Vergleichen Sie kostenlos & unverbindlich
Erhalten Sie die passende Software-Lösung vom Experten.
Jenseits des reinen Dokumentenmanagements: Die häufig unterschätzte Leistungsfähigkeit von HR-Software auf Microsoft SharePoint
Die Personalakte wird auf einem Netzlaufwerk gespeichert (oder möglicherweise sogar noch in Papierform?). Urlaubsanträge werden per E-Mail eingereicht, Bewerbungen werden in Excel verwaltet, und bei der Trennung von Mitarbeitern fehlt erneut die Checkliste. Kommt dir das bekannt vor? Ähnliche Herausforderungen prägen nach wie vor die HR-Prozesse in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Digitalisierung erfolgt oft nur in einzelnen Bereichen, und es mangelt an Lösungen, die auf die Unternehmensgröße und die bestehenden IT-Strukturen abgestimmt sind.
Der Schlüssel zu einer modernen HR-Organisation liegt häufig bereits im Unternehmen – in Form von Microsoft SharePoint. Was viele als einfache Dateiablage ansehen, ist tatsächlich eine vielseitige Plattform mit großem Potenzial: für effiziente Prozesse, mehr Transparenz und eine spürbare Entlastung in der Personalarbeit.
Eine bestehende Plattform mit zusätzlichen Funktionen.
Microsoft SharePoint ist mittlerweile ein integraler Bestandteil des Microsoft 365 Pakets in den meisten Unternehmen. Oft wird jedoch die Vielzahl an Möglichkeiten, die es bietet, übersehen. Dazu gehören unter anderem eine strukturierte Ablage, automatische Versionierung, Konzepte für Rechte und Rollen, Benachrichtigungen, Formulare, Aufgabenverteilung sowie die Integration in Teams, Outlook, OneDrive und Power BI – all dies ist ohne zusätzliche Infrastruktur verfügbar. SharePoint kann zudem mobil oder direkt in Microsoft Teams genutzt werden, sei es als HR-Portal, Self-Service-Bereich oder umfassende Personalakte.
Der entscheidende Vorteil besteht darin, dass alle Informationen im Unternehmen verbleiben. Eine Auslagerung von Daten ist nicht notwendig, und es wird kein zusätzlicher Anbieter benötigt. SharePoint ist im eigenen Microsoft-Tenant integriert, was bedeutet, dass die Kontrolle über Daten, Berechtigungen und Prozesse vollständig im Unternehmen bleibt.
So transformiert sich SharePoint zu einer umfassenden HR-Lösung.
Die technische Basis ist geschaffen – nun liegt der Schwerpunkt auf der Struktur. Eine HR-Lösung auf SharePoint nutzt diese Grundlage und ergänzt sie um klar definierte HR-Funktionen: digitale Personalakten mit strukturierten Ablagesystemen, automatisierte Workflows, intelligente Formulare, Vorlagen für Standarddokumente sowie Self-Service-Bereiche für Mitarbeitende und Führungskräfte.
Wie gestaltet sich der konkrete Prozess? Nehmen wir einen typischen Mitarbeitereintritt als Beispiel: Die Führungskraft beantragt die Stelle direkt im System. Nach der Genehmigung wird die Position intern ausgeschrieben. Die Bewerbungen werden zentral gesammelt, was eine gemeinsame Bewertung ermöglicht, und Termine lassen sich unkompliziert koordinieren. Der Vertrag wird über das Dokumentenmanagement entweder halb- oder vollautomatisiert erstellt und digital signiert. Nach Vertragsabschluss beginnt das Onboarding automatisch: Aufgaben werden verteilt, Dokumente erstellt und Zugriffsrechte vergeben. Alle Beteiligten sind über ihre Aufgaben informiert – es geht nichts verloren. Der gesamte Prozess verläuft digital, transparent und nachvollziehbar.
Die Optionen: Standard oder Ausnahme
Die besondere Attraktivität dieser Lösung liegt in ihrer Vielseitigkeit. Eine Vielzahl von HR-Prozessen kann standardisiert abgebildet werden, beginnend beim Urlaubsantrag über die Bescheinigung bis hin zur Arbeitszeitübersicht. Gleichzeitig können auch individuelle Anforderungen berücksichtigt werden. Möchtest du euren bewährten Freigabeprozess für Gehaltserhöhungen digitalisieren? Oder eine maßgeschneiderte Matrix für die Qualifikationen in der Produktion erstellen? Kein Problem.
Es ähnelt ein wenig Excel mit all seinen Funktionen – jedoch automatisiert, sicherer und übersichtlicher. Darüber hinaus geschieht alles in einer vertrauten Umgebung für deine Mitarbeitenden.
Technologisch leistungsfähig - aber benutzerfreundlich
Microsoft SharePoint bietet zahlreiche integrierte Funktionen, die bereits viele Anforderungen abdecken. Für komplexere Bedürfnisse kann jedoch Power Automate eingesetzt werden. Mit dieser Lösung lassen sich Prozesse so gestalten, dass beispielsweise beim Austritt eines Mitarbeitenden automatisch die IT benachrichtigt wird, der Zugriff gesperrt und das Equipment zurückgefordert wird – inklusive der entsprechenden Dokumentation. Auf Anfrage kann sogar eine direkte Anbindung an Active Directory erfolgen, um die Benutzerrechte in Microsoft 365 automatisiert zu verwalten.
Das System protokolliert alle Ereignisse sowie deren Zeitpunkte, erstellt Aufgaben, dokumentiert Änderungen und gewährleistet, dass keine Informationen verloren gehen. Unabhängig davon, ob es sich um Erinnerungen, Versionierung oder automatisierte Freigaben handelt – all dies ist bereits umsetzbar. Auch das Reporting ist flexibel anpassbar: von einfachen Listenexporten bis hin zu interaktiven Dashboards in Power BI.
Datenquelle, Dokumentenspeicherung und Dokumentenerstellung – alles an einem zentralen Ort gebündelt.
Was früher in verschiedenen Systemen oder E-Mail-Postfächern verstreut war, ist nun an einem zentralen Standort vereint. Die digitale Personalakte ist nicht nur eine Sammlung von PDFs, sondern Teil eines dynamischen Systems: Dokumente können automatisch erstellt, gespeichert und versioniert werden. Alle Beteiligten haben Zugriff auf dieselben Informationen – jeweils entsprechend ihren Berechtigungen.
Eine Lösung, die für KMU´s geeignet ist
Kleine und mittlere Unternehmen profitieren stark von diesem Ansatz. Es sind keine neuen Softwarelösungen, doppelten Lizenzen oder zusätzlichen Schulungen notwendig – stattdessen wird clever mit den bestehenden Strukturen gearbeitet. Die Lösung ist skalierbar: Du kannst zunächst mit einer einfachen Personalakte beginnen und später Module für Recruiting, Schulung oder Leistungsmanagement integrieren. Technisch ist alles bereits vorbereitet, und du bleibst unabhängig, da du in deiner eigenen Microsoft-Umgebung arbeitest.
Fazit
HR muss heute über die reine Verwaltung hinaus agieren. Oft fehlen jedoch Zeit, Budget und IT-Ressourcen, um umfassende Systeme zu implementieren. Eine HR-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint nutzt die vorhandenen Ressourcen und verwandelt sie in eine effiziente, flexible und sichere Plattform. Der Schwerpunkt liegt nicht auf Überladung, sondern auf den wesentlichen Funktionen. Zudem kann die Lösung so integriert werden, dass bei personellen Veränderungen automatisch auch IT-Berechtigungen, wie beispielsweise in Microsoft Active Directory, angepasst werden.
Wer bereits SharePoint verwendet, ist näher an einem digitalen HR-System, als er denkt.
Passgenaue HR-Lösung finden:
Wir von HRNeeds bieten Ihnen einen entscheidenden Vorteil durch unsere Softwarelösungen. Wir analysieren die Anforderungen Ihres Unternehmens und vergleichen diese mit den Angeboten verschiedener Anbieter, um Ihnen kostenlos eine maßgeschneiderte Auswahl an Lösungen zu präsentieren.
So sparen Sie nicht nur zwischen 4 und 6 Wochen an Zeit, sondern erhalten auch die Softwarelösung, die optimal zu Ihren Bedürfnissen passt.
Beginnen Sie jetzt mit dem Vergleich und erhalten Sie präzise Empfehlungen!