Softwareunterstützte Führerscheinkontrolle
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Digitale Führerscheinkontrolle – revisionssicher & automatisiert
Die meisten Unternehmen, egal welcher Branche und Größe, verfügen über Fahrzeuge, die dienstlich genutzt werden – ob Servicefahrzeug für Handwerker oder Firmenwagen für Außendienstmitarbeiter. Im Rahmen der sogenannten Halterhaftung sind Arbeitgeber verpflichtet, regelmäßige und dokumentierte Führerscheinüberprüfungen durchzuführen.
Dabei müssen vom Arbeitgeber drei zentrale Aufgaben fristgerecht erfüllt und revisionssicher dokumentiert werden:
die Führerscheinkontrolle des Fahrzeugführers,
die jährliche Fahrerunterweisung,
sowie die UVV-Prüfung des Fahrzeugs.
Erfüllung gesetzlicher Vorschriften bei der Führerscheinkontrolle im Unternehmen
Die administrativen Aufgaben in Betrieben jeglicher Branche und Größe sind vielfältig und werden durch Gesetze, Auflagen und Verordnungen nicht geringer. Im Rahmen der Halterhaftung wird verlangt, dass sich der Fuhrparkverantwortliche mindestens zweimal jährlich davon überzeugt, dass der Fahrzeugnutzer über einen gültigen Führerschein verfügt.
Zudem sind jährlich eine Fahrerunterweisung und eine UVV-Prüfung des Fahrzeugs nach DGUV Vorschrift 70 durchzuführen. Diese drei zusätzlichen Aufgaben müssen termingerecht und revisionssicher abgewickelt werden. Die Nichtbeachtung kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Fuhrparkverantwortliche – wenn nicht offiziell benannt – im Zweifel der Geschäftsführer selbst, haftbar gemacht wird bzw. die Berufsgenossenschaft bei einer Beeinträchtigung nach einer Verletzung eines Mitarbeiters nicht zahlt.
Digitale Führerscheinkontrolle und elektronische Unterstützung im Betrieb
Spezielle Service-Angebote von Dienstleistern zur Abwicklung der Prüf- und Unterweisungspflichten können diese Arbeiten automatisiert übernehmen und revisionssicher sowie datenschutzrechtlich abgesichert dokumentieren. Insbesondere wenn im Unternehmen die relevanten Informationen zu den Mitarbeitern ganz oder zumindest in Teilen bereits in bestehenden Systemen (z. B. HR-Software) hinterlegt sind. In diesem Fall kann über digitale Schnittstellen eine Anbindung an den Anbieter erfolgen und die notwendigen Informationen automatisiert übertragen werden.
Am Beispiel der elektronischen Führerscheinkontrolle lässt sich dies gut veranschaulichen: In einem HR-System sind die Mitarbeiterstammdaten bereits hinterlegt. Hierzu zählen neben dem vollständigen Namen auch die E-Mail-Adresse und/oder die Mobilfunknummer des Mitarbeiters. Mit Hilfe dieser Daten kann das System zur Führerscheinkontrolle über automatisierte Schnittstellen (API) befüllt und der Prüfprozess dauerhaft angestoßen werden.
Über den angegebenen Kontakt erhält der Fahrer die Aufforderung zur Durchführung der Führerscheinkontrolle. Dabei gibt es die Möglichkeit, diese z. B. mit einem Hologramm-Barcode am Kassenterminal einer Tankstelle oder bequem über Videokontrolle per Smartphone, Tablet oder PC mit Kamera durchzuführen. Ohne zusätzliche Installation von Apps oder Software wird die Aufzeichnung per Web-App an den Dienstleister zur Prüfung übertragen. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Ergebnis mit Zeitstempel im System hinterlegt. Bei nicht termingerechter Durchführung wird nach einem individuell festzulegenden Eskalationsprozess ein zuständiger Mitarbeiter im Unternehmen informiert.
Insgesamt gibt es im Markt mehrere Verfahren, wie die digitale Führerscheinkontrolle im Unternehmen durchgeführt werden kann. Bei der persönlichen Inaugenscheinnahme durch einen Mitarbeiter des Dienstleisters, der sich die Videos ansieht, kann auch auffallen, wenn z. B. ein Führerschein nicht mehr gültig ist oder ausgetauscht werden muss.
Dabei ist es auch möglich, weitere Daten des Führerscheins – etwa Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Führerscheinklasse oder Führerscheinnummer – vom Anbieter im System zu hinterlegen.
Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber – Vorteile digitaler Systeme
Gegenüber der manuellen Prüfung durch einen Mitarbeiter bietet eine softwaregestützte Führerscheinkontrolle zahlreiche Vorteile:
Mitarbeiter müssen nicht vor Ort erscheinen (z. B. bei bundesweitem Außendienst), die Terminverwaltung kann automatisiert an Prüfungstermine erinnern, Vorgesetzte müssen keine Listen führen oder archivieren. Neue Mitarbeiter können direkt integriert und individuelle Eskalationsprozesse abgebildet werden.
Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung – ebenfalls digital möglich
Für die jährlich verpflichtende Fahrerunterweisung nach der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) der Berufsgenossenschaften wird das gleiche Prinzip wie bei der digitalen Führerscheinkontrolle genutzt. Die Fahrzeugnutzer werden im System des Dienstleisters hinterlegt und bei Fälligkeit per E-Mail mit einem entsprechenden Link zur Teilnahme und Durchführung der Unterweisung aufgefordert. Es gibt Anbieter, die eigens entwickelte, zertifizierte und jährlich aktualisierte Inhalte anbieten. In entsprechenden Fragenteilen kann das vermittelte Wissen geprüft werden. Auch hier werden erfolgreiche Abschlüsse mit Zeitstempel revisionssicher im System gespeichert.
Für die Fahrerunterweisung besteht bei manchen Anbietern auch die Möglichkeit, diese in ein vorhandenes Lernmanagement-System (LMS) des Unternehmens zu integrieren.
Die UVV-Fahrzeugprüfung als Teil der Halterpflicht
Die UVV-Fahrzeugprüfung ist eine verpflichtende, jährlich durchzuführende Prüfung des betrieblich genutzten Fahrzeugs. Sie ist neben der TÜV-Hauptuntersuchung bzw. der Fahrzeuginspektion gesondert zu beauftragen. Es werden dabei alle sicherheitsrelevanten Fahrzeugelemente überprüft – z. B. Einrichtungen zur Ladungssicherung, Türen oder Klappen. Auch diese Prüfungen müssen dokumentiert und archiviert werden.
Sollten im Unternehmen fahrzeugspezifische Daten in der HR-Software nicht vorliegen, können sie über digitale Schnittstellen aus benachbarten Systemen – wie z. B. einer Fleetmanagement-Software – automatisiert übernommen werden.
Fazit: Führerscheinkontrolle digital umsetzen – rechtssicher & effizient
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung und das UVV-Fahrzeugmanagement effizient und rechtskonform abwickeln möchten, unterstützt Sie ein spezialisierter Dienstleister bei der Umsetzung. Nutzen Sie unseren kostenlosen und unverbindlichen Software-Vergleich. Sie erhalten eine auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Empfehlung – auf Wunsch mit individueller Expertenberatung.
FAQs zur Führerscheinkontrolle in Unternehmen
Wie läuft die betriebliche Führerscheinkontrolle ab?
Die Führerscheinkontrolle ist für Arbeitgeber Pflicht – mindestens zweimal jährlich. Unser Partner Fleet Innovation GmbH bietet Ihnen moderne, digitale Lösungen, mit denen die Kontrolle einfach und rechtssicher durchgeführt wird.
Wo bekomme ich ein Formular für die Führerscheinkontrolle?
💡Bei Nutzung einer digitalen Lösung ist kein klassisches Formular mehr nötig – alle Prüfungen werden automatisch dokumentiert.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Arbeitgeber?
Arbeitgeber unterliegen der sogenannten Halterhaftung (§ 21 StVG). Die Führerscheinkontrolle muss revisionssicher erfolgen, ebenso die jährliche Fahrerunterweisung und UVV-Fahrzeugprüfung. Wer diese Pflichten verletzt, riskiert Bußgelder oder Regressforderungen.