Auch das Berichtswesen wurde berücksichtigt. So können Berichte, neben dem klassischen Ausdruck und der Möglichkeit des E-Mail Versands, verschlüsselt in einem zweigeteilten Archiv ablegt werden.
SP_Data GmbH in der Schweiz
SP_Data GmbH
Engerstraße 147
32051 Herford
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Anbieterbeschreibung
SP_Data zählt seit über 30 Jahren zu den führenden Softwarehäusern für Human Resources Management in Deutschland. Rund 1.400 Kunden aus allen Branchen nutzen die SP_Data HRM, Lösungen und Services. Bei SP_Data erhältst du zunkunftsweisende Lösungen rund um den gesamten Life Cycle eines Arbeitnehmers. Von der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft, über den Employee Self Service bis hin zu zahlreichen weiteren Lösungen. Die benutzerfreundliche Lösung zeichnet sich durch eine intuitive Oberflächen und einem klaren, übersichtlichen Programmaufbau aus. Die flexible Modulstruktur ermöglicht eine Anpassung auf die individuellen betrieblichen Bedürfnisse, um mit einem ganzheitlichen HR-Digital-Konzept die Personalarbeit zu erleichtern und bei der Realisierung der Unternehmensziele zu unterstützen.
Die ganzheitliche Software sorgt für schlanke Prozesse und eine maximale Entlastung – quasi das Büro in der Laptoptasche
Der entscheidende Vorteil einer HR-Software ist eine zentrale und einheitliche Verwaltung von fast allen für das Personalwesen relevanten Aufgaben und Daten. Je nach Berechtigung greift das ganze HR-Team auf Daten und Dokumente zu. Somit verlagert sich das Büro einfach in die Laptoptasche. Daten gewinnen damit nicht nur an Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit, sondern auch an Aktualität und Sicherheit. Insbesondere für die sensiblen und persönlichen Mitarbeiter- oder Bewerberdaten ist das Schutzniveau von Office-Programmen wie Excel oft nicht ausreichend. „Personalarbeit entwickelt sich in einem bisher nicht gekannten Tempo. Ihre Komplexität steigt rasant und mit ihr die Aufgaben der Personalverantwortlichen“, sagt Stefan Post, Geschäftsführer der SP_Data. „Digitale Lösungen für automatisierte Abläufe sind unverzichtbar und ermöglichen mehr Raum für strategische Aufgaben“.
Fundamentaldaten
Als mittelständisches Unternehmen mit über 80 Mitarbeitern/innen setzt SP_Data die Dynamik der Arbeitswelt nicht nur in Software und Services um, sondern nutzt sie auch für den eigenen Fortschritt. Als inhabergeführtes Unternehmen steht SP_Data seit 1988 für Expertise rund um die HR-Software und zeigt die Verbindung von Tradition und Innovation.
- Gründung: 1988
- Umsatz 2020: 8 Mio. €
- Beschäftigte:
- Standorte: Herford
- Kunden: mehr als 1.400
- Geschäftsführender Gesellschafter: Stefan Post, Diplom-Wirtschaftsingenieur
Zertifikate
Softwarelösung
Personalabrechnung
- Leichte Bedienbarkeit
Intuitive Abrechnungs-Software mit individualisierbarer Oberfläche - Flexibilität
Anpassung an betriebliche Anforderungen und Abläufe - Effizienz
Kostenhochrechnung und Stellenplanung - Zuverlässigkeit
Technologie und gesetzliche Vorgaben stets auf dem neuesten Stand - Hohe Funktionalität
Modular zur Komplettlösung erweiterbar - Protokollierung
Eingaben und gestartete Prozessen individuell filtern und auswerten
Nach der Einführung der neuen Personalabrechnungs-Software erleichtern routinierte Abläufe und die komfortable und schnelle Erfassung von Daten den Arbeitsalltag. Weitere Module wie z.B. die digitale Personalakte und das my_spdata Mitarbeiterportal sind integrierbar. So stellst du dich für die Zukunft optimal auf und kannst die Software stets nach deinen Bedürfnissen erweitern.
Für Theater und Kulturbetriebe sowie den öffentlichen Dienst stehen spezifische Branchenlösungen bereit.
Du kannst mit der SP_Data Software auch dein CI perfekt umsetzen. In wenigen Schritten platzierst du dein Logo in der Verdienstabrechnung.
Die SP_Data Personalabrechnung wird jährlich von der informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Rahmen der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungs- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen geprüft. Die SP_Data-Personalabrechnung ist mit der besten Prüfungsstufe, dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet.
Personalzeitwirtschaft
- Ganz bequem und schnell
Freundlicher Service per Fernwartung und vor Ort - Immer flexibel und ungebunden bleiben
Zeiterfassung stationär mit Terminals, am Bildschirm und/oder mobil per App - Zusammen lernen
Individuelle Schulungen für dein Unternehmen bilden Mitarbeiter weiter und ermöglichen lösungsorientiertes Arbeiten. - Keine Kompromisse
Workflows einrichten und die Zeiterfassung individuell gestalten. Du kannst Freifelder definieren, Pausen flexibel regeln und eigene Abrechnungsperioden anlegen. Auch die Zeitkonten und -arten sind anpassbar. - Zeiten überblicken
Ist der Mitarbeiter im Meeting oder im Home Office? An- und Abwesenheitsstatus live per Klick – perfekt zur Terminplanung und Erreichbarkeit. - Geo-Daten erfassen
GPS-Ortung ermöglicht es, Personaleinsätze zu steuern und zu überwachen. - Wertvolles Reporting
Optimierung des Personaleinsatzes durch die richtigen Auswertungen. Berichte erstellen, Projekte erfassen, Planungen vornehmen. - Zuverlässig und rechtssicher
Zeiten erfassen – vollkommen einfach und benutzerfreundlich
Heutzutage ist ein flexibles Arbeitszeitmanagement ein Entscheidungsgrund für den neuen Arbeitgeber. Mit einer modernen Zeitwirtschaft kannst du individuell auf die Bedürfnisse deiner Beschäftigten eingehen und gleichzeitig die Personalarbeit erleichtern.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte (HRM-Archiv) ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Sie wurde vollständig in das SP_Data Produktportfolio, bestehend aus Personalabrechnung, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal, integriert. Als Standalone ist sie demnach nicht verfügbar. Serienbriefe lassen sich personifiziert und direkt aus der digitalen Personalakte heraus befüllen, zu PDF konvertieren, ablegen und/oder verteilen.
Effizientes Instrument für erfolgreiche Personalarbeit
Die digitale Personalakte ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements ist die Verwaltung von Dokumenten.
- Durch die Vergabe von Haupt- und Unterkategorien bauen wir deine digitale Personalakte auf
- Optional kann ein Dokumenten-Management-Systemen (DMS) integriert werden
- Die Unterlagen werden mittels rollenbasiertem Berechtigungskonzept allen Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt
- Führungskräfte und Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen
Die freie Definition von Dokumentenkategorien ermöglicht einen individuellen Aufbau und erleichtert den Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf eine digitale Personalakte. Ein neues Dokument wie z. B. eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag wird im System per drag and drop eingecheckt. Sind weitere Änderungen erforderlich, werden die Dokumente ausgecheckt und bei Rückführung automatisch versioniert.
Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten gestartet werden bzw. im Falle einer einzelnen Personalakte der gesamte Inhalt im Pool zum Druck freigegeben werden. Der integrierte Schriftverkehr wird auf Basis eines Formularmanagers durchgeführt.
Digitale Personalakte auf einen Blick
- Webservice
- Einbindung in SP_Data PA, PV, PZ, MP
- Archivierung sämtlicher Systemberichte (inkl. Verschlüsselung, Komprimierung und Anonymisierung der Dokumente)
- Automatisierte Verschlagwortung
- Automatisierte Archivierung pro Monat
- Integration sonstiger Dateien
- Dezentrale Ablage
- Auslagerung auf externe Medien möglich
- Integriertes Berechtigungskonzept
- Zugriff über Mitarbeiterstammblatt
- Zugriff über Mitarbeiterportal (Intranet/Internet)
Zur verschlüsselten Hinterlegung von
- Verdienstabrechnungen
- Zeitnachweisen
- Arbeitsverträgen
- Zeugnissen
- Bescheinigungen
- Firmenwagenregelungen
- Individuellen Vereinbarungen uvm.
my_spdata Mitarbeiterportal
my_spdata ist der moderne Nachfolger des SP_Data Mitarbeiterportals. Mit ihm können Arbeitszeiten komfortabel und ortsunabhängig erfasst und die Informationen sofort mit Kollegen, Vorgesetzten und der Personalabteilung geteilt werden. Dabei genügen wenige Klicks, um die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und die digitale Personalakte zu nutzen. Mitarbeitende und Vorgesetzte können direkt im System Anträge stellen und genehmigen und haben Zugriff auf ihren Kalender, gebuchte Zeiten und Dokumente. So entlastet my_spdata deine Personalabteilung.
Das my_spdata Mitarbeiterportal ist eine leistungsstarke Ergänzung zur SP_Data Personalabrechnung, SP_Data Personalzeitwirtschaft oder dem SP_Data Payroll-Outsourcing und setzt einer der vorgenannten Lösungen voraus. Mit my_spdata digitalisierst und optimierst du deine Arbeitsprozesse in der Personalarbeit. Erlebe Self Service auf einem neuen Level.
Es stehen drei my_spdata Pakete zur Verfügung:
DOK
Digitale Personalakte des Mitarbeiters mit Dokumenten aus PA und/oder PZ, z.B. zur Verteilung von Entgeltabrechnungen, Bescheinigungen und Zeitnachweisen.
PA
Personalakte plus weitere Funktionalitäten mit der PA als führendem System.
PZ
Personalakte plus weitere Funktionalitäten mit der PZ als führendem System.
Funktionen:
Individuelles Dashboard
Das Dashboard des my_spdata Mitarbeiterportals stellt dir und deinen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen und Funktionen klar und übersichtlich zur Verfügung. Mit Widgets kann das Dashboard nach deinen Bedürfnissen angepasst werden. Du erhältst Informationen über die Anwesenheit deiner Kollegen, den Bearbeitungsstatus deiner Anträge und kannst Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen. Die eigene Kalenderansicht, eine Geburtstags- und Jubiläumsliste runden das Dashboard ab.
Digitales Zeiterfassungsterminal
Das digitale Zeiterfassungsterminal ermöglicht dir eine komfortable Buchung deiner Arbeits- und Projektzeiten im Büro, Home-Office oder unterwegs. Dabei können verschiedene Buchungen wie Kommen oder Gehen, mobiles Arbeiten, Meeting oder Pause vorgenommen werden. Eine Nachbuchung mit Antragsverfahren sowie Projektbuchungen sind im Mitarbeiterportal ebenfalls möglich. Die Anzeige der letzten Buchungen und der Zeitsalden sorgen für Transparenz. My_spdata digitalisiert das Handling von Urlaubsanträgen, Vertretungen und Mehrarbeit. Du kannst feste Vertretungen bei Abwesenheiten anlegen, Urlaubssperren einrichten und einen Workflow zur Freigabe von nicht gewerteten Anwesenheitsstunden nutzen. Die Beantragung von Mehrarbeit oder Urlaubsanträgen durch den Mitarbeiter sowie die Genehmigung durch den Vorgesetzten sind nahtlos integriert.
Stammdatenbearbeitung
Die Stammdatenbearbeitung ermöglicht deinen Mitarbeitern und dir, wichtige Informationen wie E-Mail, Telefonnummern, Adresse und Notfallkontakte selbst zu verwalten.
Admin-Konsole
In der my_spdata Admin-Konsole werden Rollen und Rechte, Workflows und Programmeinstellungen verwaltet.
Leistungsumfang des my_spdata Mitarbeiterportals
- Employee Self Service basierend auf SP_Data PA, PV und / oder PZ
- Konfigurierbares Dashboard
- Übersicht der An- und Abwesenheiten (filterbar, mit Favoritenfunktion)
- Digitales Zeiterfassungsterminal
- Persönlicher Kalender
- Abteilungskalender
- Workflowbasiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren
- Digitale Personalakte (HRM-Archiv)
- Digitale Visitenkarten mit Anbindung an Telefonie, Video-Calls und Chat (MS Teams)
- Saldenüberblick
- Fehlzeitensperren
- Korrekturbearbeitung
- Mehrarbeitsfreigabe
- Zeiten bearbeiten
- Stammdatenbearbeitung (Adresse, Notfallkontakte)
- Definition von E-Mail Templates
- Übersetzungsfunktion
Payroll Outsourcing
Die Vorteile:
Kosteneffizienz
Das Outsourcing deiner Entgeltabrechnung senkt nicht nur deine Kosten, sondern macht sie auch planbar. So sparst du neben Personalkosten auch Lizenzkosten für Lohnsoftware und Fortbildung ein.
Zeitersparnis
Unser professionelles Payroll-Outsourcing entlastet die Personalabteilung. Durch unsere innovativen, digitalen Tools reduziert sich der Verwaltungsaufwand.
Fachliche Expertise
Im Bereich Payroll Outsourcing ist die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung entscheidend. Die Notwendigkeit eines qualifizierten Entgeltexperten entfällt für dich.
Cloud-Technologie
Nutze beim Outsourcing unsere Cloud-basierten Tools, um deine HR-Prozesse zu digitalisieren und effiziente Self-Services zu ermöglichen.
Fokus auf Kernkompetenzen
Durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung werden Freiräume geschaffen, um den Fokus zurück auf die Kernkompetenz der HR Arbeit zu legen.
Prozessverbesserung
Die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Personalabrechnung ist entscheidend, um Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
Effizientes Controlling
Mit unseren HR-Kennzahlen, Analysen und aussagefähigen Reports kannst du deine HR-Arbeit besser steuern und deine Rentabilität steigern.
Feste Ansprechpartner
Die Kommunikation mit einem qualifizierten Mitarbeiter (keine Hotline) als festem Ansprechpartner ermöglicht eine einfache und komfortable Zusammenarbeit.
Ausfallsicherheit
Durch die Auslagerung an uns werden ungeplante Ausfallzeiten aufgefangen und eine pünktliche und fehlerfreie Entgeltabrechnung gewährleistet.
Die Entgeltabrechnung ist eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe, die viel Aufmerksamkeit erfordert. Durch Payroll Outsourcing sparst du Zeit und Ressourcen und kannst dich wieder mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Schütze deine wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmassen und lass dir deine Entgeltabrechnung von uns erstellen. Wir bieten dir einen schnellen und zuverlässigen Service, um sicherzustellen, dass deine Entgeltabrechnung jederzeit pünktlich und korrekt abgewickelt wird.
Funktionen
Gehaltsabrechnung:
- BPO: Ja
- Teil-Outsourcing: Ja
- In-House: Ja
Bewerbermanagement:
- Bewerberevaluation: Ja
- Bewerberranking: Ja
- Bewerbungstermine: Ja
- Erinnerungsfunktion: Ja
- Vorlagen u.a. Briefe etc.: Ja
- CV-Parsing: Ja
- Active-Sourcing: Ja
- One-Klick-Bewerbung: Ja
- Karriereportal: Ja
- Multiposting: Ja
Personalverwaltung & Entwicklung:
- Onboarding: Ja
- Digitale Personalakte: Ja
- Dokumentenmanagement Software: Ja
- Mitarbeiter Self-Service (ESS): Ja
Reporting:
- Standard Reports: Ja
- Definierbare eigene KPI: Ja
Sicherheit:
- SaaS: Ja
- On-Premise: Ja
- Rollen/Rechtekonzept: Ja
Preismodell
- Vertragslaufzeit: unterschiedlich
- Zahlungsmodus: unterschiedlich
- Preismodell je Nutzeranzahl: Ja
- Preismodell je Mitarbeiteranzahl: Ja
- Hotline: Ja
- E-Mail-Support: Ja
- Schulungsunterlagen: Ja
Referenzen
Mediathek
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