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In der Regel ist es nur ein Sprichwort, doch in Sektoren wie dem Einzelhandel oder der Produktion stellt es die tägliche Realität dar und bildet die Grundlage für den unternehmerischen Erfolg. Jede verspätete Stempelung, jede verlängerte Pause oder jeder kurzfristige Schichtwechsel kann die Produktivität, die Einhaltung von Vorschriften und die Arbeitsmoral negativ beeinflussen. Dennoch setzen viele Unternehmen nach wie vor auf veraltete und ineffiziente Zeiterfassungssysteme – es wird Zeit, diese zu überdenken.
Der erste Schritt besteht darin, die Zeiterfassung nicht als starren Kontrollmechanismus, sondern als strategisches Instrument zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden zu betrachten. Tatsächlich ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland seit 2019 gesetzlich vorgeschrieben, nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein entsprechendes Urteil gefällt hat. Dieses Urteil verpflichtet alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU), ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in ihren Parlamenten zu erlassen. In vielen Ländern wurde dies bereits umgesetzt; so haben Italien, Portugal und Dänemark ihre bestehenden Gesetze lediglich an die neuen Vorgaben angepasst.
In Deutschland besteht die dringende Notwendigkeit für ein völlig neues Gesetz, das auch sechs Jahre nach dem Urteil aus Luxemburg nach wie vor auf sich warten lässt. Im Jahr 2022 entschied der Bundesgerichtshof (BGH), dass Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Die Methode der Dokumentation spielt dabei keine Rolle, und eine Kontrolle findet (fast) nie statt. Daher liegt die Verantwortung weiterhin bei der Bundesregierung. Vor zwei Jahren stellte die Ampelkoalition einen ersten Entwurf für ein Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vor. Seitdem wird dieser überarbeitet. Angesichts der Tatsache, dass seitdem kaum Informationen dazu veröffentlicht wurden, könnte man annehmen, dass der Entwurf derzeit in den Schubladen der Berliner Büros verstaubt. Es bleibt abzuwarten, ob die künftige Regierung neue Impulse in diese Angelegenheit bringen wird.
Eine der größten Herausforderungen für Beschäftigte in Branchen mit Schichtarbeit ist die hohe Mitarbeiterfluktuation. Die Neubesetzung von Stellen verursacht regelmäßig Kosten im vierstelligen Bereich, was zeigt, dass eine unzureichende Bindung der Mitarbeiter direkte negative Auswirkungen auf die Finanzen hat. Insbesondere Beschäftigte mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, übermäßigen Überstunden oder ungerechten Anwesenheitsregelungen suchen häufig nach Alternativen. In der Praxis bedeutet dies, dass klare und vorhersehbare Schichtpläne Unsicherheiten und Stress reduzieren. Zudem bieten Self-Service-Optionen für Schichtwechsel und Urlaubsanträge den Mitarbeitenden die Möglichkeit, mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten zu erlangen.
Zeiterfassungstools ermöglichen zudem Einblicke in die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter, was eine gezielte Steuerung der Ressourcen erlaubt. Diese Informationen fördern einen offenen Austausch zur Lösung von Planungsproblemen. Wenn Mitarbeitende sich wertgeschätzt fühlen und Einfluss auf ihre Arbeitszeiten nehmen können, sind sie eher bereit, dem Unternehmen treu zu bleiben. Dies trägt zur Senkung der Einstellungs- und Schulungskosten bei und steigert gleichzeitig die allgemeine Arbeitsmoral.
Eine Zunahme von Überstunden ist – wenig überraschend – alles andere als förderlich für die Produktivität und die Arbeitsqualität der Mitarbeitenden. Stress, Angstzustände und letztendlich Burnout können schwerwiegende Folgen eines unzureichenden Wohlbefindens am Arbeitsplatz haben. In der Vergangenheit wurden Richtlinien zur Zeiterfassung häufig mit Mikromanagement am Arbeitsplatz in Verbindung gebracht.
Ein zeitgemäßes Anwesenheitsmanagement legt den Schwerpunkt auf die Unterstützung der Mitarbeitenden anstelle ihrer Kontrolle. Eine durchdachte Erfassung der Arbeitszeiten kann das Wohlbefinden der Angestellten fördern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz sicherstellen. Flexible Arbeitszeitmodelle, wie beispielsweise komprimierte Arbeitswochen oder variable Schichten, spielen dabei eine entscheidende Rolle. Gerechte Anwesenheitsregelungen kommen insbesondere Arbeitnehmer*innen zugute, die aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen fehlen. Mitarbeitende, die sich bei der Balance zwischen Beruf und Privatleben unterstützt fühlen, zeigen ein höheres Engagement, sind gesünder und letztlich produktiver. Eine Belegschaft, die sich wohl und wertgeschätzt fühlt, trägt maßgeblich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.
In einer Welt, die stark von sozialen Medien geprägt ist, können der Markenwert und das Ansehen eines Unternehmens durch den Umgang mit seinen Mitarbeitenden sowohl gestärkt als auch geschädigt werden. Negatives Verhalten eines Arbeitgebers, wie etwa unfaire Praktiken, kurzfristige Änderungen im Dienstplan, unbezahlte Überstunden oder inkonsistente Richtlinien, kann rasch zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden führen, die auch nach außen sichtbar wird. Dies kann die Rekrutierung neuer Talente erheblich erschweren. Im Gegensatz dazu zieht ein Unternehmen, das als fairer und unterstützender Arbeitgeber gilt, nicht nur qualifizierte Fachkräfte an, sondern fördert auch eine Belegschaft, die stolz auf ihre Aufgaben ist, was sich direkt positiv auf die operative Exzellenz auswirkt.
Die Deutschen zeigen sich generell offen für die Erfassung von Arbeitszeiten. Das in Entwicklung befindliche Arbeitszeitgesetz soll die Relevanz von fairen und planbaren Arbeitszeiten betonen. Zukunftsorientierte Unternehmen sehen diese Veränderungen eher als Chance denn als Verpflichtung. Wer sich dem Geist des Gesetzes verpflichtet, sichert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern erzielt auch bessere Geschäftsergebnisse. Stabile und planbare Arbeitszeiten bieten den Arbeitnehmer*innen finanzielle Sicherheit und fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance. Eine transparente gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung hilft zudem, rechtliche Konflikte zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgebern zu vermeiden. Beides trägt zur Förderung einer Kultur des gegenseitigen Respekts und des Miteinanders bei.
Eine präzise Zeiterfassung liefert wertvolle Einblicke in die Belegschaft, die über die Gehaltsabrechnung hinausgehen. Unternehmen, die diese Informationen strategisch nutzen, sind in der Lage, Fehlzeiten und Auslastung zu erkennen, wodurch sie Überlastungen proaktiv vermeiden können. Durch den Einsatz von Zeiterfassung als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung können Arbeitgeber fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommen. Firmen, die sich an bewährten Praktiken orientieren, betrachten Zeitmanagement nicht mehr als Kontrollinstrument, sondern als Chance, einen fairen, effizienten und unterstützenden Arbeitsplatz zu schaffen. Arbeitgeber, die moderne, mitarbeiterzentrierte Ansätze zur Arbeitszeiterfassung einführen, erleben Fortschritte in der Mitarbeiterbindung, im Engagement, im Wohlbefinden und in der Produktivität.
Das deutsche Arbeitszeitgesetz steht weiterhin in der Perspektive der Zukunft. Sobald es jedoch in Kraft tritt, sind Unternehmen nicht nur verpflichtet, sondern haben auch die wertvolle Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung fair, flexibel und transparent zu gestalten. Bis zu diesem Zeitpunkt besteht eine Verpflichtung, die jedoch täglich umgangen wird. Eine Regelung hätte bereits vor Jahren anders getroffen werden müssen.
Originalartikel: https://www.protime.eu/de-de/nachrichten/warum-kein-unternehmen-zeiterfassung-ignorieren-kann
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