Reisekosten-abrechnungen
zur passenden Software-Lösung vom Experten
Durch Software, die alle Mitarbeiter-Ausgaben wie z.B. Reisekosten verwaltet, lassen sich Prozesse der HR- und Finance-Abteilungen optimieren und massive Zeitersparnisse für alle Mitarbeitenden erzielen. Zu empfehlen sind Lösungen, die zusätzlich die optionale Möglichkeit bieten, allen oder ausgewählten Mitarbeitenden eine Kreditkarte für betriebliche Ausgaben zur Verfügung zu stellen.
Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung
Agile Teams brauchen einfache und digitale Tools, um erfolgreich arbeiten zu können. Bei der Verwaltung von Mitarbeiter-Ausgaben und Reisekosten kommt es häufig zu Verzögerungen im Rückerstattungsprozess und die Buchhaltung kämpft mit fehlenden oder fehlerhaften Belegen.
Außerdem wird die Administration durch steuerrechtliche Aspekte erschwert, weswegen der Einsatz geeigneter Software ratsam ist.
Die Vorteile einer Reisekostenabrechnung
Eine geeignete Softwarelösung für das Ausgabenmanagement von Mitarbeitenden bringt folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Schneller zum Monatsabschluss: Finance hat den Überblick über alle Ausgaben und
zudem ein direktes Kommunikationsmittel sollte doch mal ein Beleg fehlen oder fehlerhaft sein. - Schnellere Rückerstattung: Mit geeigneter Software können Rückerstattungsprozesse deutlich gekürzt werden, was die Zufriedenheit im Team auf lange Sicht stärkt.
- Schnell implementiert: Dank passender und flexibler Integrationen sowie verschiedener Export-Formate und einem umfangreichen Support beim Onboarding können führende Lösungen binnen weniger Tage implementiert werden.
- Flexible & konfigurierbare Abrechnungsprozesse und die Wahl zwischen Rückerstattung oder Kreditkarte.
- Automatische Zuordnung von Belegen, Kostenstellen sowie Berechnung des
Verpflegungsmehraufwandes. - OCR-Scanner für die automatische Extrahierung von Belegdaten.
- Mit einer GoBD-testierten Software sind Sie auf der sicheren Seite. Mit einer
DSGVO-konformen und GoBD-zertifizierten Lösung müssen Sie sich um Rechtssicherheit keine Sorgen machen. - Optimierte User Experience: Für Geschäftsreisende muss es so einfach wie möglich sein, ihre Reisekosten einzureichen. Moderne Lösungen setzen auf eine User Experience, die für Mobiltelefone optimiert und von Anfang bis Ende durchdacht ist. Somit werden komplexe Prozesse einfach und selbsterklärend gemacht.
- Cloud-Speicher: Geschäftsreisende können bequem von überall aus und jederzeit auf ihre Daten in der Software zugreifen. Achten Sie auf ein Hosting der Daten in Deutschland.
- Employee Empowerment durch Mitarbeiter-Kreditkarten:
- Lassen Sie Ihr Team Ausgaben selbst zahlen – ohne lange Rückerstattungsprozesse.
- Hohe Limits: Mit hohen Kredit- und Transaktionslimits arbeiten Sie flexibel und agil.
- Profitieren Sie durch passende Anbieter von z.B. VISA Sicherheitsstandards.
- Stellen Sie als Admin neue virtuelle oder physische Kreditkarten für Mitarbeitende selbst aus und legen individuelle Limits fest.
Fazit
Eine moderne Software zur Reisekostenabrechnung vereinfacht die administrativen Prozesse und schafft so Freiräume in der Personalarbeit, die sonst zu kurz kämen. Die bisher übliche und arbeitsintensive „Zettelwirtschaft“ hat so ein Ende.
Außerdem wird durch die zeitnahe und einfache Erstattung von Auslagen die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert – was gerade in Zeiten des Fachkräftemangels zur Mitarbeiterbindung beiträgt.
HRNeeds hilft Ihnen gerne, den passenden Anbieter für eine digitale Reisekostenabrechnung zu finden. Mithilfe unseres Software-Vergleichs können wir die zu Ihren Anforderungen passende Lösungen finden und Ihnen eine geeignete Empfehlung geben. Das Ganze ist unverbindlich und kostenlos. Auf Wunsch gibt es noch eine ebenfalls kostenlose Expertenberatung.