Auch das Berichtswesen wurde in Betracht gezogen. Berichte können nicht nur klassisch ausgedruckt und per E-Mail versendet werden, sondern auch sicher in einem zweigeteilten Archiv abgelegt werden.
SP_Data GmbH in Österreich
SP_Data GmbH
Engerstraße 147
32051 Herford
Deutschland
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Anbieterbeschreibung
SP_Data gehört seit über 30 Jahren zu den führenden Anbietern von Softwarelösungen im Bereich Human Resources Management in Deutschland. Rund 1.400 Kunden aus verschiedenen Branchen setzen auf die HRM-Lösungen und Services von SP_Data. Das Unternehmen bietet zukunftsorientierte Lösungen für den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters an, angefangen bei der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft über den Employee Self Service bis hin zu zahlreichen weiteren Angeboten. Die benutzerfreundliche Software besticht durch eine intuitive Benutzeroberfläche und einen klar strukturierten Programmaufbau. Dank der flexiblen Modulstruktur kann die Lösung individuell an die spezifischen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden, um die Personalarbeit zu erleichtern und die Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen.
Die umfassende Software ermöglicht effiziente Abläufe und eine optimale Entlastung – praktisch das Büro in der Laptoptasche.
Der wesentliche Vorteil einer HR-Software liegt in der zentralen und einheitlichen Verwaltung nahezu aller relevanten Aufgaben und Daten im Personalwesen. Je nach Berechtigungen haben alle Mitglieder des HR-Teams Zugriff auf diese Daten und Dokumente. Dadurch wird das Büro praktisch in die Laptoptasche verlagert. Die Daten profitieren nicht nur von einer höheren Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit, sondern auch von Aktualität und Sicherheit. Besonders bei sensiblen und persönlichen Mitarbeiter- oder Bewerberdaten reicht der Schutz von Office-Programmen wie Excel häufig nicht aus. „Personalarbeit entwickelt sich in einem bisher nicht gekannten Tempo. Ihre Komplexität steigt rasant und mit ihr die Aufgaben der Personalverantwortlichen“, erklärt Stefan Post, Geschäftsführer von SP_Data. „Digitale Lösungen für automatisierte Abläufe sind unverzichtbar und ermöglichen mehr Raum für strategische Aufgaben“.
Fundamentaldaten
SP_Data ist ein mittelständisches Unternehmen mit mehr als 80 Mitarbeitenden, das die Dynamik der Arbeitswelt nicht nur in seinen Softwarelösungen und Dienstleistungen umsetzt, sondern auch für den eigenen Fortschritt nutzt. Seit 1988, als inhabergeführtes Unternehmen, steht SP_Data für Fachkompetenz im Bereich HR-Software und verkörpert die Verbindung von Tradition und Innovation.
- Gründungsjahr: 1988
- Umsatz im Jahr 2020: 8 Millionen Euro
- Standort: Herford
- Kundenbasis: Über 1.400 Kunden
- Geschäftsführender Gesellschafter: Stefan Post, Diplom-Wirtschaftsingenieur
Zertifikate
Softwarelösung
Mitarbeiterabrechnung
- Benutzerfreundlichkeit
Intuitive Abrechnungssoftware mit anpassbarer Benutzeroberfläche - Anpassungsfähigkeit
Anpassung an die betrieblichen Bedürfnisse und Prozesse. - Leistungsfähigkeit
Kostenkalkulation und Personalplanung - Verlässlichkeit
Technologie und gesetzliche Vorgaben stets auf dem neuesten Stand - Ausgezeichnete Funktionalität
Modular erweiterbar zur vollständigen Lösung - Protokollführung
Eingaben und gestartete Prozesse individuell filtern und analysieren
Mit der Einführung der neuen Personalabrechnungs-Software wird der Arbeitsalltag durch automatisierte Abläufe und eine benutzerfreundliche, zügige Datenerfassung erheblich erleichtert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, zusätzliche Module wie die digitale Personalakte und das my_spdata Mitarbeiterportal zu integrieren. Auf diese Weise können Sie sich optimal auf die Zukunft vorbereiten und Ihre Software jederzeit an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Für Theater, Kulturbetriebe und den öffentlichen Dienst sind maßgeschneiderte Branchenlösungen verfügbar.
Mit der SP_Data Software haben Sie die Möglichkeit, Ihr Corporate Identity (CI) optimal umzusetzen. In nur wenigen Schritten integrieren Sie Ihr Logo in die Verdienstabrechnung.
Die SP_Data Personalabrechnung wird einmal jährlich von der informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Zuge der Systemuntersuchung von Programmen zur Entgeltabrechnung und Zahlstellenabrechnung überprüft. Die SP_Data-Personalabrechnung erhielt die höchste Prüfungsstufe und wurde mit dem Zertifikat „Erhöhte Verfahrenssicherheit“ ausgezeichnet.
Zeitmanagement im Personalwesen
- Völlig unkompliziert und schnell
Freundlicher Service sowohl über Fernwartung als auch direkt vor Ort - Bleiben Sie stets flexibel und unabhängig
Zeiterfassung vor Ort mit Terminals, über Bildschirme und/oder mobil mittels einer App - Gemeinsam lernen
Maßgeschneiderte Schulungen für Ihr Unternehmen fördern die Weiterbildung der Mitarbeiter und unterstützen eine lösungsorientierte Arbeitsweise - Keine Kompromisse
Workflows einrichten und die Zeiterfassung individuell gestalten. Sie können Freifelder definieren, Pausen flexibel regeln und eigene Abrechnungsperioden anlegen. Auch die Zeitkonten und -arten sind anpassbar - Zeiten im Blick behalten
Befindet sich der Mitarbeiter im Meeting oder im Home Office? Der An- und Abwesenheitsstatus ist per Klick in Echtzeit verfügbar – ideal für die Terminplanung und Erreichbarkeit - Geo-Daten erfassen
Die GPS-Ortung ermöglicht eine effektive Steuerung und Überwachung von Personaleinsätzen. - Wertvolles Reporting
Verbessern Sie den Personaleinsatz durch gezielte Auswertungen. Erstellen Sie Berichte, erfassen Sie Projekte und führen Sie Planungen durch - Zuverlässige und rechtssichere Zeiterfassung
Zeiten erfassen – ganz unkompliziert und benutzerfreundlich
In der heutigen Zeit spielt ein flexibles Arbeitszeitmanagement eine entscheidende Rolle bei der Wahl eines neuen Arbeitgebers. Durch eine moderne Zeitwirtschaft haben Sie die Möglichkeit, individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter einzugehen und gleichzeitig die Personalarbeit zu optimieren.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte (HRM-Archiv) stellt den ersten Schritt in Richtung eines papierlosen Büros dar. Sie ist vollständig in das SP_Data Produktportfolio integriert, das Personalabrechnung, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal umfasst. Daher ist sie nicht als eigenständige Lösung verfügbar. Serienbriefe können personalisiert und direkt aus der digitalen Personalakte erstellt, in PDF umgewandelt, gespeichert und/oder verteilt werden.
Effizientes Werkzeug für eine erfolgreiche Personalverwaltung
Die digitale Personalakte spielt eine zentrale Rolle im Personalmanagement, insbesondere bei der Verwaltung von Dokumenten:
- Wir erstellen Ihre digitale Personalakte durch die Zuweisung von Haupt- und Unterkategorien
- Es besteht die Möglichkeit, ein Dokumenten-Management-System (DMS) zu integrieren
- Die Unterlagen werden gemäß einem rollenbasierten Berechtigungskonzept allen Beteiligten im Prozess bereitgestellt
- Führungskräfte und Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf Personaldokumente, basierend auf ihren Berechtigungen
Die flexible Definition von Dokumentenkategorien erlaubt eine maßgeschneiderte Struktur und erleichtert den Übergang von der traditionellen Papier-Personalakte zu einer digitalen Personalakte. Neue Dokumente, wie beispielsweise eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag, können im System einfach per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Falls weitere Anpassungen nötig sind, werden die Dokumente ausgecheckt und bei der Rückführung automatisch versioniert.
Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten initiiert werden. Bei einer einzelnen Personalakte besteht die Möglichkeit, den gesamten Inhalt im Pool für den Druck freizugeben. Der integrierte Schriftverkehr erfolgt mithilfe eines Formularmanagers.
Überblick über die digitale Personalakte
- Webservice
- Integration in SP_Data für PA, PV, PZ und MP
- Archivierung aller Systemberichte, einschließlich Verschlüsselung, Komprimierung und Anonymisierung der Dokumente
- Automatisierte Vergabe von Schlagwörtern
- Monatliche automatisierte Archivierung
- Integration zusätzlicher Dateitypen
- Dezentrale Speicherung
- Möglichkeit zur Auslagerung auf externe Speichermedien
- Integriertes Berechtigungssystem
- Zugriff über das Mitarbeiterstammblatt
- Zugriff über das Mitarbeiterportal (Intranet/Internet)
Für die verschlüsselte Speicherung von
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Nachweise über geleistete Arbeitsstunden
- Beschäftigungsvereinbarungen
- Arbeitszeugnisse
- Bescheinigungen und Nachweise
- Regelungen für Dienstfahrzeuge
- Individuelle Vereinbarungen und vieles mehr
my_spdata Mitarbeiterportal
my_spdata ist die zeitgemäße Alternative zum SP_Data Mitarbeiterportal. Es ermöglicht eine einfache und standortunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten und das sofortige Teilen dieser Informationen mit Kollegen, Vorgesetzten und der Personalabteilung. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeitende Zeiterfassungen, Urlaubsanträge und digitale Personalakten verwalten. Sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte können direkt im System Anträge einreichen und genehmigen, während sie Zugriff auf ihren Kalender, gebuchte Zeiten und Dokumente haben. Dadurch wird die Personalabteilung durch my_spdata erheblich entlastet.
Das my_spdata Mitarbeiterportal ist eine effektive Erweiterung der SP_Data Personalabrechnung, SP_Data Personalzeitwirtschaft oder des SP_Data Payroll-Outsourcings und setzt eine der genannten Lösungen voraus. Mit my_spdata haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeitsprozesse im Personalwesen zu digitalisieren und zu optimieren. Entdecken Sie Self Service in einer neuen Dimension.
Es stehen Ihnen drei Pakete von my_spdata zur Verfügung:
DOK
Digitale Personalakte des Mitarbeiters, die Dokumente aus der Personaladministration (PA) und/oder dem Personalzeitmanagement (PZ) enthält, beispielsweise zur Verteilung von Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und Arbeitszeitnachweisen.
PA
Personalakte mit zusätzlichen Funktionen, wobei die Personalakte als zentrales System fungiert.
PZ
Personalakte und zusätzliche Funktionen mit der PZ als primäres System.
Funktionen:
Personalisierte Benutzeroberfläche
Das Dashboard des my_spdata Mitarbeiterportals bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine klare und übersichtliche Darstellung aller wichtigen Informationen und Funktionen. Durch die Verwendung von Widgets kann das Dashboard individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie erhalten aktuelle Informationen zur Anwesenheit Ihrer Kollegen, den Status Ihrer Anträge und können Arbeits- sowie Projektzeiten unkompliziert erfassen. Eine persönliche Kalenderansicht sowie eine Liste von Geburtstagen und Jubiläen vervollständigen das Dashboard.
Digitale Zeiterfassungseinheit
Das digitale Zeiterfassungsterminal ermöglicht Ihnen eine einfache Erfassung Ihrer Arbeits- und Projektzeiten, egal ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Buchungen wie Ankunft, Abgang, mobiles Arbeiten, Meetings oder Pausen vorzunehmen. Auch Nachbuchungen über ein Antragsverfahren sowie Projektbuchungen sind im Mitarbeiterportal verfügbar. Die Anzeige der letzten Buchungen und der Zeitsalden gewährleistet eine hohe Transparenz. My_spdata optimiert die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Vertretungen und Überstunden. Sie können feste Vertretungen für Abwesenheiten einrichten, Urlaubssperren festlegen und einen Workflow für die Genehmigung von nicht gewerteten Anwesenheitsstunden nutzen. Die Beantragung von Überstunden oder Urlaub durch die Mitarbeiter sowie die Genehmigung durch die Vorgesetzten sind nahtlos integriert.
Verwaltung von Basisdaten
Die Verwaltung von Basisdaten ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wichtige Informationen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen und Notfallkontakte eigenständig zu pflegen.
Admin-Konsole
In der my_spdata Admin-Konsole erfolgt die Verwaltung von Rollen und Rechten, Workflows sowie Programmeinstellungen.
Leistungsangebot des my_spdata Mitarbeiterportals
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter, basierend auf SP_Data PA, PV und/oder PZ
- Anpassbares Dashboard
- Übersicht über Anwesenheiten und Abwesenheiten (filterbar mit Favoritenfunktion)
- Digitales Zeiterfassungsterminal
- Persönlicher Kalender
- Abteilungskalender
- Workflow-gesteuertes Antrags- und Genehmigungsverfahren
- Digitale Personalakte (HRM-Archiv)
- Digitale Visitenkarten mit Anbindung an Telefonie, Videoanrufe und Chat (MS Teams)
- Überblick über Salden
- Sperrungen bei Fehlzeiten
- Korrekturen und Bearbeitungen
- Genehmigung von Mehrarbeit
- Bearbeitung von Zeiten
- Pflege von Stammdaten (Adresse, Notfallkontakte)
- Erstellung von E-Mail-Vorlagen
- Funktion zur Übersetzung
Payroll Outsourcing
Ihre Vorteile:
Kosteneffizienz
Das Auslagern Ihrer Entgeltabrechnung reduziert nicht nur Ihre Kosten, sondern ermöglicht auch eine bessere Planbarkeit. Dadurch sparen Sie zusätzlich zu den Personalkosten auch Lizenzgebühren für Lohnsoftware sowie Ausgaben für Schulungen.
Zeiteinsparung
Unser professionelles Payroll-Outsourcing entlastet die HR-Abteilung. Dank unserer innovativen digitalen Tools verringert sich der Verwaltungsaufwand erheblich.
Fachliche Kompetenz
Im Bereich des Payroll Outsourcings sind die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung von größter Bedeutung. Dadurch wird der Bedarf an einem qualifizierten Entgeltexperten für Sie überflüssig.
Cloud-Services
Nutzen Sie unsere Cloud-basierten Tools für das Outsourcing, um Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und effektive Self-Services zu schaffen.
Fokussierung auf zentrale Fähigkeiten
Die Auslagerung der Entgeltabrechnung schafft Freiräume, um den Fokus wieder auf die wesentlichen Kompetenzen der HR-Arbeit zu richten.
Optimierung von Abläufen
Die Verbesserung und Automatisierung von Prozessen in der Personalabrechnung ist von wesentlicher Bedeutung, um die Effizienz, Genauigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.
Effizientes Controlling
Durch unsere HR-Kennzahlen, Analysen und aussagekräftigen Berichte sind Sie in der Lage, Ihre HR-Arbeit effektiver zu steuern und Ihre Rentabilität zu erhöhen.
Festgelegte Ansprechpartner
Die Kommunikation mit einem qualifizierten Mitarbeiter, der als fester Ansprechpartner zur Verfügung steht (keine Hotline), fördert eine unkomplizierte und angenehme Zusammenarbeit.
Ausfallsicherheit
Durch die Auslagerung an uns werden unvorhergesehene Ausfallzeiten kompensiert, wodurch eine termingerechte und fehlerfreie Entgeltabrechnung sichergestellt wird.
Die Entgeltabrechnung stellt eine anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe dar, die eine hohe Aufmerksamkeit erfordert. Mit Payroll Outsourcing können Sie Zeit und Ressourcen einsparen und sich wieder verstärkt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Schützen Sie Ihre wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmengen und überlassen Sie uns die Erstellung Ihrer Entgeltabrechnung. Wir bieten Ihnen einen schnellen und zuverlässigen Service, der gewährleistet, dass Ihre Entgeltabrechnung stets pünktlich und korrekt erfolgt.
Funktionen
Lohnabrechnung:
- Business Process Outsourcing (BPO): Ja
- Teilweise Auslagerung: Ja
- Interne Durchführung: Ja
Verwaltung von Bewerbungen:
- Evaluierung von Bewerbern: Ja
- Ranking der Bewerber: Ja
- Termine für Bewerbungen: Ja
- Erinnerungsfunktion: Ja
- Vorlagen für Briefe und mehr: Ja
- Lebenslauf-Parsing: Ja
- Aktive Rekrutierung: Ja
- Bewerbung mit einem Klick: Ja
- Karriereportal: Ja
- Multiposting: Ja
Mitarbeiterverwaltung und -entwicklung
- Onboarding: Ja
- Digitale Personalakte: Ja
- Dokumentenmanagement Software: Ja
- Mitarbeiter Self-Service (ESS): Ja
Reporting:
- Standardberichte: Ja
- Individuell definierbare KPIs: Ja
Sicherheit:
- SaaS: Verfügbar
- On-Premise: Verfügbar
- Rollen- und Rechtekonzept: Implementiert
Preismodell
- Vertragslaufzeit: unterschiedlich
- Zahlungsmodalitäten: unterschiedlich
- Preisgestaltung basierend auf der Nutzeranzahl: Ja
- Preisgestaltung basierend auf der Mitarbeiteranzahl: Ja
- Telefonischer Support: Ja
- E-Mail-Unterstützung: Ja
- Verfügbare Schulungsunterlagen: Ja
Referenzen
Mediathek
Kunden im Dialog: Althoff Hotels
