Archivierung sind genauso hoch wie bei traditionellen Rechnungen. E-Rechnungen werden nicht ausgedruckt, sondern müssen digital archiviert werden.

Fazit: Warum die E-Rechnung ein wichtiger Schritt in die Zukunft ist

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie sorgt nicht nur für eine effizientere und fehlerfreiere Rechnungsstellung, sondern hilft Unternehmen auch dabei, Kosten zu sparen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Auch wenn es großzügige Übergangsfristen gibt, kommt man an der E-Rechnung nicht vorbei.
Nutzen Sie die Chance, den Umstieg auf die E-Rechnung als einen Schritt in die Zukunft Ihres Unternehmens zu sehen. Der Aufwand, den Sie in die Umstellung investieren, wird sich durch die zahlreichen Vorteile langfristig auszahlen.

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