SP_Data GmbH

Provider description

SP_Data zählt seit über 30 Jahren zu den führenden Softwarehäusern für Human Resources Management in Deutschland. Rund 1.400 Kunden aus allen Branchen nutzen die SP_Data HRM, Lösungen und Services. Sie erhalten bei SP_Data zunkunftsweisende Lösungen rund um den gesamten Life Cycle eines Arbeitnehmers. Von der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft, über den Employee Self Service bis hin zu zahlreichen weiteren Lösungen. Die benutzerfreundliche Lösung zeichnet sich durch eine intuitive Oberflächen und einem klaren, übersichtlichen Programmaufbau aus. Die flexible Modulstruktur ermöglicht eine Anpassung auf die individuellen betrieblichen Bedürfnisse, um mit einem ganzheitlichen HR-Digital-Konzept die Personalarbeit zu erleichtern und bei der Realisierung der Unternehmensziele zu unterstützen.

Die ganzheitliche Software sorgt für schlanke Prozesse und eine maximale Entlastung – quasi das Büro in der Laptoptasche 

Der entscheidende Vorteil einer HR-Software ist eine zentrale und einheitliche Verwaltung von fast allen für das Personalwesen relevanten Aufgaben und Daten. Je nach Berechtigung greift das ganze HR-Team auf Daten und Dokumente zu. Somit verlagert sich das Büro einfach in die Laptoptasche. Daten gewinnen damit nicht nur an Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit, sondern auch an Aktualität und Sicherheit. Insbesondere für die sensiblen und persönlichen Mitarbeiter- oder Bewerberdaten ist das Schutzniveau von Office-Programmen wie Excel oft nicht ausreichend. „Personalarbeit entwickelt sich in einem bisher nicht gekannten Tempo. Ihre Komplexität steigt rasant und mit ihr die Aufgaben der Personalverantwortlichen“, sagt Stefan Post, Geschäftsführer der SP_Data. „Digitale Lösungen für automatisierte Abläufe sind unverzichtbar und ermöglichen mehr Raum für strategische Aufgaben“.

Fundamental details

Als mittelständisches Unternehmen mit über 80 Mitarbeitern/innen setzt SP_Data die Dynamik der Arbeitswelt nicht nur in Software und Services um, sondern nutzt sie auch für den eigenen Fortschritt. Als inhabergeführtes Unternehmen steht SP_Data seit 1988 für Expertise rund um die HR-Software und zeigt die Verbindung von Tradition und Innovation.

• Gründung: 1988
• Umsatz 2020:  8 Mio. €
• Beschäftigte:
• Standorte: Herford
• Kunden: mehr als 1.400
• Geschäftsführender Gesellschafter: Stefan Post, Diplom-Wirtschaftsingenieur

Certificates

Software solution

Personalabrechnung

Die SP_Data Personalabrechnung wird jährlich von der informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Rahmen der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungs- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen geprüft. Die SP_Data-Personalabrechnung ist mit der besten Prüfungsstufe, dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet.

Personalzeitwirtschaft

• Ganz bequem und schnell
  Freundlicher Service per Fernwartung und vor Ort
• Immer flexibel und ungebunden bleiben
  Zeiterfassung stationär mit Terminals, am Bildschirm und/oder mobil per App
• Zusammen lernen
  Individuelle Schulungen für Ihr Unternehmen bilden Mitarbeiter weiter und ermöglichen lösungsorientiertes Arbeiten.
• Keine Kompromisse
  Workflows einrichten und die Zeiterfassung individuell gestalten. Sie können Freifelder definieren, Pausen flexibel regeln und eigene Abrechnungsperioden anlegen. Auch die Zeitkonten und -arten sind anpassbar.
• Zeiten überblicken
  Ist der Mitarbeiter im Meeting oder im Home Office? An- und Abwesenheitsstatus live per Klick – perfekt zur Terminplanung und Erreichbarkeit.
• Geo-Daten erfassen
  GPS-Ortung ermöglicht es, Personaleinsätze zu steuern und zu überwachen.
• Wertvolles Reporting
  Optimierung des Personaleinsatzes durch die richtigen Auswertungen. Berichte erstellen, Projekte erfassen, Planungen vornehmen.
• Zuverlässig und rechtssicher
  Zeiten erfassen – vollkommen einfach und benutzerfreundlich

 

Heutzutage ist ein flexibles Arbeitszeitmanagement ein Entscheidungsgrund für den neuen Arbeitgeber. Mit einer modernen Zeitwirtschaft können Sie individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Beschäftigten eingehen und gleichzeitig die Personalarbeit erleichtern.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte (HRM-Archiv) ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Sie wurde vollständig in das SP_Data Produktportfolio, bestehend aus Personalabrechnung, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal, integriert. Als Standalone ist sie demnach nicht verfügbar. Serienbriefe lassen sich personifiziert und direkt aus der digitalen Personalakte heraus befüllen, zu PDF konvertieren, ablegen und/oder verteilen.

Auch das Berichtswesen wurde berücksichtigt. So können Berichte, neben dem klassischen Ausdruck und der Möglichkeit des E-Mail Versands, verschlüsselt in einem zweigeteilten Archiv ablegt werden.

Effizientes Instrument für erfolgreiche Personalarbeit

Die digitale Personalakte ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements ist die Verwaltung von Dokumenten.

• Durch die Vergabe von Haupt- und Unterkategorien bauen wir Ihre digitale Personalakte auf
• Optional kann ein Dokumenten-Management-Systemen (DMS) integriert werden
• Die Unterlagen werden mittels rollenbasiertem Berechtigungskonzept allen Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt
• Führungskräfte und Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen

 

Die freie Definition von Dokumentenkategorien ermöglicht einen individuellen Aufbau und erleichtert den Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf eine digitale Personalakte. Ein neues Dokument wie z. B. eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag wird im System per drag and drop eingecheckt. Sind weitere Änderungen erforderlich, werden die Dokumente ausgecheckt und bei Rückführung automatisch versioniert.

Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten gestartet werden bzw. im Falle einer einzelnen Personalakte der gesamte Inhalt im Pool zum Druck freigegeben werden. Der integrierte Schriftverkehr wird auf Basis eines Formularmanagers durchgeführt.

Digitale Personalakte auf einen Blick

• Webservice
• Einbindung in SP_Data PA, PV, PZ, MP
• Archivierung sämtlicher Systemberichte (inkl. Verschlüsselung, Komprimierung und Anonymisierung der Dokumente)
• Automatisierte Verschlagwortung
• Automatisierte Archivierung pro Monat
• Integration sonstiger Dateien
• Dezentrale Ablage
• Auslagerung auf externe Medien möglich
• Integriertes Berechtigungskonzept
• Zugriff über Mitarbeiterstammblatt
• Zugriff über Mitarbeiterportal (Intranet/Internet)

 

Zur verschlüsselten Hinterlegung von

• Verdienstabrechnungen
• Zeitnachweisen
• Arbeitsverträgen
• Zeugnissen
• Bescheinigungen
• Firmenwagenregelungen
• Individuellen Vereinbarungen uvm.

 

my_spdata Mitarbeiterportal

my_spdata ist der moderne Nachfolger des SP_Data Mitarbeiterportals. Mit ihm können Arbeitszeiten komfortabel und ortsunabhängig erfasst und die Informationen sofort mit Kollegen, Vorgesetzten und der Personalabteilung geteilt werden. Dabei genügen wenige Klicks, um die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und die digitale Personalakte zu nutzen. Mitarbeitende und Vorgesetzte können direkt im System Anträge stellen und genehmigen und haben Zugriff auf ihren Kalender, gebuchte Zeiten und Dokumente. So entlastet my_spdata Ihre Personal­abteilung.

Das my_spdata Mitarbeiterportal ist eine leistungsstarke Ergänzung zur SP_Data Personalabrechnung, SP_Data Personalzeitwirtschaft oder dem SP_Data Payroll-Outsourcing und setzt einer der vorgenannten Lösungen voraus. Mit my_spdata digitalisieren und optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse in der Personalarbeit. Erleben Sie Self Service auf einem neuen Level.

 

Ihnen stehen drei my_spdata Pakete zur Verfügung:

DOK

Digitale Personalakte des Mitarbeiters mit Dokumenten aus PA und/oder PZ, z.B. zur Verteilung von Entgeltabrechnungen, Bescheinigungen und Zeitnachweisen.

PA

Personalakte plus weitere Funktionalitäten mit der PA als führendem System.

PZ

Personalakte plus weitere Funktionalitäten mit der PZ als führendem System.

 

Funktionen:

Individuelles Dashboard

Das Dashboard des my_spdata Mitarbeiterportals stellt Ihnen und Ihren Mitarbeitern alle wichtigen Informationen und Funktionen klar und übersichtlich zur Verfügung. Mit Widgets kann das Dashboard nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Sie erhalten Informationen über die Anwesenheit Ihrer Kollegen, den Bearbeitungsstatus Ihrer Anträge und können Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen. Die eigene Kalenderansicht, eine Geburtstags- und Jubiläumsliste runden das Dashboard ab.

Digitales Zeiterfassungsterminal

Das digitale Zeiterfassungsterminal ermöglicht Ihnen eine komfortable Buchung Ihrer Arbeits- und Projektzeiten im Büro, Home-Office oder unterwegs. Dabei können verschiedene Buchungen wie Kommen oder Gehen, mobiles Arbeiten, Meeting oder Pause vorgenommen werden. Eine Nachbuchung mit Antragsverfahren sowie Projektbuchungen sind im Mitarbeiterportal ebenfalls möglich. Die Anzeige der letzten Buchungen und der Zeitsalden sorgen für Transparenz. My_spdata digitalisiert das Handling von Urlaubsanträgen, Vertretungen und Mehrarbeit. Sie können feste Vertretungen bei Abwesenheiten anlegen, Urlaubssperren einrichten und einen Workflow zur Freigabe von nicht gewerteten Anwesenheitsstunden nutzen. Die Beantragung von Mehrarbeit oder Urlaubsanträgen durch den Mitarbeiter sowie die Genehmigung durch den Vorgesetzten sind nahtlos integriert.

Stammdatenbearbeitung

Die Stammdatenbearbeitung ermöglicht Ihren Mitarbeitern und Ihnen, wichtige Informationen wie E-Mail, Telefonnummern, Adresse und Notfallkontakte selbst zu verwalten.

Admin-Konsole

In der my_spdata Admin-Konsole werden Rollen und Rechte, Workflows und Programmeinstellungen verwaltet.

Leistungsumfang des my_spdata Mitarbeiterportals

• Employee Self Service basierend auf SP_Data PA, PV und / oder PZ
• Konfigurierbares Dashboard
• Übersicht der An- und Abwesenheiten (filterbar, mit Favoritenfunktion)
• Digitales Zeiterfassungsterminal
• Persönlicher Kalender
• Abteilungskalender
• Workflowbasiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren
• Digitale Personalakte (HRM-Archiv)
• Digitale Visitenkarten mit Anbindung an Telefonie, Video-Calls und Chat (MS Teams)
• Saldenüberblick
• Fehlzeitensperren
• Korrekturbearbeitung
• Mehrarbeitsfreigabe
• Zeiten bearbeiten
• Stammdatenbearbeitung (Adresse, Notfallkontakte)
• Definition von E-Mail Templates
• Übersetzungsfunktion

 

Payroll Outsourcing

Ihre Vorteile:

Kosteneffizienz

Das Outsourcing Ihrer Entgeltabrechnung senkt nicht nur Ihre Kosten, sondern macht sie auch planbar. So sparen Sie neben Personalkosten auch Lizenzkosten für Lohnsoftware und Fortbildung ein.

Zeitersparnis

Unser professionelles Payroll-Outsourcing entlastet die Personalabteilung. Durch unsere innovativen, digitalen Tools reduziert sich der Verwaltungsaufwand.

Fachliche Expertise

Im Bereich Payroll Outsourcing ist die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung entscheidend. Die Notwendigkeit eines qualifizierten Entgeltexperten für Sie entfällt.

Cloud-Technologie

Nutzen Sie beim Outsourcing unsere Cloud-basierten Tools, um Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und effiziente Self-Services zu ermöglichen.

Fokus auf Kernkompetenzen

Durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung werden Freiräume geschaffen, um den Fokus zurück auf die Kernkompetenz der HR Arbeit zu legen.

Prozessverbesserung

Die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Personalabrechnung ist entscheidend, um Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Effizientes Controlling

Mit unseren HR-Kennzahlen, Analysen und aussagefähigen Reports können Sie Ihre HR-Arbeit besser steuern und Ihre Rentabilität steigern.

Feste Ansprechpartner

Die Kommunikation mit einem qualifizierten Mitarbeiter (keine Hotline) als festem Ansprechpartner ermöglicht eine einfache und komfortable Zusammenarbeit.

Ausfallsicherheit

Durch die Auslagerung an uns werden ungeplante Ausfallzeiten aufgefangen und eine pünktliche und fehlerfreie Entgeltabrechnung gewährleistet.

Die Entgeltabrechnung ist eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe, die viel Aufmerksamkeit erfordert. Durch Payroll Outsourcing sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich wieder mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Schützen Sie Ihre wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmassen und lassen Sie Ihre Entgeltabrechnung von uns erstellen. Wir bieten Ihnen einen schnellen und zuverlässigen Service, um sicherzustellen, dass Ihre Entgeltabrechnung jederzeit pünktlich und korrekt abgewickelt wird.

Features

Gehaltsabrechnung:

• BPO: Ja, Partner
• Teil-Outsourcing: Ja, Partner
• In-House: Ja

Bewerbermanagement:

• Bewerberevaluation: Ja
• Bewerberranking: Ja
• Bewerbungstermine: Ja
• Erinnerungsfunktion: Ja
• Vorlagen u.a. Briefe etc.: Ja
• CV-Parsing: Ja
• Active-Sourcing: Ja
• One-Klick-Bewerbung: Ja
• Karriereportal: Ja
• Multiposting: Ja

Personalverwaltung & Entwicklung:

• Onboarding: Ja
• Digitale Personalakte: Ja
• Dokumentenmanagement Software: Ja
• Mitarbeiterbeurteilung: Ja
• Talentmanagement: Ja
• Bildungsmodul: Ja
• Schulungskatalog: Ja
• Mitarbeiter Self-Service (ESS): Ja

Reporting:

• Standard Reports: Ja
• Definierbare eigene KPI: Ja

Sicherheit:

• SaaS: Ja, Partner
• On-Premise: Ja
• ISO-zertifiziert: Ja
• Rollen/Rechtekonzept: Ja

Pricing

• Vertragslaufzeit: unterschiedlich
• Zahlungsmodus: unterschiedlich
• Preismodell je Nutzeranzahl: Ja
• Preismodell je Mitarbeiteranzahl: Ja
• Hotline: Ja
• E-Mail-Support: Ja
• Schulungsunterlagen: Ja

Technical information

zur Datenschutzerklärung der SP_Data GmbH

zu den Zertifizierungen der SP_Data GmbH

References

Library