humera by VIMATA in der Schweiz

Anbieterbeschreibung

humera entstand aus der Verschmelzung zweier erfahrener Softwareunternehmen und bringt damit tiefes HR-Know-how mit umfassender digitaler Expertise zusammen. Das Ergebnis ist eine integrierte Plattform, die moderne Arbeitswelten neu definiert. Vision, Produkte und Haltung wurden von Grund auf überdacht und in einer klaren, zukunftsorientierten Strategie vereint.

Im Zentrum steht der Mensch: humera gestaltet den digitalen Arbeitsplatz konsequent aus der Sicht der Mitarbeitenden. Informationen, Anwendungen und Abläufe erscheinen genau dort, wo sie gebraucht werden – intuitiv, verständlich und passend zur jeweiligen Rolle. Gleichzeitig bleibt Unternehmen maximale Flexibilität: Prozesse können präzise abgebildet, Systeme reibungslos verknüpft und unnötige Komplexität reduziert werden.

Fundamentaldaten

• Gegründet: 2026
• Zentrale: München
• Präsenz: 9 Standorte in Deutschland und Europa, darunter Bochum, Heilbronn, Düsseldorf und Münster
• Team: Mehr als 250 Mitarbeitende
• Jahresumsatz: Rund 50 Millionen Euro
• Kundenportfolio: Über 5.000 Unternehmen
• Fokus: Lösungen für mittelständische und große Organisationen
• Geschäftsleitung: Nicolas Schwarzpaul, Patrick Schumacher, Christoph Feddersen und Axel Friedrich

Softwarelösung

Die humera NextGen-HR-Suite ist eine flexible, modulare HR-Plattform, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abbildet. Sie vereint alle relevanten HR-Prozesse an einem Ort und passt sich dynamisch an die wachsenden Bedürfnisse von Unternehmen an.

Kernfunktionen:

• Personalbeschaffung & Talentgewinnung
• Mitarbeiterverwaltung
• Digitale Mitarbeiterakte & sichere Dokumentenverwaltung
• Erfassung von Arbeitszeiten
• Datenanalyse und Geschäftssteuerung
• Support durch Künstliche Intelligenz
• Desk-Sharing & Raumorganisation
• Prozesssteuerung und Ablauforganisation

 

Personalbeschaffung

Mit humera Recruiting wird der Bewerbungsprozess deutlich strukturierter: weniger E-Mail-Wirrwarr, mehr Raum für persönliche Gespräche mit den richtigen Kandidat*innen. Die Kernfunktionen im Überblick:

• Organisationsstrukturen bleiben stets aktuell sichtbar, sodass alle Mitarbeitenden klar erkennen können, wer welche Rolle innehat und wie das Unternehmen aufgebaut ist
• Personalbedarf lässt sich strategisch planen und jederzeit nachvollziehen – inklusive offener, geplanter oder zukünftig zu besetzender Positionen
• Stellenanzeigen können schnell erstellt, im eigenen Erscheinungsbild gestaltet und automatisiert auf zahlreichen Jobportalen sowie der Karriereseite veröffentlicht werden
• Der Bewerbungsprozess ist transparent organisiert, mit klaren Abläufen und jederzeit einsehbarem Status für HR und Fachbereiche
• Kommunikation mit Bewerbenden erfolgt automatisiert und professionell – von Bestätigungen bis Zu- oder Absagen, stets im Corporate Design
• Ein strukturierter Talentpool ermöglicht es, interessante Kandidaten langfristig zu sichern und bei zukünftigen Vakanzen schnell anzusprechen
• Internes Recruiting wird gefördert, indem Stellen gezielt für bestehende Mitarbeitende ausgeschrieben und interne Entwicklungschancen gestärkt werden
• Wiederkehrende Aufgaben wie Terminabsprachen oder Erinnerungen laufen über automatisierte Prozesse effizient im Hintergrund
• Bewerberdaten werden sicher und DSGVO-konform verwaltet, inklusive geregelter Zugriffsrechte und fristgerechter Datenlöschung
• Auswertungen und Kennzahlen – etwa zur Besetzungsdauer oder Anzeigenperformance – unterstützen fundierte, datenbasierte Entscheidungen
• Durch integrierte Schnittstellen werden Daten ohne doppelte Erfassung direkt ins HR-System und in digitale Personalakten übernommen

Mitarbeiterverwaltung

Mit humera bündelst du sämtliche wichtigen Mitarbeiter- und Bewerberdaten übersichtlich an einem zentralen Ort – vom ersten Kontakt im Recruiting bis zur kontinuierlichen Verwaltung im Personalbereich. Alle Informationen werden einheitlich erfasst und gepflegt, wodurch redundante Dateneingaben entfallen und Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden.

• Zentral gebündelte Mitarbeiterdaten: Sämtliche wichtigen Personalinformationen werden sicher, DSGVO-konform und übersichtlich an einer einzigen Stelle verwaltet
• Automatisierte Personalprozesse: Vordefinierte Abläufe unterstützen unter anderem Pre- und Onboarding, Austrittsprozesse, Vertragsverwaltung sowie Freigaben – für effiziente und konsistente HR-Workflows
• Transparente Nachverfolgbarkeit: Die digitale Personalakte dokumentiert alle Änderungen vollständig, sodass Anpassungen jederzeit nachvollziehbar, revisionssicher festgehalten und historisch einsehbar sind

 

Elektronische Personalakte

Mit der elektronischen Personalakte von humera lassen sich sämtliche Mitarbeiterunterlagen gebündelt, geschützt und strukturiert an einem zentralen Ort organisieren und verwalten.

• Rechtssichere Dokumentenablage: Personalunterlagen werden geschützt und nachvollziehbar archiviert. Änderungen werden automatisch dokumentiert, während klar geregelte Zugriffsrechte sicherstellen, dass vertrauliche Daten nur von befugten Personen eingesehen werden können – eine zuverlässige Unterstützung bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Individuelle Struktur & schnelle Dokumentenerstellung: Eigene Ablagestrukturen, leistungsfähige Suchfunktionen und automatisiert generierte Verträge erleichtern die Organisation und ermöglichen den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen.
• Systematische Dokumentenorganisation: Verträge, Nachweise und Bescheinigungen werden automatisch strukturiert abgelegt. Smarte Filteroptionen helfen dabei, benötigte Dokumente ohne Zeitverlust zu finden.
• Präzise Rechteverwaltung: Zugriffsrechte lassen sich differenziert steuern, sodass jederzeit klar definiert ist, wer Dokumente einsehen oder bearbeiten darf – für maximale Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Erfassung der Arbeitszeiten

Mit humera deckt die Arbeitszeiterfassung verschiedene zentrale Funktionen und Themenfelder ab:

• Digitale Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende dokumentieren ihre Arbeitszeiten elektronisch, wodurch Start- und Endzeiten zuverlässig festgehalten und jederzeit abrufbar sind
• Automatisierte Zeitberechnung: Pausenregelungen, Mehrarbeitsstunden sowie gesetzliche Ruhezeiten werden systemseitig berechnet – das reduziert Fehler und erleichtert die Vorbereitung der Entgeltabrechnung
• Anpassbare Arbeitszeitmodelle: Unterschiedliche Modelle wie flexible Zeiten, feste Schichten oder individuelle Vereinbarungen lassen sich komfortabel abbilden und an betriebliche Anforderungen anpassen
• Digitale Abwesenheitsprozesse: Urlaube, Krankmeldungen oder andere Fehlzeiten können online beantragt und genehmigt werden. Individuell definierbare Freigabewege sorgen für transparente Abläufe und besseren Überblick für HR, Führungskräfte und Teams
• Übersichtliche Planung: Teamkalender machen Abwesenheiten sichtbar und unterstützen Führungskräfte sowie Mitarbeitende bei der vorausschauenden Einsatz- und Urlaubsplanung

 

Business Intelligence

Diese Funktionen liefern eine verlässliche Grundlage, um Entscheidungen gezielt und datenbasiert zu treffen:

• Kennzahlen übersichtlich visualisieren: Individuell gestaltbare Dashboards bündeln wichtige HR-Metriken wie Einstellungsdauer, Mitarbeiterfluktuation oder Fehlzeiten, sodass Entwicklungen früh erkannt und gezielte Maßnahmen abgeleitet werden können
• Daten in Echtzeit auswerten: Analysen stehen sofort zur Verfügung und lassen sich bei Bedarf bis auf einzelne Datensätze oder Organisationseinheiten herunterbrechen, um fundierte Einblicke zu gewinnen und strategische Fragen zu beantworten
• Verschiedene Datenquellen kombinieren: Sowohl interne Systeme als auch externe Quellen – etwa über Schnittstellen – können integriert werden, wodurch ganzheitliche Analysen und vernetzte Datenauswertungen möglich werden
• Auswertungen unkompliziert weitergeben: Reports lassen sich problemlos in Formate wie PDF, Excel oder CSV exportieren und mit Management oder Führungskräften teilen – als transparente Entscheidungsgrundlage

Flexible Arbeitsplatznutzung und Raumverwaltung

Unsere Lösung für die flexible Arbeitsplatznutzung und Raumverwaltung erleichtert flexible Arbeitskonzepte und hybride Arbeitsformen. Sie ermöglicht eine effiziente Auslastung von Arbeitsplätzen und Räumen, schafft Transparenz bei der Nutzung und bietet Mitarbeitenden gleichzeitig eine komfortable sowie anpassungsfähige Arbeitsumgebung.

• Arbeitsplätze spontan oder langfristig reservieren: Büroplätze, Bereiche oder Räume können digital gebucht werden – flexibel nach Bedarf. So wird geteiltes Arbeiten im Büro unkompliziert und unterstützt eigenständige Organisation
• Zentrale Steuerung von Räumen und Ausstattung: Meetingräume, Projektflächen oder spezielle Arbeitszonen werden gebündelt koordiniert. Aktuelle Belegungen sind sofort sichtbar, Konflikte bei Buchungen werden reduziert und die Planung läuft deutlich effizienter
• Klare Übersicht für Zusammenarbeit: Transparente Belegungsansichten zeigen, wer vor Ort arbeitet und welche Flächen genutzt werden. Das erleichtert Abstimmungen, verbessert Teamkoordination und unterstützt Führungskräfte bei hybriden Arbeitsstrukturen
• Datenbasierte Optimierung von Büroflächen: Nutzungsanalysen liefern fundierte Einblicke in Auslastung und Bedarf. Dadurch lassen sich Flächen wirtschaftlicher planen, Kosten besser steuern und zukünftige Arbeitsplatzkonzepte gezielt entwickeln
• Verknüpfung mit Personaldaten und HR-Prozessen: Informationen zu Abwesenheiten, Teams oder Arbeitszeitmodellen fließen direkt ein. Das sorgt für konsistente Daten, weniger Abstimmungsaufwand und eine einheitliche Nutzungserfahrung

Digitale Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Durch die integrierte Automatisierung von Abläufen lassen sich regelmäßig anfallende HR- und Unternehmensprozesse digital abbilden, effizient steuern und transparent dokumentieren.

• Selbstlaufende Prozesse mit intelligenter Logik: Einmal konfigurierte Abläufe steuern sich eigenständig. Automatische Hinweise, Terminüberwachung und Eskalationsmechanismen stellen sicher, dass Aufgaben fristgerecht erledigt werden und Bearbeitungszeiten sinken
• Durchgängige Verbindung von Abläufen und Inhalten: Jeder Prozessschritt ist direkt mit den passenden Informationen und Dokumenten verknüpft. Inhalte werden strukturiert zugeordnet, revisionssicher gespeichert und bleiben jederzeit transparent nachvollziehbar
• Mitwachsende Automatisierung: Ob einfache Genehmigungen oder komplexe, abteilungsübergreifende Workflows – die Prozessautomatisierung passt sich flexibel an und bleibt auch bei steigenden Anforderungen langfristig leistungsfähig

KI-basierte Assistenz

Bei humera wird KI wie eine zusätzliche Unterstützung eingesetzt – sie übernimmt Aufgaben dort, wo HR-Prozesse effizienter, intelligenter und innovativer gestaltet werden sollen.

• Stellenprofile auf Knopfdruck generieren: KI erstellt in kürzester Zeit passgenaue Anforderungsprofile, die gezielt die passenden Kandidat*innen ansprechen
• KI-gestützte Texthilfe jederzeit verfügbar: Ein integrierter Assistent unterstützt in allen Eingabefeldern und Editoren dabei, Inhalte zu verbessern, zu erweitern oder komplett neu zu formulieren
• KI als Unterstützung für Code und Analysen: Ob bei der Prozessgestaltung oder Datenauswertung – die KI fungiert als Assistenz, erleichtert komplexe Aufgaben und trägt zu besseren Ergebnissen bei

Bewertung:

humera positioniert sich als zeitgemäße HR-Gesamtlösung, in der sämtliche zentralen Personalprozesse gebündelt werden. Von Personalakten über Zeitmanagement und Recruiting bis hin zu Analysen lassen sich alle relevanten Themen in einem System steuern. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel anpassbar, sodass sie sich an unterschiedliche Organisationsstrukturen und Anforderungen anpasst – ganz ohne aufwendige technische Vorkenntnisse.

Abläufe, Formulare und Datenstrukturen können individuell gestaltet werden, wodurch HR-Prozesse exakt auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind. Die zentrale Datenbasis sorgt für Transparenz, vereinfacht die Zusammenarbeit im Team und reduziert unnötige Mehrfacharbeit.

Besonders prägend sind die intelligent gestalteten Prozesse, die klare Nutzerführung sowie die persönliche Begleitung. Feste Ansprechpartner:innen kennen die jeweiligen Rahmenbedingungen, unterstützen bei Projekten kontinuierlich und sorgen dafür, dass HR jederzeit Orientierung und Sicherheit hat.

Damit versteht sich humera nicht nur als Softwarelösung, sondern als umfassende Unterstützung für moderne Personalarbeit – mit dem Ziel, Abläufe nachvollziehbarer zu machen, Effizienz zu steigern und HR nachhaltig zu entlasten.

Preismodell

• Preismodell: Monatliche Abrechnung pro beschäftigter Person
• Telefonischer Support: Erreichbarkeit während der regulären Geschäftszeiten
• Webinare: Vorhanden (kostenfrei)
• Support per E-Mail: Unterstützung auch schriftlich jederzeit möglich
• Hilfebereich: Umfangreiche FAQ-Sammlung zur schnellen Selbsthilfe
• Kundenportal: Vorhanden
• Videoanleitungen: Schritt-für-Schritt-Erklärungen in Form von Tutorials
• Serviceleistungen: Unterstützung durch Beratung, Trainingsangebote, Support sowie Live-Chat
• Testzugang: Die Software kann 14 Tage unverbindlich und mit vollem Funktionsumfang ausprobiert werden
• Informationsmaterial: Alle relevanten Unterlagen stehen bequem zum Download bereit

Technische Informationen

IT-Sicherheit und Schutz personenbezogener Daten

• Datenschutz- und Cookieinformationen: Ja
• ISO-Zertifizierung in Planung: Eine Zertifizierung nach ISO-Standard wird derzeit vorbereitet und für das kommende Jahr angestrebt
• Datenhosting innerhalb der EU: Speicherung erfolgt nicht in Deutschland, sondern aktuell auf Infrastruktur in Irland
• Geschützte Datenübertragung: Die Kommunikation zwischen System und Nutzenden ist über SSL abgesichert
• Technischer Verschlüsselungsstandard: 128-Bit TLS 1.2
• Berechtigungsmanagement: Zugriff auf Daten wird über ein strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept gesteuert

Technologie und Strukturierung

• Einsatz bei Freelancern oder Selbstständigen: Nicht vorgesehen
• 10-50 Mitarbeitende: Nein
• 50-250 Mitarbeitende: Ja
• 250-500 Mitarbeitende: Ja
• Über 500 Mitarbeitende: Ja
• Nutzung auf iOS: Anwendung auf Apple-Geräten möglich
• Nutzung auf Android: Zugriff auch über Android-Endgeräte verfügbar
• Cloud-/SaaS-Betrieb: Ja
• Lokale Installation: Betrieb alternativ auch On-Premises möglich

Referenzen