Die jacando AG ist ein HR-Software-Entwicklungsunternehmen, spezialisiert auf HR-Cloud-Services. Mit Sitz im schweizerischen Basel. Das Vergleichsportal HRNeeds sprach mit CEO und Chairman Dennis Teichmann über die unterschiedlichen Digitalisierungsgrade und -bestrebungen der Unternehmen im DACH-Raum, über die Unterschiede und Gemeinsamkeiten bei den Anforderungen an digitale HR-Lösungen in den Ländern Schweiz, Österreich und Deutschland.
Herr Teichmann, wie würden Sie den Digitalisierungsgrad in den Personalabteilungen Schweizer Unternehmen beschreiben, wie weit ist die Digitalisierung dort vorangeschritten?
Grundsätzlich ist der Schweizer Markt weniger digitalisiert als der Deutsche. Das widerspricht dem Konsumentenverhalten, liegt aber daran, dass im Schweizer Markt noch mehr Mittel vorhanden sind, es gibt noch mehr Finanz- und Personalressourcen. Und auch der Kostendruck ist ein anderer. Die Notwendigkeit zu digitalisieren, ist damit nicht so ausgeprägt. Noch nicht. Denn der Druck wird auch in der Schweiz zunehmen, da Digitalisierung Effektivität, Nutzerorientierung und Wirtschaftlichkeit bedeutet. Festzuhalten ist aber auch, dass die Personalabteilungen im gesamten DACH-Raum deutlich digitaler sind als die in Frankreich, Italien oder Spanien. Deutlich!
Der Druck auf den Schweizer Markt wird demnach zukünftig steigen?
Es wird immer wieder gesagt, dass der Schweizer Markt unter Druck geraten wird, schon alleine wegen der Währungsdifferenzen und der Kaufkraft. Damit hängen im Vergleich zu Deutschland enorme Personalkosten zusammen. Aber bisher ist dieser Druck nicht da. Und ob er kommt, kommt einem Blick in die Glaskugel gleich. Doch auch wenn der Kostendruck nicht kommt, wird der Wunsch kommen, möglichst viele Prozesse digital abzubilden. Die Pandemie hat gezeigt, dass digitales Arbeiten enorme Vorteile hat. Nicht von überall auf Personaldaten zugreifen zu können, kann zu massiven operativen Hemmnissen führen.
Gibt der unterschiedliche Digitalisierungsgrad in der DACH-Region auch einen Hinweis auf die HR-Funktion in den Ländern?
Grundsätzlich ist die HR-Funktion in Deutschland schon weiter entwickelt als in der Schweiz. Ich beobachte, dass HR in der Schweiz heute noch sehr viel Administration ist: die Lohnabrechnung wird versendet, die Dokumentationen der Mitarbeitergespräche werden ausgedruckt, es wird nachgehalten, dass alle Beteiligten ihr Feedback zu Bewerbern gegeben haben. In Deutschland wird die HR-Rolle dagegen schon strategischer. Dort geht es mehr darum, die Voraussetzungen für gutes Arbeiten zu schaffen. Das sollte die Zukunft sein. Themen wie Employer Branding oder Employee Happiness werden zunehmen. Genauso ist es eine Herausforderung, hybrides Arbeiten reibungslos zu ermöglichen. HR kann damit ein echter Differenziator werden – wenn HR die Rolle ernst nimmt und über die Administration hinausgeht.
Stichwort Strategie: In Deutschland sind es neben dem Kostendruck und der Effektivität auch der Personalmangel, der die Digitalisierung vorantreibt, die Personaler sollen sich mehr auf strategische Aufgaben fokussieren können. Spielt dieser Faktor auch in der Schweiz eine Rolle?
Ja, das sehen wir in allen Märkten. Und es kommt noch ein weiterer Faktor dazu: die Bewerber, die zu Mitarbeitern werden. Die neuen Mitarbeiter haben einfach keine Lust mehr, zu den Personalabteilungen zu gehen und nachzufragen, wie viele Tage Resturlaub sie noch haben oder die Gehaltsabrechnung anzufordern. Der Wunsch ist da, auf alles online zugreifen zu können.
Sie sprechen die sogenannten Employee Self Services an.
So ist es. Die Mitarbeiter akzeptieren die händischen Prozesse immer weniger. Das gilt auch für die Führungskräfte, die zum Beispiel Urlaubsanträge über digitale Systeme auch mal abends von Hause genehmigen und freigeben können.
Wenn wir weiter auf den Schweizer Markt schauen: Können Sie dort Unterschiede zwischen Konzernen und dem Mittelstand hinsichtlich der Ausprägung der Digitalisierung machen?
Es kommt darauf an, wie man Digitalisierung definiert. Meine Erfahrung ist es, dass die Konzerne alle ein Tool zur Mitarbeiterverwaltung haben. In der Regel ist das SAP. Aber dass vollständig digital gearbeitet wird, konnte ich bisher nicht feststellen. Oft sind immer noch Formblätter oder andere Vorlagen auszudrucken und händisch einzureichen. Ich glaube, dass diesbezüglich die Mittelständler innovativer und mutiger sind.
Ein Blick auf den jacando-Kundenstamm: Welche digitalen Lösungen werden von Schweizer Unternehmen vorrangig bei Ihnen angefragt?
Ich möchte hier nicht zwischen schweizerischen, österreichischen oder deutschen Unternehmen unterscheiden. Der Kern des HR wird nachgefragt. Heißt, Recruiting und Administration – von Mitarbeiterbeschaffung bis Mitarbeiterverwaltung ist die Standardsuche: vom Recruiting über das Onboarding bis zur Digitalen Personalakte inklusive vorbereitender Gehalts- und Lohnbuchabrechnung. Hier sollen durchgängig digitale Prozesse etabliert werden. Daneben gibt es Kunden, die die Zeiterfassung, das Talent- oder Performancemanagement, die Jahresendgespräche digitalisieren wollen.
Eine Besonderheit der Schweiz ist die Mehrsprachigkeit im Land. Ist das eine Herausforderung für Sie als HR-Software-Entwicklungsunternehmen?
Die Mehrsprachigkeit muss ich als Software-Unternehmen prinzipiell sowieso bedienen – jede Firma, die heute mehr als 100 oder 150 Mitarbeiter hat, hat auch irgendwo eine Niederlassung im Ausland. Die Software muss somit zumindest in Englisch verfügbar sein – wir decken bereits 14 Sprachen ab.
Und wie steht es um das föderale System, die unterschiedlichen Gesetze und Regeln in den einzelnen Kantonen?
Die regionalen Gegebenheiten stellen tatsächlich eine Herausforderung dar. Das fängt bei den unterschiedlichen Feiertagen in den einzelnen Kantonen oder auch den Bundesländern in Deutschland an. Oder die Regeln, zum Beispiel die Abzugsregelungen, unterscheiden sich. Wir haben die Software grundsätzlich aber so gebaut, dass die Regeln konfigurierbar sind. Denn neben den Gesetzen gibt es ja auch Betriebsvereinbarungen oder weitere Sonderregeln. Jeder Betrieb kann das digitale System entsprechend seiner Anforderungen und Gegebenheiten konfigurieren.
Das läuft dann wahrscheinlich über einen Dashboard-Konfigurator, mit dem das Handling und die Anpassungen recht einfach sind?
Genau. Dort gibt es zum Beispiel einen Feiertagskalender, über den man die lokalen Regeln hinterlegen kann. Über den Konfigurator werden auch die Workflows und Sichtrechte festgelegt.
Letztlich geht es allen Kunden, egal ob aus der Schweiz, Österreich oder Deutschland kommend, darum, durchgängige Prozesse zu schaffen?
Ja, es geht um das Setzen von Standards. Natürlich gibt es immer individuelle Abzweigungen, aber im Grunde ist der Weg beziehungsweise das Ziel das gleiche: nämlich einen komplett digitalisierten Prozess zu haben – idealerweise papierlos.
Und einen, der in der Cloud liegt?
Schauen wir drei bis vier Jahre zurück, gab es bei einigen Unternehmen schon noch den Wunsch, die Daten auf lokalen, eigenen Servern liegen zu haben. Diesen Wunsch gibt es heute eigentlich nicht mehr.
Wie konnten Sie Bedenken bezüglich der Cloud bei Zweiflern ausräumen?
Zertifikate sind das eine. Daneben spielt bei uns die Dokumentation unserer Prozesse aber eine viel entscheidendere Rolle. In dieser Dokumentation legen wir dar, wie wir selber arbeiten, wie wir mit Daten umgehen, wie wir den gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen. Es kommt auf Glaubwürdigkeit und Transparenz an.
Lassen Sie uns noch einmal auf Ihren Beratungsansatz kommen. Was empfehlen Sie Unternehmen: den Einsatz eines Gesamtsystems oder die schrittweise Einführung von Modulen?
Das hängt von den individuellen Anforderungen der Unternehmen ab. Und natürlich von deren Größe. Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern kann ich in der Regel die Einführung eines Gesamtsystems empfehlen, weil dann alles aus einem Guss ist und in einem Zug ausgerollt werden kann. Bei größeren Unternehmen ist das unrealistisch, sie bekommen nicht alles auf einmal implementiert, geschult und abgestimmt. Auch die Konfigurationen sind bei großen Unternehmen entsprechend komplexer. Daher gilt: Je größer, desto modulartiger. Allerdings mit dem Wissen, dass Prozesse charmant und sinnvoll zusammenhängen. Zum Beispiel die Abwesenheitserfassung in dem einen Modul, in dem anderen die Zeiterfassung.